員工入職流程 77 秒搞定!RPA 讓人資工作流程自動化,一秒擺脫重複性作業

科技時代下,全球企業往往選擇導入 AI、自動化解決方案,以強化對外服務的流程順暢與使用體驗,不過在內勤事務上卻還有不少企業尚未啟動數位轉型,使得內部營運無法達到最高效率。舉例來說,人資就是一個需要處理高重複性工作的職業,一天往往得耗時將近一半的時間處理;然而,若企業導入自動化轉型,人資將能從重複性作業上釋放,未來便有更充足的時間去執行高價值工作,如提升員工價值、孕育極佳留才環境或是完善企業的營運體系。而台灣軟體系統開發商昕力資訊看見企業痛點,因此導入機器人流程自動化(RPA)方案改善這個現況。

深耕多年了解產業痛點,成立 AI 品牌解決營運難題

昕力資訊已成立 14 年、員工逾 350 人,長期透過科技研發提升用戶系統功能與改善企業內部的流程營運;其實,市場上處處可看見昕力資訊的影響力,舉凡市佔率近 6 成的台新 Richart 數位網路銀行系統,到上線不到一年即創下百萬人次使用的國泰智能客服「阿發」都是它的成功案例。

此外,昕力資訊總經理姚勝富本身具軟體開發技術背景且出身於銀行 IT 部門,憑藉對金融業實務流程的熟悉,過去帶領昕力資訊推出許多數位金融解決方案,並自行研發 API 管理平台、 gudab 管理系統等。

圖說:昕力資訊總經理姚勝富本身具軟體開發技術背景且出身於銀行 IT 部門,憑藉對金融業實務流程的熟悉打造更全面的 AI 自動化服務。

有感於近年 AI 技術熱潮興起,而企業對 AI 往往卻有不切實際的想像,導致許多 AI 專案導入失敗,因此昕力資訊特別成立新部門「SysTalk.ai」,開拓全新 AI 產品線,以更貼近產業需求的思維協助企業找到痛點,利用 AI 解決營運難題。

擺脫重複性工作!寄郵件、做報表都給 RPA 自動化處理

昕力資訊旗下 AI 部門 SysTalk.ai 今年推出能取代重複性人力電腦操作的機器人流程自動化解決方案(Robotic Process Automation, RPA)。創新暨 AI 產品發展處副總經理林秀明分享昕力資訊針對企業客戶內部營運的調查指出,每位員工一天處理的工作約有 32%~48% 屬於重複性作業,因此透過 RPA 數位勞動力來取代一再重複的例行作業,便可提高生產力並讓員工發揮更多創造力。

圖說:昕力資訊 SysTalk.ai 創新暨 AI 產品發展處副總經理林秀明指出,每位員工一天處理的工作約有 32%~48% 屬於重複性作業,都可以應用 RPA 自動化增進效率。

姚勝富解釋,RPA 就有如串接流程的工具,過去許多企業已導入工作流程或企業流程管理(Business Process Management, BPM)等應用系統,能做到跨系統之間的資料介接,而 RPA 則能做到更擬人的作業行為,舉凡點選網頁、寄送電子郵件等 RPA 皆可完成。過去公司財會部門在製作財務報表須先從兩種不同系統分別匯出 CSV、Excel 不同格式的檔案,再經過財會人員做資料整併成為一份季度財報;而透過 RPA,財會人員便可節省 90% 的報表製作時間,且避免人工疏失。

員工報到流程只要 77 秒,節省 97% 作業時間

不僅可運用於財報製作,昕力資訊也實際將 RPA 導入內部人資作業流程,從新進員工報到後,將員工資料登打入內部 ERP 系統,依照職務開啟各種系統帳號與權限,並且更新員工通訊錄到企業內部系統等,過去此一流程需要耗時人資部門與 IT 部門約 56 分鐘才能提供一名新進員工各種所需,如今導入 RPA 只需 77 秒就可讓新進員工開始發揮生產力,大幅節省 97% 的作業時間。

此外對銀行業來說,信用卡的徵審流程也十分適合導入 RPA。從信用卡申請單進件流程整合 OCR 光學掃描辨識,再串連信用查詢系統,能節省人力並加速信用卡徵信審核流程。姚勝富進一步指出,許多企業為了提升客戶體驗紛紛導入聊天機器人智能客服系統,提升系統接收各種服務請求的速度;然而若作業流程沒有自動化,還需要人類操作處理的話,回覆時間就會延長,導致客戶無法即時解決問題,使用體驗降低。因此,智能客服機器人與流程自動化機器人的結合才將是智慧流程自動化(Intelligent Process Automation)也是真正數位勞動力的實現。

圖說:昕力資訊總經理姚勝富(左)和昕力資訊 SysTalk.ai 創新暨 AI 產品發展處副總經理林秀明(右)從 AI 革新產業的角度分享自動化將如何改善企業內部營運流程。

要選對 RPA 解決方案,關鍵在廠商的「產業 Know-how」

目前市場上許多管理顧問公司在協助企業進行營運診斷時,也會建議導入 RPA 流程自動化,將作業流程進一步精簡與改造,因此昕力資訊的 SysTalk.ai RPA 解決方案亦著重在降低 RPA 導入門檻,經由 SysTalk.ai 導入顧問即可協助進行流程梳理與分析,並透過工具進行流程開發以快速導入,建議企業由小應用開始導入,後續再視流程需求擴大使用。

林秀明指出,市場上 RPA 工具不少,然而企業流程自動化專案能導入成功絕非單靠產品功能強大就足以實現。合作廠商是否擁有足夠產業 Know-how,了解企業 IT 系統整體環境維運上的需求更是關鍵。就金融業來說,導入資訊系統需符合金融檢查安控稽核規範,以透過 RPA 進行轉帳為例,包含必須進行登入身份驗證以及密碼傳輸時加密等。

姚勝富提醒,企業導入 RPA 相關專案的成功關鍵在於與一個具備充足產業 know-how 或擁有豐富執行專案經驗的合作團隊。

他舉例,企業專案系統往往會有許多稽核規則,不了解的廠商極可能只提供軟體授權報價,卻遺漏導入 RPA 系統的整體費用;就好比室內設計師以 100 萬報價接下工作,結果進到房屋才發現還有很多地方要修整,再持續上報價格。為了避免費用誤判,也更合理的評估導入狀況,選擇具豐富專案執行經驗及系統工程整合能力的合作夥伴才是導入成功的要件。

(本文提供合作夥伴轉載。)

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