Google 分析 5,600 位員工後發現,3 招改善效率的遠端工作技巧!

新冠肺炎疫情導致全球興起一陣遠端工作潮,科技巨頭如 Google、Amazon、Apple、Twitter、Facebook 等皆群起響應。然而遠端工作意味著只能透過麥克風、電腦螢幕與鍵盤和同事溝通,相比面對面開會來說溝通效率相對較低。

Google 人力創新實驗室經理 Veronica Gilrane 指出,經 2 年調查超過 5,600 位 Google 員工後發現,「員工是否進辦公室作業並不會影響工作效率、績效考量以及表現」,然而「遠端工作員工卻容易在設定開會時間、建立同事關係、線上會議品質等三點上受到挑戰。」

Gilrane 在 Google 官方部落格 寫道 ,Google 約 10 萬員工遍及世界 50 多個國家,報告指出有 39% 的會議與會者在開會時身處在 3 個不同都市,而有 48% 會議與會者在開會時位於 2 個以上的大樓。

Google 作為高度應用遠端工作的領導者,提供了 3 個流程、實踐上的建議。

增加會議中的閒聊時間

遠端工作跟辦公室工作最大的不同源自於見不到同事,這個看似無關緊要的要素,卻是 Google 遠端工作的員工一大挑戰。

在辦公室上班有機會在走到休息室喝咖啡或走去開會的過程中碰到同事,並且閒聊建立同事關係,而遠端工作完全沒辦法,且開線上會議時往往會直衝主題,將該討論的事情討論完就結束。

因此 Google 建議,線上會議一開始會議主持人可以從閒暇的事情開始問起,增加閒聊的機會讓大家有建立關係的時間。若主管認為開會時間分秒必爭,也可以提前幾分鐘進入線上會議室,跟早到的同事閒聊幾句。

「這是快速建立友善遠端工作關係與環境的最簡單途徑」Google 指出。

會議時間不一定要以「主管」為主

在 Google 中,職員每日需要與全球各地的 Googler 一起工作,要跟西雅圖的 Googler 開線上會議,住在台灣的 Googler 就得早起或是加班才有辦法,但這容易消耗掉大家的工作情緒與精力。

協調開會時間最好的辦法就是「問」並且「隨時調動開會時間」。Google 建議,比起採用固定的開會方式,遠端工作更適合彈性的作法。透過不斷調整開會時間,配合不同時區的工作者,主管可以平衡每位員工的工作狀況,以免每次都是同一個人在配合開會時間。

「如此一來,團隊成員就不用一直在線上待命,可以有效控管自己的工作時間,設定一個可以『無壓力離線』的獨立工作時段。」

增加口頭回應的頻率

毫無疑問的,Google 也認為面對面開會比線上開會來得更有效率,傳遞訊息也更容易。但是只要補足一個重點,線上開會也可以補足溝通成效的距離。

Google 建議,主管在線上會議時可以增加對下屬報告內容的反應,比起靜靜地聽,口語上增加「我了解」、「還不錯」、「這個要修改」等回應會更好,如此一來,下屬便能明確知道主管對報告的態度以及需求,以免落入溝通不良的窠臼。

此外,若不是記筆記的人,Google 點出不斷打字只會讓人覺得你沒有在專心開會,所以應該盡量避免。

除了以上三點建議外,Google 也推出遠端工作相關準則,不妨可以看看做為參考(傳送門)。

參考資料來源:

《Google 官方部落格》:〈Working together when we’re not together

(本文提供合作夥伴轉載,首圖來源:unsplash, CC Licensed。)

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