兩大雲端生產力工具大比拼!Office 365 跟 G-Suite 哪個更好用?

在成本、效率的考量下,越來越多企業導入雲端協作和生產力工具,根據 CASB 業者 Bitglass 於 2018 年公布的調查,歐洲、中東等海外地區已有 84% 的組織,正將 IT 系統遷移到雲端平台或導入相關應用,其中約 65% 企業選擇 Microsoft Office 365,至於 Google G Suite 採用率則為 19%。那究竟 Microsoft Office 365 和 Google G Suite 有哪些差異?

從價格來比較,Google 日前宣布 G-Suite 將在 4 月 2 日開始以新價格計費,這個漲價動作意味著市場即將有新的版圖變化,原本兩家業者基本版、亦即 Google G-Suite Basic 和 Office 365 商務基本版都是每人每月 5 美元(約 150 台幣),如今要使用 G-Suite,每人每月得多付出 1 美元(約 30 台幣),乍看之下不多,但整家公司員工加起來便是一筆可觀的額外開銷。

除了價格,Office 365 還藏有你不知道的操作優勢

除了價格之外,功能也是企業在評估雲端信箱上很重要的考量點,就兩家業者在網站上的說明來看,G-Suite 和 Office 365 都具備某些電子信箱該有的基本功能,例如:支援自訂網址和信箱別名、行事曆、文件編輯、視訊會議、即時訊息、雲端儲存等,不過在服務內容上卻有很大的差異。

舉例來說,G-Suite Basic 提供每位使用者的雲端儲存空間是 30GB,但 Office 365 卻能推出高達 1TB 的容量,省去使用者需要定期刪檔案的時間。此外,Office 365 的信箱容量也達 50GB,是 G-Suite Basic 的 3 倍以上,使用者無需擔心會因為空間不夠而收不到信,可以全部留存下來,等到離職那天再一次清空就好。

再來比對文件編輯功能,Office 365 提供線上版 Office 軟體,包括 Word、Excel 及 PowerPoint,操作介面與電腦版幾乎相同,不僅學習門檻降低,對不太會用的人來說,也因 Office 的普及性,讓使用者可以快速上手。反觀 G-suite 雖然也支援文件、試算表及簡報三種線上編輯的功能,但因操作介面不同於大家所熟悉的介面,使用者必須重新適應及學習,才能順利使用。

此外,微軟另外更推出能與 Office 365 雲端系統混合使用 Exchange Online 服務,此服務有三大特點特別適合企業使用。首先,Exchange Online 在日常郵件收發中會透過機器學習了解用戶的使用習慣,在郵件排序上會讓最重要、最常用的部分聚焦在收件夾上頭,藉此提高辦事效率,讓用戶再也不必從大量 Email 中找信件。第二,Exchange Online 的機器學習系統也會紀錄使用者一天花在會議與寄送郵件的時間,分析後利用數據反饋讓使用者能更有意識的掌握時間,提高自身生產力。而最後就是自動掃描郵件與資安保衛這兩大功能。Exchange Online 會在收信後自動掃瞄郵件,將可能含有惡意程式的郵件導入至沙箱環境中做引爆,以避免惡意程式影響到公司的環境與作業系統,替企業資安做嚴格把關,做到資料不外洩,更把數據所有權歸回用戶手上。

值得注意的是,Office 365 還多了一項 G-Suite Basic 沒有提供的服務,那就是企業協作平台 Microsoft Teams 及專案管理工具 Planner。對於跨國型、據點多或員工經常外出辦公的企業,這兩項工具相當實用。Microsoft Teams 就像個人通訊軟體一樣,讓員工彼此可以用聊天的方式討論事情,不同處在於 Teams 是專門為企業溝通而設計,不只功能更符合企業需求,也更重視資安防禦能力,企業可依據部門別或專案別在 Teams 平台上成立群組,共享檔案、搜尋對話紀錄、指派任務、公告事項或是進行多人視訊會議等,甚至還能結合 Planner 管控專案執行進度,讓員工能充分掌握與工作相關的所有資訊,進而降低溝通成本、提高內部溝通效率與工作成效。

超直覺 UX 介面!寫信直接 @ 同事,不怕忘了 CC 任何人

除了價格與功能面的差異,Office 365 商務基本版與 G-Suite Basic 兩者的操作介面也大有不同。

首先是單一介面設計,Office 365 將信箱常用功能整合在單一介面上,使用者不必浪費時間切換視窗,在同一個畫面就能收發郵件、安排行事曆、處理待辦事項…等。

第二則是 Office 365 將附件上限擴大到 150GB,對比 G-Suite Basic 傳送 25MB、接收 50MB 的限制,使用者在與外部合作夥伴共享檔案時,不必擔心電子郵件寄不出去或收不下來的風險,也不用煩惱除了電子郵件還能用什麼方式共享檔案。

第三仿照通訊軟體 Line 設計,讓使用者在寫信時,可以直接用 @ 符號標註某人時,被標註的對象就會自動成為收件人,如此一來在輸入收件者時,就不用擔心漏掉哪一位同事。

第四考量到使用者經常花很多時間在收信匣中,尋找某一封郵件,Office 365 設計了焦點收件匣,針對未讀信件集中顯示重點信件,提高使用體驗,而且相同主題的所有往來信件還能匯整成一個對話串,與 G-Suite Basic 用「Re:主旨」的顯示方式相比,Office 365 的設計比較不會讓使用者漏看其中某一封信、或是錯過重點資訊,更能一眼掌握事情的來龍去脈。

新一代企業管理文化強調利他精神,管理者要做的不是評估員工工作績效,而是協助員工順利完成工作,而協助的方式有很多種,選擇一個方便好用、員工熟悉的工具不只可以提高工作效率,還能兼顧企業在成本上的考量,真正實現新型態管理的精神。

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(本文提供合作夥伴轉載,首圖來源:Pxhere, CC Licensed。)

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