職場撕腦大難題:如何寫出一封讓老闆滿意、燦笑的「完美 E-mail」?

【我們為什麼挑選這篇文章】寫 E-mail 是新鮮人入職場的第一課。要怎麼寫出一封言簡意賅、但又能清楚傳達訊息的 E-mail 可說是一大的挑戰。E-mail 寫不好會被客戶認為不專業,E-mail 寫不好會讓客戶會錯意合作目的。

那怎麼寫出一封好 E-mail 呢?(責任編輯:陳伯安)

本文轉自微信公眾號:寫作黑客。

郵件開頭,用「你」還是用「您」?

提問 :給主管寫郵件遇到的問題。我的部門主管和我年紀相仿,平時溝通就被要求直呼其名,沒有太多約束,但是在郵件簡稱中,我是該稱呼您呢?還是你?因為書面郵件不能用口語稱呼,我該如何稱呼?

解答 :用「您」或「你」,取決於你們倆之間的關係。 關係近,「你」更親切不見外。

也可以分場合,如果涉及到和其它部門或者合作夥伴溝通,你可以用「您」,表示尊重,也給主管面子; 私下裡用「你」,拉近關係, 郵件溝通也如此,具體還是要看你們之間的關係親近程度。

先生、女士、小姐,該怎麼使用?

提問 老師您好,職場裡面關於稱呼還是有挺多講究的吧,因為稱呼問題被主管說過好幾次,郵件裡面直接用名字是不是也不太好? 

解答 具體場景靈活運用,死記硬背會死得很慘。 我告訴大家原理,不要教條化運用。

叫名字比叫「 hi更尊重,陌生人或者老外,可以帶上「先生」或「女士」。但年輕女人要用「小姐」,比如我與香港的年輕女人打交道,叫別人女士,對方會特意糾正我「小姐」,但是在中國,卻要慎用「小姐」,因為「小姐」又有其他含義。

每一個公司都應該根據自己公司內部文化習慣而來。

主管該怎麼稱呼?

提問 給主管寫郵件,遇到兩個問題:

1. 如果主管有英文名,稱呼上是寫職位如總,總監,還是直接寫他的英文名?

2. 對於熟識的主管是應該寫 你好 還是 您好 ?前者好像不夠嚴謹,後者又給人感覺太生疏。

解答

1. 一個小技巧:看對方結語的方式,如果對方結語留英文名,那說明他 希望你使用他 的英文名來稱呼對方,如果是中文名,那就用中文名。

2. 是否叫總,那就入鄉隨俗,如果公司文化普遍叫總,你也叫總。看看大家都怎麼用。 

 關於稱謂,熱心的同學 @肖家二小姐(作者學生)還有一點補充:

郵件稱呼很重要,別人會通過你的稱呼判斷你專不專業,有沒有禮貌。

我想在老師講的基礎上再細分 2 點

1. 給公司內部的郵件,有職位的最好還是姓 職位,如「肖總」、「李經理」、「劉主管」、「陳組長」、「鄧拉長」 (注:拉長,是生產線上的一個職位,生產線在工廠裡面稱為「拉」 ,每條「拉」都有人負責,負責的就稱「拉長」。 ……對部門職員也不建議叫名字,可以用你平常對他的稱呼,比如王姐、嬌嬌。

2. 給對外的郵件,個人身份職位明確的好稱呼。就怕那種身份職位不明確的。 一般來講,從事工程技術研發類的統稱某工、從事知識文藝類的統稱某老師可以直接叫老闆、老闆娘。

再不明確的就是姓+性別即可。注意南北有區別,美國南方不在婚姻內的女性不喜歡別人叫她女士,可以稱「某小姐」,或者「 miss + 姓」。美國 北方只要是女性都稱女士,忌諱稱「某小姐」。

重要的事情:一封郵件寫一件事情

提問 老師講過:「一封郵件最好只說一件事,多件事分不同郵件說。」

這樣的話,不是會浪費很多時間嗎?一般來說,如果我要彙報多件事情,會在郵件裡編號(一件事情一個編號),這樣回復的時候,主管可以說第一件事怎樣怎樣,第二件事情怎樣怎樣。這樣的形式不好嗎?我主管還誇過我寫郵件有條理呢。

解答: 一封郵件討論一個問題這件事情,不少同學有疑問。對於這件事,請大家不要機械化和教條化去理解。 

今天部門開了個例會,大家討論完之後總結五個要點,其中包括要討論「十一黃金周的推廣方案」和「部門招聘五個人」這兩個重要事項,但這其實是一件事情,那就是:周會確定本週要做的五件事。

而如果針對其中某件事情 ——比如「十一黃金周要做一個推廣方案」,你需要跟老闆彙報這個方案的細節。

那把 「部門還需要招聘五個人」這件事放在同一封郵件里講顯然不適合,所以針對問題寫郵件,更合適的做法是拆成兩封郵件去講。

E-mail 用自己名稱開頭,方便客戶記憶

以自己的名字命名,不要以數字作為 E-mail 名。

 學員  @一葉知秋(作者學生)  對「郵件中對自己名字的命名」有補充:

E-mail 名稱最好是以自己的名字命名,以前有些人用 QQ 或者 136 E-mail,E-mail 名都是數字,不點開看都不知道是誰,這一點我覺得也是值得注意的,方便別人記住你。

E-mail 就是一個「對外窗口」,出現一個小問題就會被視為不專業

 學員  @大熊(作者學生)  說出了他的看法:

最近有一檔很火的節目:「見字如面」。很多人被文字裹挾的記憶和真情感動。

電子郵件雖然不是傳統的書信,但也是信息和情感的另一種便捷的傳播途徑,特別是在工作中,它也是一面鏡子,透過字裡行間的表述用語,你對寫信人的專業度和可信度也會略知一二,甚至更快地得出好感度評判。

這一系列感官反應,決定了你是否會更加認真、更加積極、更加快速地做出回復,這對於素未謀面的陌生人,對於求助、合作、邀約,顯然都非常重要。

我以前供職的公司,由於規模較小,管理不嚴格,很少用電子郵件溝通。 最近一年,由於工作崗位的變動,我開始頻繁地使用電子郵件 ,主管也很認真地對我的郵件格式提出要求。比如:「稱呼要禮貌、要問好、開頭空兩格、要注明附件內容、結尾要署名 ……

時間長了,我便養成了 規矩 發郵件的習慣, 每一項元素都要 置備 周全,同時對於寫出來的文字進行反復閱讀,以防詞不達意,出現凌亂不堪的局面。 如果問題過多,盡量分出條目,然後再把重要字句加粗或加紅。如此,才能安心發送。

對於別人發來的郵件,我也非常看中 第一印象 ,看其有沒有格式工整、合理稱呼,或者出現字體過大的現象。 

這些雖然都是小問題,卻直接決定了看信人的回復概率和興趣。一個管理嚴格的公司和單位,一個嚴格自律的個人和團體,對於這些「對外窗口」,肯定也是持以嚴謹和負責任的態度,讓別人感受到他們的企業文化和人員素質。

因為,你在鍵盤上敲出來的每一個字,你發出去的每一封郵件,都是你自己的 影子 和團體的寫照。

簡介:
師北宸,「師北宸寫作訓練營」創始人、長江商學院品牌顧問,前鳳凰科技主编。

(本文經原作者 師北宸 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為 〈领导喜欢看的工作邮件,一定都做好了这 6 个细节  〉,首圖來源:Pxhere, CC Licensed。)

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