信箱被客戶塞爆?教你處理電子郵件的 5 個技巧:別一早進辦公室就看 Email

【我們為什麼挑選這本書】收發 Email 不難,但它會不知不覺吃掉工作時間,甚至打亂工作步調,讓我們莫名加班。事實上,時時刻刻檢查 Email 是低效的工作方式。那麼該如何管理 Email?

少才是力量》的作者李奧.巴伯塔是研究高效率工作的專家,將透過本書,讓我們學習高效工作的技術。(責任編輯:郭家宏)

如果你一天到晚總是在查郵件、收訊息,你什麼事也做不完。如果你決定只在固定的時間查郵件,其餘時間都不管它,才可能做完真正重要的工作。

我建議你提前確定每天要查幾次郵件,分別在什麼時候查。下面是一些小訣竅:

根據你的工作類型,限制每天查看郵件的次數

每天查郵件的次數取決於你的工作類型。如果你每天只查一次郵件就行,那最好了。這樣一來,你被郵件打擾的可能性最小,處理郵件的效率也最高。但對大多數人來說,每天查兩次會更實際一些。

有些人可能需要多查幾次,因為他們的工作指令是透過郵件發送的(例如客服人員)。這些人可以限制每小時查一次郵件,例如每個整點後的前十分鐘。

還有一些人查郵件的頻率可以少於每天一次,例如兩天一次、每周兩次,甚至每周一次。如果你認為自己屬於這類人,那就充分利用這個優勢,嚴格設定查郵件的次數。

根據自己的工作習慣、需求,找出查郵件的最佳時間

我發現,如果每天查兩次郵件,上午十點和下午四點是最佳時間。這樣一來,你就可以在將近中午的時候弄清有哪些緊急郵件,然後在下班回家前全部搞定。

不過,每個人的作息時間不一樣,你應該根據自己的工作習慣、排程和特定需求,弄清最適合自己的時間,然後堅持下去。

避免一大早就查郵件,先弄清楚看郵件的目的與終極目標

提高效率的祕訣之一,就是不要在一大早查郵件。這是一條非常好的建議。一大早就查郵件,郵件就會主宰你接下來的排程,你就不能自己決定當天的「首要任務」了。你會被郵件束縛住,難以脫身。

然而,大多數人都無法抑制一大早查郵件的衝動,因為他們已經上癮了。儘管這個問題普遍存在,但你完全可以克服:第一步是弄清你查郵件的目的,在打開郵箱前先停下來想一想;第二步是做出更明智的決定,想一想你是更願意查郵件,還是更願意實現終極目標。如果你能專注於完成「首要任務」,推進「唯一目標」,而不是查電子郵件,你就會離實現夢想更近一步。

關閉新郵件提醒,避免被通知干擾

大多數電子郵件程式都會發出提醒,例如發出聲音、快顯視窗或閃爍圖示,告訴你新郵件來了。如果你現在還在使用提醒功能,我強烈建議你關掉它,這會打斷你的工作,讓你把注意力轉移到某人發來的郵件上,而不是自己決定要做的事情上。

關掉提醒,只在固定時間查郵件,這樣你才能完成更多的工作。

寫標語、深呼吸,花一兩週的時間建立習慣

嘴裡說每天只查兩次郵件很容易,但要真正做到就難多了,因為時不時查郵件早就成了人們一種根深柢固的習慣。怎樣才能堅持少查郵件?

你可以花一兩個星期專心養成這個習慣。寫一張標語貼在牆上:「除了上午十點和下午四點(或者你選定的其他時間),絕對不查郵件!」當你發現自己習慣性地打開郵箱時,馬上停下來,做幾次深呼吸,重新集中精力做手上的工作。這麼做的結果是,你能完成更多的工作。

(本文書摘內容出自《少才是力量》,由 今周刊 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。首圖來源:Pexels CC Licensed

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