IBM 顧問教你做簡報:營運企劃書必備這 3 個要素,若有缺小心被打槍!

【我們為什麼挑選這本書】在職場上,有很多的機會做企劃,並且上台簡報。我們都知道:「一份好的圖表簡報,勝過千言萬語」,但有不少人不得要領,做出不夠完美的簡報。

本書 《IBM 首席顧問最受歡迎的圖表簡報術》 作者清水久三子在日本 IBM 任職長達 16 年,培訓過 2,000 多名行銷業務專業人才,有「培育專家的專家」美譽。她在本書分享簡報技術,讓我們可以抓到簡報的要領,將資訊清楚地傳達。下文以營運企劃書為例,教導我們簡報該有的架構。(責任編輯:郭家宏)

營運計畫書必備 3 要素:Why 、 What 、How

營運計畫書(business plan)有 3 大要素:「Why =為何需要?」「What =主要工作與產出為何?」「How =怎麼實現?」。

想創業、開發新商品之類的營運計畫書,必須具備 3 項要素:Why、What、How。

先闡明 Why ,也就是緣起背景及意義;接著是 What ,即事業內容概要、商業模式、預估收益等;最後以 How 來歸納實際執行的方法步驟。

其中最容易被忽略的就是 Why。倘若你自己沒有認清「為何要這樣做」,即使洋灑表列,也無法與 What 產生連結,只能做出不及格的企畫案。建議各位可從 3C,即市場(customer)、競合(competitor)、自家公司(company)等 3 個角度來歸納。

首先是「市場分析」,提出與市場和顧客規模、結構、變化有關的資訊。二是「競爭對手分析」,可透過雷達圖等圖表,比較自身在哪些方面握有優勢。若能明確掌握競爭對手和自家公司的差異,定位自會更加明確。

「自家公司分析」即透過價值鏈(value chain)分析來找出企業的核心價值,釐清握有哪些強項與資源,以及需補強的弱點。最後以 SWOT 分析綜合歸納 3C 。雖然擬定營運策略時,有常見基礎架構(framework)可套用,但請不要只是輸入資訊或數據,應提出「所以應該怎麼做」的結論或假設。

「退回重做」最悲劇!如何避免簡報被打槍?

現在立場暫時交換,假想你的角色是客戶或上司,即可以向資料製作者下指令的人,一起來探討如何透過審閱(review),提高文書資料的品質。

審閱人通常是製作者的上級主管,透過 review 來確認資料有無問題。這道程序若是草草帶過,到了資料製作的最終階段才發現方向不對,往往得面臨「一開始就錯了!」「全部重做!」的悲慘下場,全部砍掉重練。

為了避免資料遭到全盤否定,雙方一起 review 每道程序的效果最佳,可分為方針、草稿、最終審閱 3 大階段。首先是方針檢視,確認方針和呈現方式(output image)正確無誤。

如果你已學會本書第 1 章的技巧,就能有效且大幅降低重做的機率。而在審閱草稿階段,當資料大致完成時,就能一一確認訊息是否化為合理的故事或結構,以及用字遣詞、投影片架構、每頁的內容是否連貫。到了最終審閱階段,目的、故事內容、架構都必須一致,善用視覺化技巧,確認最終資料。

等到上手了,就不一定要採取 3 階段審閱。檢視方針之後,直接跳到最終審閱也可以。無論如何,盡早在前端與上司取得共識,就能避免掉入無限重做的迴圈。

(本文書摘內容出自 《IBM 首席顧問最受歡迎的圖表簡報術》,由 商業周刊 出版,首圖來源:Pxhere, CC Licensed。)

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