【抱歉,找別人】4 招抵禦「年底代班潮」!拒絕爆量工作扯你跨年的後腿

年底總是各行各業特別忙碌的時候,如果同事又剛好要出差或請假,請你幫他們處理一些必須限時完成的工作,臨時增加的負擔可能會讓你被壓得喘不過氣。

《TechOrange》整理了四項決定幫忙代班前後,你應該思考的事情,或調適工作步調的方法,讓你能優雅度過年底大爆炸,開心去跨年。

接下代班前,先清楚自己手邊的工作底線

當同事提出代班的請求時,你為了維持辦公室內的和氣,或想表示自己具有團隊精神,可能會勉為其難地接下工作;但這時你應該先 盤點手邊工作的死線 ,考量完成它們所需要的時間,否則容易弄巧成拙。

美國求職服務公司 Ladders 的調查顯示, 有 40% 的受訪者承認他們在幫忙處理同事的工作時,會比較不在意品質 。所以如果在代班前就知道成果會差強人意,甚至會影響整個團隊的工作效率,不如委婉地請同事找別人幫忙。

如果你已經答應要代班了,那就必須認清:一個人終究很難完成兩人份的工作,而且 你很難把份外的工作做得跟你的同事一樣好 。清楚自己在時間和能力上的底線可以減少你的壓力,用平常心面對這些額外的工作。

交接工作沒做好,就等著到時求助無門

接下臨時的代班工作後,我們其實很難馬上進入狀況,所以 在同事離開辦公室前,務必請他把需要代理的工作內容交代清楚

時間管理顧問公司 Real Life E 創辦人伊莉莎白・桑德斯(Elizabeth Grace Saunders)說明,交接時應該要提到這項工作目前的狀態、接下來的步驟、截止期限和相關聯絡人等,最好還能在同事的休假自動回覆信件中附註你的信箱,才不會讓客戶或合作對象找不到人。

工作變多,最好保留更多緩衝空間

在開始代班後,你要再一次告訴自己現在是「一個人當兩個人用」的狀態,必定會和平時工作的節奏大不相同,所以需要 切換到另一種工作模式

首先,你必須更專注在死線將近的工作上,最好能在開始工作前把這段期間應該完成的工作列成表格,並思考如何分配進度和工作行程;同時,可以考慮將一些重要但沒有截止期限的工作先放在一旁,等過了這段代班期再繼續執行。

桑德斯也建議,因為在工作量變大、但熟悉度降低的情況下,可能會發生一些意想不到的意外或疏忽,所以最好 提前開始動工或比平常多保留一些緩衝時間 ;但與此同時,不要因為想把這些工作盡快做完而過度加班,完全不留給自己休息時間會讓工作動力和專注力都下降。

別怕找人協助,事先說好工作可承受範圍

最後,如果發現工作量超乎你的預期,不要害怕向上司或同事尋求幫助。

請同事幫忙他可以順手之勞的事情,或是把一些日常事務交由部屬處理,這都可以減輕你的負擔。桑德斯也建議,如果同事必須離開辦公室一個月、甚至更久,最好先跟上司說明自己可以承接工作的範圍和份量,不要讓份內的工作因此受到太大的影響。

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參考資料來源:
1. 哈佛商業評論 〈 代班讓工作爆量?六大策略幫你解套
2. Ladder〈How to cover for a work colleague the right way

(本文提供合作夥伴轉載,首圖來源:Pixabay, CC Licensed。)

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