來自麥肯錫的說服力簡報指南:把圖表換成照片,說一個簡單又充滿感情的故事

【為什麼我們要挑選這本書】麥肯錫是全世界優秀的商管學生都想進入的管理顧問公司,他們的成功很大一部份來自於良好的「溝通技巧」,溝通看起來很容易,實則不然,如何說服專案領導人讓自己負責有挑戰性的案子、如何說服客戶採用他們的解決方案,是他們每日都要面對的問題,而這些問題的關鍵都是「在短時間內說一個最好的故事」。

本文摘錄自《五星級溝通術,你的成功巨浪》,帶大家一起看看麥肯錫如何用「簡單卻具說服力的故事」成為管顧業的翹楚。(責任編輯:鄭惟馨)

一名高階主管上台為全世界最具影響力的顧問公司麥肯錫的公司年會開場。這活動稱為「價值日」,就是要強調公司的任務。所有的顧問,不管是新手或老手都要參加。這名主管先致詞,他已經在麥肯錫服務了二十年,之前帶領科技部門,輔導過全世界最有價值的幾間公司。他的演講主題是「說故事」,他先講五則顧問生涯中的故事,每一則都強調了麥肯錫重視的工作習慣。

「說故事」的重要:照片比圖表更能傳遞情感

這位主管的投影片裡都是照片。他的第一張投影片是一張一九四○年留下的黑白照,裡面有大概十個人,都是男性,圍在會議桌旁邊。那是麥肯錫第一次安排年會來討論公司的價值。這張照片很有效,因為和現況形成強烈對比,現在麥肯錫有六千名員工參與價值日,而且許多是女性。儘管這個主管身處在一個在乎圖表、數字和條列式重點的世界裡,他希望顧問知道他們的競爭優勢不只在於數據,更在於數據背後的故事、他們說故事的方式、以及他們如何和顧客產生共鳴。照片最能傳遞情感,圖表不行。

他講了個人故事、實驗案例,還有其他顧問成功或失敗的經驗。他在二十分鐘的簡報裡,完全沒有用上文字、圖表或條列式重點。這是一個極端的範例。這位主管不期望其他顧問在向顧客簡報的時候只用照片不用文字,但他希望他們知道簡報技巧會對他們在麥肯錫的發展有深遠的影響。他們在商學院學到的簡報技巧(大部分顧問都是頂尖學校的企管碩士)要被完全顛覆了。

故事要有情感,更要簡單—「五歲小孩聽不懂,那就是太複雜」

剛加入這間公司的顧問很擅長在電腦簡報軟體上用粗體字做出沉悶的簡報。不過,這對大腦來說是消化資訊最無效的方式。這也就是為什麼麥肯錫的高階領導人要花很多時間重新訓練剛入行的顧問,或指導公司裡的其他顧問。

這位麥肯錫主管引用編劇家羅伯特.麥基的話:「說故事是人類互動的貨幣。」這番話很有道理,你會在本書第三部學會為什麼使用邏輯的方式提供資訊只是說服術的一部分。沒有故事的情感成分,你講了也是白講。

在演講結束之後,一位麥肯錫顧問對我說,他在麥肯錫上班的第一周就驕傲地打開一份很長的簡報,打算給顧客看。他的老闆說,「你的工作還沒完,你這份簡報裡面每二十頁中我只會用到兩頁,而且你的用字還要更簡單一點,如果五歲小孩聽不懂,那就是太複雜了。」

如何在菁英中脫穎而出?三個字: 說服力

你可能會以為要進麥肯錫工作很難。這間顧問公司每年收到二十多萬封申請函,只錄取不到百分之一,而顧問中只有百分之二十五能晉升為專案經理,其中的百分之二十五可以成為副合夥人,其中的再百分之二十五可以成為合夥人。簡單來說,每一百人中只有一人能通過層層篩選最後成為公司的合夥人。

合夥人可以獲得公司盈利的一部分,每年收入可以輕易破百萬美元。其他人的待遇也不差,麥肯錫顧問的年薪可以從十六萬美元起跳,逐漸往上調整到數十萬美元。關鍵在於脫穎而出。這裡都是全世界一流學校的企管碩士,成績遠高於平均,每個都聰明絕頂,要怎麼在這群菁英中脫穎而出?三個字: 說服力

麥肯錫顧問每次專案結束後都會接受評估,目標就是要獲得「表現優異」的評價,這表示你優於其他人。你要從一群學歷顯赫的碩士博士、在熱門領域有特別經歷的人和願意長時間投入工作的人之中脫穎而出。你也有這些條件,但你還需要佛里曼建議的「加分能力」,這樣才能獲得表現優異的評價。

表現優異的顧問最具說服力,練習在 30 秒內說完重點

在麥肯錫工作,從第一天開始就很操,而且只會愈來愈操。麥肯錫的顧問每個禮拜都在找工作—在內部找機會。每一位顧問每周都會收到一封電子郵件,裡面有新專案的簡介。沒有直接產業經歷的顧問必須說服專案領導人給他們一個機會。有好的專案和好的結果他們就能往上爬。

新來的顧問很快就會發現高層主管要求他們報告專案進度的時候,其實是要他們「在三十秒內告訴我最重要的事」。在《麥肯錫優勢》書中,一位前顧問寫道: 用比較短的句子說話是成熟領導人的表現 。「等你做到了執行長、行銷長、財務長等的階級,簡報要愈簡單愈好。執行長與各領域表現最好的人都相信如果你講話很複雜,那你就很複雜……說話的時候用字精簡需要練習。專心用比較少的字在比較短的時間裡說服別人,你就能培養出獨特的技能。」

麥肯錫成為最佳跳板,每 690 名顧問就有一位執行長

麥肯錫的六千名顧問分布在全球一百間辦公室裡。一名領導人若有雄心壯志,往往都會以麥肯錫為跳板。麥肯錫創造出來的執行長比其他所有公司都還多。平均每六百九十名麥肯錫顧問裡就有一名會成為上市公司的執行長。另一間顧問公司—執行長訓練所的第二名,只能在兩千一百五十名顧問中培養出一位執行長。

麥肯錫確實是執行長培養皿,教導未來的企業領袖清楚精簡的溝通能給他們極大的職場優勢。

(本文書摘內容出自《五星級溝通術,你的成功巨浪》,由 先覺出版社 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,首圖來源:pixere CC Lisenced。)

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