企業行動化的最後一哩路,WorkLink 的服務如何幫企業省下數百萬系統維運成本

你曾經有過這樣的經驗嗎?客戶急著要報價單,但是更改後的內容,需要上呈主管同意,偏偏主管正在拜訪客戶,不知道什麼時候才會進到辦公室。已經確認要錄用的人才,只差最後一步總經理簽名就能寄錄取通知書給對方,沒想到總經理正在國外視察,還要好幾天才會回到台灣。

表單簽核,是每一家企業都有的作業程序,即便現在大多已經電子化,系統也多是  Web-Base 架構而非手機 App,因此,當員工按照流程提出簽核申請後,可能要等主管回到座位上才有時間進行查閱及核准,不只不夠即時,累積下來的待簽核表單可能有數筆以上,造成主管在有限時間內立即決策的壓力。

其實,簽核是非常適合行動化的作業,只是台灣企業應用的並不多,目前台灣企業在 M 化(行動化)應用上,最常見的就是收發電子郵件,其次則是應用即時通訊軟體聯絡公事,與國外 M 化應用之深與多元化相比,台灣企業的  化應用其實相當單純。

中兆匯科技執行長傅凱鍵認為,原因在於台灣企業最常使用的 ERP 系統多半為國外廠牌,國外廠牌缺乏在地化,企業只能用專案客製的方式去開發 APP,無論建置或維護成本都非常高,自然會影響企業的導入意願。換句話說,台灣企業不是沒有需求,只是找不到一個功能豐富、價格親民的解決方案,「豐富化、普惠化,是行動辦公能否普及發展的兩個重要關鍵,」傅凱鍵語氣肯定地說。

降低企業客製化成本,模組化服務讓企業自由組合

為了填補這塊市場缺口,傅凱鍵成立了中兆匯科技,專注研發 WorkLink 行動商務平台,並從功能、系統架構與價格三個面向,落實豐富化、普惠化的系統開發理念。

先就功能面來看, WorkLink 聚焦 在商務行動化 ,也就是每個企業都有需求、且不會因為企業規模而有差異的服務,目前共分成行動簽核、行動打卡、行動簽到三大模組,另外還有即時對話、檔案 享、訊息公告、訊息通知等基礎功能。

至於系統架構上則強調彈性與模組化,為了降低企業客製化成本、又要兼顧不同企業間的需求差異, WorkLink 採模組化設計,就好像樂高一樣,讓企業可以隨需選擇、自由地堆疊組合。

以行動簽核模組為例, WorkLink 除了內建 100 多種表單範本, 供企業直接套用 ,也提供簡單直覺的操作介面, 讓管理者依照需求自行建立表單 或修改簽核流程 ,舉例來說,當人員異動時,管理者只要移動該名人員的圖像,就能重新調整表單 簽核流程

行動簽合所有付費單據

補足企業行動化的最後一哩路, WorkLink 連企業的 IT、成本都想到了

傅凱鍵強調, WorkLink 不是要取代企業原本已經在使用的系統,而是幫企業補強在行動化上的不足,因此企業不需要將所有表單都放到 WorkLink,只要將有行動簽核需求的表單放上來即可。

也因為這樣的市場定位, WorkLink 不像同業提供系統串接 API而是支援多種不同檔案格式的匯出,並匯入既有系統內 。「雖然多了 兩個步驟 ,卻可以為企業省下近百萬元的系統建置與維運成本,」傅凱鍵說。談到企業 IT應用,傅凱鍵有自身獨特的一套看法,不同資訊系統間的相互串接,雖然可以讓資料自動拋轉,但需要很高的技術能量,企業如果沒有 IT人力,就得付出一筆不算便宜的費用,與其如此,不如讓系統半自動就好,匯出、匯入這兩道步驟,每個月只要執行一次,前後不過幾分鐘時間,卻能為企業省下龐大的客製化成本與後續維運管理上的負擔。

最後在價格上,有別於同業按照使用人數計價的收費方式, WorkLink以單一企業、單一模組的方式來收費,也就是說, WorkLink不限使用人數,而是看企業使用了幾個模組來計價,而且每一個模組的價格都清楚地公告在網站,「我認為價格透明化,可以增加客戶信任感、減少業務的報價工作,讓他有更多時間去服務客戶,」傅凱鍵笑著分享當初的思維邏輯。

WorkLink 可以透過手機完成多種行動簽核需求

鼎王、跨國企業都選用, WorkLink 服務有效提升企業作業效率

目前 WorkLink 在各行各業都累積了不少導入客戶,像是連鎖餐飲業者 鼎王餐飲集團在  2015 年導入  WorkLink有效掌握差勤狀況及歷史記錄,大幅改善傳統人力管理延宕耗時、統計容易出錯問題,不僅降低成本、提昇工作效率,且能即時掌握工作資訊,提供各階層管理者決策參考,提升整體管理效率。

此外,跨國企業 衛采製藥在導入 WorkLink 行動簽核服務後,業務人員以及各級主管可即時快速地發送、簽署電子表單以及掌握進度,業務人員不需舟車勞頓回辦公室處理行政作業,大幅提高作業效率與每日產能。

在這個講求高效率的年代,行動辦公已經是企業不可逆的趨勢,傅凱鍵建議企業主應從資安、功能、效能與價格四個面向去評比,並在導入前多方試用,才能找出最適合自身的行動解決方案,讓企業永保競爭力。

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