職場效率迷思:為什麼你該把「擅長的工作」交給別人做,而不是不擅長的?

【我們為什麼挑選這本書】我們手中總是會有很多工作,但我們並不需要全攬下,有些是可以交付給別人的。問題是,那些工作是可以交辦的?

松本利明的《努力,不如用對力》告訴我們,要把「自己擅長,別人也做得來的工作」交辦出去,因為這讓我們專注在「自己擅長但別人做不來的事」,提升組織運作效率。(責任編輯:郭家宏)

把工作交付出去,手中只留下「真正擅長且只有你做得來的工作」

如果不想一肩扛下過多的工作,就必須將手上的工作分給其他人。但這件事說來容易,做起來困難。因為你會想說,與其交給別人做,不如自己來比較快;當然,也有可能你不想讓別人覺得,你是把不想做的工作硬塞給對方。

這時不如改變一下想法。你並不是為了讓自己樂得輕鬆,而把工作推給別人; 你是為了讓擅長的人能做擅長的工作,而重新分配整個團隊的工作 。某個人不擅長做的事,一定會有其他人擅長做。讓擅長的人來執行,不僅能做出好成績,還能提振士氣,甚至是拉高團隊的整體效率,百利而無一害。

手邊只要留下「真正擅長且只有你做得來的工作」。利用這些工作,讓自己「速度變快、品質變好、數量增加、擺脫停滯不前」,進而產生過去所沒有的價值。重點在於「交辦工作的方式」。把工作整個推給對方,或強迫對方接受,都是不負責任的行為。就算你說「這是讓你學習成長的機會」,對方也不見得會相信。對方一旦覺得這是他「不擅長的工作、不想做的工作」,就不會真心接受你要交辦的工作了。

此時需要的是「伸張正義」或「冠冕堂皇」的理由。你要告訴對方不是為了某個人,而是「為了大家」。

「為了讓大家能早點下班回家,我們重新分配一下負責範圍吧。」

只要用「為了大家」這句話,就會讓人無法反駁。因為這種伸張公平正義的說法,幾乎沒有人可以招架得住。

交付那種你很擅長,但別人也做得來的工作

不擅長的工作當然要讓別人來做,但若是別人也做得來的擅長工作更要交給他人。為什麼? 如果你能分享自己擅長項目的工作訣竅,周遭的人自然會欣然接受 。所以說,別人也能做到的擅長工作就應該交給他人。

只是,愈是自己擅長的工作,愈難交給別人去辦……

這時候,我們應該要避免「我來做比較快」「不想讓擅長的工作被別人搶去」的心態。要把自己擅長的事、常被稱讚的事、有自信做好的事交給別人,確實是困難又令人不安,但請務必狠下心來放手交出去。因為要留在手邊的,應該是「真正擅長而且只有你做得來的工作」。

請記得,在放手之前,務必仔細確認「是不是真的沒有其他人能做」「是不是真的沒有你就無法維持品質」。 試著挑出你擅長的工作,製作一張能讓其他人快速掌握實務技巧的工作清單 。這樣子,你就能客觀地檢視,這項工作是否真的非你不可。若能將具體的實務技巧徹底置入工具或整理成文字資料,就表示這是其他人也可以做的工作。

諸如此類的工作就儘量交給別人去做。不僅能讓你得到好風評,還能得到更多時間去做「真正擅長而且只有你做得來的工作」。

再者, 將實務技巧整理清楚後並分享給其他人,也會加深你對這項工作的理解 。因為過去自己執行時可以含糊帶過或是簡單處理的地方,都得說明清楚。

請重新檢視你「擅長的工作」。「別人也做得來」的工作就儘量交辦出去,對你而言絕對會有正面幫助。

不要緊抱著自己擅長的工作,交給其他人吧。

(本文書摘內容出自《努力,不如用對力》,由 三采文化 出版社授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。)

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