新手人資入門指南:怎麼「問問題」才能錄取對的人才?

【我們為什麼挑選這本書】人資面試前該做的功課其實不比面試者還要少。他們每天接觸不同職位,不只得了解主管需求、工作內容還得去判斷這個人是否適合公司文化。簡而言之,人資就是一個需要會問問題,同時也要能夠從問題找出面試者資質潛力的工作。市面上很多面試者導向的訓練書,那面試官的訓練書在哪呢?

法蘭克.賽斯諾寫《精準提問的力量》,從面試官與面試方兩面去解析,怎麼問才能問對問題呢?(責任編輯:陳伯安)

有一類問題讓我們多數人最熟悉也最害怕,那就是求職面試問題。無論你是想得到職位的求職者,還是想補上人員的面試官,面試問答都有立即的影響。如果你是求職者,答錯重要問題,可不會雀屏中選;如果你是老闆,沒有問對問題,可能忽略重點而錄取錯人。

成功的工作面試會有一組有條有理的問題,評估天分、成就、人格、能力、判斷力與價值觀。有些問題單刀直入,像是快速球,劈頭問起經歷或技能。有些問題難以預料,如同曲球,突如其來,考驗你的靈活與想像,也許問起某個似乎八竿子打不著關係的問題。如果你漂亮打擊,人人興奮高呼。

面試官也得做準備,空手上陣以為是要陪喝茶嗎?

工作面試的第一條規則:別沒準備。 準備有用處。你要知道自己在說什麼,在跟誰說,盡量了解這份工作,腦中與手邊有一組問題清單,思考面試時要往哪裡去,要趁機了解什麼,又要怎麼去到那裡。正如你不會沒有衛星導航系統就貿然划船橫越大西洋,你也不該毫無策略與構思就踏進面試現場。 你不是坐下來閒聊,而是設法盡量了解對方,了解這職位是否適合。

如果你是求職者,可想而知多數面試官會問背景、經歷、興趣,以及你能為公司帶來什麼貢獻。

為什麼你對這份工作有興趣?

你認為你能替我們做些什麼?

你有哪些適合這職位的特點?

為什麼我們該錄取你?

準備面試:想 3 個自我特色、準備 2 段困境故事

你要為每個問題準備答案,把重點條列出來, 每個答案包含二或三個你的特點 ,在答題時順便帶到,但不致偏離重點或講得落落長。你要演練回答方式,講得清楚準確,直截了當,顯得自信十足。 想幾個能凸顯相關經歷或有助脫穎而出的例子或小故事。 如果你曾帶一群人到中國學習建築設計與節能技術,你可以談在那邊看到的新材料或新科技,談在那裡是怎麼討論中國新創文化的轉變。如果你帶過得應付吵鬧小孩與恐龍家長的夏令營,你可以談你是怎麼善用人性來讓人人開心。

切記,在厲害的面試官面前,你的語氣跟用詞一樣重要,所以你呈現自己時得尋求平衡,講出事蹟但別吹牛,展現自信但不傲慢,承認短處但不侷促。 你要準備幾個先前的艱難抉擇或兩難困境,有辦法說明當初是如何加以克服,藉此呈現你的性格。 你要知道你想問什麼問題,你的提問幾乎和回答一樣重要。另外,你還要展現對這個職位、企業、競爭對手與成功定義的了解與興趣。

你最近已經僱了很多人,這種成長的動力在哪裡?

你的線上策略如何影響零售策略?

你的員工怎麼看待你所推動的企業責任?

面試與面試人怎麼練好?還真就是「錄影」這老方法

你要怎麼提問和回答呢?最佳方式是聽自己說。 練習時用智慧型手機錄下自己的回答,一次答一題。我身為一輩子出現在電視上的人可以告訴你,觀看自己的影片會令你恍然清醒!你會對自己展開最不留情的批評,開始調整聲音與答案,讓回答變得更自信流暢。

如果你是面試官,自然希望求職者事先做過練習,他們能讓你驚豔,講出自己的優點,說明為什麼自己是這份職位的不二人選。你自己也得問得準確,持續進逼,根據職位與求職者量身打造不同問題,以便得到跳脫履歷表與制式答法的回應。

如果你在徵募主管,不妨問面試者是怎麼與人應對,激發成功,因應挫敗。如果這份工作有賴體力與耐力,你可以問求職者先前是否做過類似工作,又是如何保持身體健康。 你的提問要能引出具體答案,反應求職者的天分、經驗與個性。 你想知道怎樣能激勵求職者,讓他保持工作效能。你詢問求職者的過往經歷,提出不同情境,以便對較難衡量的特質旁敲側擊,例如:面對逆境或創意思考的能力。你想了解他們的工作倫理、專業能力、企圖心與目標。

你做過最成功的專案是什麼?

這職位最讓你感興趣的是什麼?

這工作和你的整個職涯抱負有什麼關連?

求職者和面試官都想釐清對這工作的預期,想了解對方能給出什麼。雙方透過直接提問發掘資訊,傾聽對方的用詞與語氣,引導更深的思考。

這會一拍即合嗎?

能力與志趣相符嗎?

我們要的東西一致嗎?

我們適合攜手合作嗎?

一般來說工作面試問題,是為了解應徵者的能力與特質:

介紹自己。這些問題會叫你介紹自己,問你的背景、資歷、過往成績、過去所學、待過之處與未來方向,試圖了解你有哪些不同於他人的特點。

分享願景。想像你已經錄取,成為團隊的一員,碰到某個狀況、機會或危機,這時你要怎麼做?你會冒什麼風險?你要把經驗與知識應用於這個想像的新挑戰。

承認挫敗與難題。這些問題會觸及生命中的艱難時刻:失敗、衝突與艱難的決定。你得說出生命中的故事,展現逆境中的才智、毅力與堅韌。

擊中曲球。思緒要快!有些問題會天外飛來,考驗你的急智與創意。

你無法事前準備,只能但憑真心,要創意,要真誠,好好享受吧。

獵人頭會怎麼問問題,他想聽什麼答案?

為了直接從面試官身上了解他們最重視的面試問題,我打給史托貝克派門托公司的合夥人雪莉.史托貝克(Shelly Storbeck)。這是一間獵人頭公司,替高教機構與非營利組織挖腳高階人員。多年前我碰上挖腳而認識了雪莉。她擅長判斷性格,很務實地明白學校高層需要何種特質。在學校裡,所有人說的話都需要被聽見,終身職教授、叛逆學生、難搞家長與守舊校友各有各的話要說,所以改變很困難。學校如同大城市,各式各樣的人都有。

雪莉與人選進行許多回的問答與對談,詳細了解,然後才推薦他們進入獵人頭的下一個階段,由遴選委員、資深行政主管、教職員與學生進行數日的面試,從才學、專業、情緒與願景等層面決定他們是否適合。

在面試時,雪莉迅速切入重點。如果校方想遴選校長,她會請各個人選說明過去是如何達到校務目標,包括募款、管理、註冊率與提升學術品質等。 她要聽到具體的答案。

比方說,如果增加教職員多元度是優先目標,她會問:

你當初是怎麼提升教職員的多元度?

你實際聘請了多少不同背景的教職員?請實際舉出來。

你為何能有許多人選可挑?

你是如何帶領這些教職員?

為求了解人選的願景,雪莉以她所謂「魔杖問題」引出領導人物該有的宏大想法,可能改變發展路線與校內文化的厲害點子。

(本文書摘內容出自《精準提問的力量:問對問題,就解決一半的問題!風靡美國政商學界的 11 種深度提問思考,教你挖掘真相,扭轉逆勢,創造全新格局 》,由 三采 出版社授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,首圖來源:Pxhere, CC Licensed。)

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