停止「三明治批評」!7 招讓你與合作夥伴的溝通效率翻倍,快速簽下合約

【為什麼我們要編譯這篇文章】談合作不順利、跨部門溝通好難、書信往返浪費時間,這些狀況你有遇過嗎?本文將告訴你七個實用的溝通法則,讓你職場效率翻倍。(責任編輯:施怡婷)

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溝通是職場生活中重要的一環,但我們卻總是花費了大量的時間在無效的溝通上,無論是面對面開會、遠距 Concall 或 E-mail,都在討論、書信往返間消耗了大把時間,這可能是由於錯誤的心態或方法導致。

其實雙方都在尋求更有效率的溝通,比起檢討對方總是過於隱晦或不合乎邏輯,不如也來自我檢查,看看是否也能做些改變,提升談話的效率。

簡單的 7 個溝通效率提升術

以下是幾個讓你的溝通更省時且有效的辦法,如果你希望能在與同事、商業夥伴的商討中創造奇蹟,就來逐一實踐吧。

1.「說話直接」和「沒禮貌」兩回事

對話有兩大重點,分別是對話內容和說話方式,而這兩項並不衝突。

我們可以精確地切入目的,同時又讓人感到溫暖且被尊重。直接導入重點,不等於缺乏禮節,只要說話語調真實且誠懇,你仍然能夠明確的表達需求。

2. 別假借他人利益,想要的就出來!

我們在表達需求時,常會用「他們希望這樣」來包裝,但大家都知道這只是場面話,而且若不完全表達自己的需求,不但會增加溝通的隔閡,還需要浪費更多的口水,才能讓對方猜出你真正想要的東西。

如果你希望進行一場健康有效率的對話,不妨直接一點,盡快切入重點。

3. 適當地給予反饋

如果你是《教父》等幫派電影的粉絲,一定會記得當黑手黨在談判尾聲,都會問一句:Are we good now?(有理解嗎;我們之間沒有嫌隙了吧)這是在對話過程中,看似可有可無卻很重要的反饋步驟。

盡量抓準時機回應你聽到的資訊,而不只是針對關鍵字反應。當然這需要一些時間摸索,才不會讓反饋流於沒有意義的反應,但只要抓到了訣竅,它能讓你的溝通更順利。

4. 停止「三明治反饋法」

意見闡述的開頭與結尾都是正面評價,並將負面評論包在中間,這就是「三明治反饋法」。是不是聽起來很熟悉?許多人相信這樣的方法,能讓對方更能聽取意見。

當然這在與同事、下屬相處上有其效用,但包裹糖衣同時也是在浪費雙方時間,並且會偏離重點。因此,你應該要看視情況停止使用這個辦法,讓對話更直接、簡單。

5. 別再「但是」了!

說實話,就像三明治反饋法一樣,所有在「但是」之前的句子都只是鋪陳的謊言,句意轉折後才是談話的重點。

不如打開一下你的 E-mail,數數看自己過去用了多少個「但是」,並想像如果刪減掉這些但是,信件內容是否看起來會誠懇許多?

6. 溝通是為了解決問題,但不能直接解決

許多人會有個偏離的觀念,認為溝通就是在解決問題,因此會在過程中不斷地想要尋求對方的同意或是支持。但其實溝通的重點並不是你的意見究竟是對是錯,而是要有能夠商討談判的空間,因此不應該擔心對方不認同自己的意見。

溝通不能直接解決問題,是為了讓我們找到解決問題的最好辦法。

7.「未來式」重要多了!

如果要讓爭論延續不休,「翻舊帳」大概是跨國界的通用法則,不管是在情人之間,或是工作夥伴之間。

溝通正是幫助我們從過去通往未來的門,因此比起浪費時間思考已經發生的「過去式」,不如聚焦討論將來該怎麼做的「未來式」,那才是真正能產生改變的地方。

 

參考資料來源:

  1. TaiwanStartupStadium》:〈7 Secrets to Effective Communication You Wish You Knew Earlier
  2. 《科技報橘》:〈【職場說話藝術】教你 5 個超強溝通術,就事論事還不會傷到同事的玻璃心!

(本文提供合作夥伴轉載。首圖來源:Pixabay。)

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