提案寫作邏輯課:別再想什麼就寫什麼,請回到基礎「金字塔結構」開始練起

【我們為什麼挑選這本書】很多人都是想到什麼寫什麼,而這普遍導致寫出來的東西跟一開始所想差距甚遠。 卡曼‧蓋洛寫《五星級溝通術,你的成功巨浪》,打造一堂基礎的提案寫作課,教你基礎架構該怎麼建立。(責任編輯:陳伯安)

提案書也好、委託書也好,很多人在書寫商業文書之前,經常不經大腦思考,總認為反正先把要表達的想法,一條一條寫出來再說。如果你也這麼想的話,那可就大錯特錯。原因在於, 太急著將自己的思考轉化成文字,會導致文章一點一點的偏離方向 ,最後變得主張曖昧、脈絡不明。重新修改一份粗糙的文書,反而需要花費更多的力氣。

「急就章」是最沒有效率的做法。所以,一開始就應該先畫好設計圖,接著才製作文書,比較有效率。沒有人蓋房子是想到哪、就蓋到哪,而不事先畫好設計圖的。製作文書也是一樣,最重要的就是設計圖。而最有效的文書設計圖,就是金字塔結構(金字塔原理)。

放在文章最上面的,應該要是「最想傳達」的訊息

金字塔結構,就是依照層級來配置主題或訊息的圖表。我稍後再說明「主題金字塔」,我們先來了解什麼是「訊息金字塔」。在訊息金字塔的構圖中, 把最想傳達的訊息放在最上層,這則訊息稱為「主要訊息」。例如,你正在製作的文書為提案書,那麼最終的提案訊息,就是你要放在最上層的主要訊息。

主要訊息之下,緊接著的是「關鍵訊息」。假設文書是以章構成,那麼每一章的訊息就是關鍵訊息。如果是提案書, 提案中的背景、優點、風險、實施的體制 等,就是關鍵訊息。

從關鍵訊息再往下一層,則是「次要訊息」。如果說關鍵訊息等同於章,那麼,次要訊息就是構成章的分段訊息(幾個段落形成一個分段,每個分段都有標題)。在邏輯表現力中,你必須在基本邏輯的主張之下,有根有據、條理分明的鋪陳出確實的敘述。

金字塔結構就是這個基本形式的擴大版,你的主張就是主要訊息、你的根據就是關鍵訊息,條理分明。通常在金字塔結構中,只推想到第三層的次要訊息。 只要不是太長的文書,這三層已經非常夠用。 當然,如果要針對次要訊息進行說明,那麼可能會出現「次次要訊息」。「次」越多,範圍就越廣。理論上,金字塔結構可以一路擴展下去,但如果只是要設計簡短的溝通,那麼只需要「主要訊息」和「關鍵訊息」這兩層便已足夠。

金字塔結構分「直列型」與「並列型」兩種

金字塔在結構上可分為「並列型」和「直列型」。並列型的結構,就是下位訊息各自獨立,並且支撐上位訊息。在這個結構中,任何一個下位訊息都和上位訊息有著直接關係,同時上下位訊息的縱向關係較強,而下位訊息之間的橫向關係較弱。

直列型的特徵在於,下位訊息之間的橫向關係較強。在這種結構中,下位訊息之間有強烈的序列關係,但是只有最後面(通常為最右側)的下位訊息支撐著上位訊息。適

合使用並列型或是直列型的結構,是根據引導出訊息的方法而定,大致有個規範。

設計商業溝通的內容時,使用金字塔結構的好處非常多。第一個好處是, 整體的邏輯構成可以有視覺上的俯瞰效果。必要的時候,也可以立即確認細節 。換句話說,你可以同時見樹又見林。

第二個好處是,可以列出每個層級的訊息,並且比較彼此之間是否具有統合性。不管是關鍵訊息也好,次要訊息也好,只要屬於同一層級,都可以立即檢查裡面的資訊量、訊息種類、抽象度、表現風格等是否統一。由於在使用上十分便利,所以,建構金字塔結構已成為每個商務人士(尤其是經營顧問)應該具備的技能。

順序調換,文字具備的角色就會改變

金字塔結構中的層級名稱,諸如「主要」、「關鍵」、「次要」,其實是相對的概念。例如,某提案書的結論訊息為「本公司應該併購 Z 公司」,而其中有一章訊息敘述併購的理由:「因為 Z 公司擁有對本公司未來發展不可或缺的技術」。如果把這個結論放在主要訊息的話,那麼訊息在金字塔結構上屬於「根據」,則應該放在關鍵訊息的位置。

假設在別的金字塔結構中,最上一層的訊息放上了「因為 Z 公司擁有對本公司發展不可或缺的技術」,那麼這則訊息在這個金字塔結構中,就變成主要訊息了。

因此,在團隊作業中為了避免誤會,一定要互相確認彼此講的事情是在同一層次上。例如,當有人說「主要訊息」,他是指整份文書的金字塔結構頂點,也就是最終的主要訊息呢?還是從整體金字塔結構中選出特定部分,當作另一金字塔結構中的頂點(它在整體的位置來講,屬於次一級的關鍵訊息)?

訊息的設計:我要表現什麼?用哪種表現技巧?

金字塔結構內的兩種敘事方法

了解金字塔結構的基本原理之後,接下來我們要學習如何實際設計訊息。金字塔結

構中的訊息設計有兩種基本模式:由下而上法(bottom up),以及由上而下法(top down)。首先,我先解釋由下而上法。就如其名,由下而上法的設定為一般三段式金字塔結構,由金字塔底部的次要層級開始,依序往上為關鍵層級,一直到最後的主要層級。由下而上法,就是要將位於下位的訊息群往上精煉,成為上位的訊息。

「太郎沒有食慾。」(根據)

「太郎說他全身痠痛。」(根據)

「因此,太郎感冒了。」(主張)

由上而下法:將指令分解,拆成執行步驟

所謂由上而下法,是從主要訊息開始進行訊息設計的方法。上面的圖表就是 先選定一個主要訊息,然後再分解成個別的關鍵訊息 。接著,再將訊息往下分解成若干次要訊息。由金字塔的頂點開始,往底邊下降的思考過程,就稱為由上而下法。

執行長、董事長、總經理等都屬企業組織高層,當他們發出主要訊息的號令,接受命令的各個部屬則必須考慮各自的具體行動。這個狀況,就如同由上而下法的訊息分解一樣。

當我們形容一個組織的特徵時,經常會說它們是由上而下型,或是由下而上型。仔細想想,組織也是一種金字塔結構,所以公司組織的訊息傳遞,與這裡解說的由上而下法、由下而上法,可說是不謀而合。

由下而上法:詳細說明主要概念,為了讓上位訊息更關鍵而寫

誠如前述,由下而上法,就是從下位訊息導出上位訊息的手續,而訊息的設計方法

包括了結論法和摘要法。相對的,由上而下法,則是把上位訊息拆解成下位訊息,跟由下而上法相反,而其訊息的設計方法,包括了理由法和詳述法。

如同字面上的意思,理由法是把下位訊息定位為上位訊息的理由。詳述法則是跟摘要法相反,也就是必須詳細說明。摘要法的核心是抽象化,詳述法的核心則是具象化。

簡言之,這兩種由上而下的思考法,都是從上位擷取部分訊息放在下位,再透過具體的訊息來加以說明。由上而下法的具體作業方針,是考慮「為了讓上位訊息更有說服力,要用哪些下位訊息比較能夠支持論點」,來設計訊息。

例如,假設主要訊息表現出一個結論:「Z 公司已經展開適切的行銷策略。」採用由上而下法,或許可以得出以下幾個關鍵訊息,作為支撐主要訊息的理由:

「Z 公司的產品策略是適切的。」

「Z 公司的價格策略是適切的。」

「Z 公司的推廣策略是適切的。」

「Z 公司的通路策略是適切的。」

之所以列舉出這些例子,其背後的邏輯是:行銷策略的評價項目,就是由產品、價格、推廣、通路等策略所構成。因此,如果這些策略都十分適切,那麼我們便可以整理出以下的評價:「Z 公司的行銷策略是適切的」。這裡的分析架構,是根據「行銷 4P」

詳述法,會形同告訴人家如何做有時候,我們在由上而下法當中提出的詳述內容,會變成實行上位訊息時應該採取的做法,也就是具體步驟。舉例來說,上位訊息(主張)為「本公司應該實施更具效果的銷售策略」。

如果用由上而下法來設計訊息,我們可能會有兩種目的,第一種目的是詳述主張的理由,例如基於什麼理由,認定現在的銷售策略沒效率。不過,有時候是第二種目的:

詳述應該採取的做法,也就是如何實施有效的銷售策略,例如:

「更換店鋪的地點。」

「替換商品。」

「重新設定價格。」

「更換廣告媒體。」

「重新促銷推廣。」

(本文書摘內容出自《五星級溝通術,你的成功巨浪》,由 先覺出版社 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,首圖來源:Pxhere, CC Lisenced。)

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