最折磨老闆的工作報告:總說一堆不著邊際的話,還自信滿滿以為自己獨冠群雄

報告 匯報 職場 簡報 溝通 面試

【我們為什麼挑選這篇文章】想在主管面前做到完善的工作回報,但是心寒自己的溝通技巧低劣?想讓主管對你刮目相看,但卻不知該從何下手?其實沒人是天生的報告高手,世上沒有醜人,只有懶人。唯有願意花時間,並聰明的下手,才可能做到盡善盡美。不過,若沒人指點迷津,瘋狂的努力最後只會落得工具人一位。如何用好報告擄獲老闆心?先讓老闆聽得懂你說的話開始吧。(責任編輯:陳伯安)

本文轉自微信公眾號:写作黑客。

你打開這篇分享的時候,可能以為有什麼秘訣,可以讓你在 7 分鐘閱讀時間後,成為一個彙報高手。

你可能想錯了。

沒有任何人能在短期內成為一個彙報高手。

絕大部分好的彙報內容,都建立在好的工作基礎上。而好的基礎,非朝夕之功。

絕大部分很懂彙報的人,都曾經刻意練習過 100 遍以上。(或,被罵過 100 次以上)

工作報告跟寫文章一樣最忌諱邏輯不清、資訊不整

所有彙報的背後都是工作型寫作

有的人說自己,「會幹不會說」,有的人說自己「會說不會寫」。錯,幹事、彙報、寫作的背後邏輯是完全相通的。

你做一個事情之前,難道不用認真梳理過目標、方法、成本、效果嗎?

你做一個事情過程,難道不用認真地跟主管、跟周圍的人、跟別的部門、跟第三方,不斷表達你想達成的目標、想採用的方法、想獲得的支持嗎?

你做一個事情之後,難道不用再跟給過你支持、給過你命令的人交代一下嗎?

這一切都是一脈相承的,只要你胸壘中有工作藍圖。一切彙報的背後都是工作型寫作,都是呼應工作中的每一個流程的。

不好的彙報是怎樣的:

1)待定事項得不到拍板

2)沒有說清楚發生了什麼

3)做得很辛苦卻沒有被看到(或肯定)

對應到寫作中:

1)沒有論點

2)沒有論據

3)沒有讀者意識

這不就是萬能寫作法一直訓練我們的內容嗎?!

這不就是萬能寫作法一直訓練我們的內容嗎?!

這不就是萬能寫作法一直訓練我們的內容嗎?!

請服用老闆思維:老闆聽不懂,工作再辛苦也只是做苦勞

好彙報的基礎:老闆思維

萬丈高樓平地起,好的彙報,根植於好的工作基礎。好的工作基礎從哪裡來?你說好才是好嗎?

一般來說,老闆說好才是好,因為老闆是花錢養你,指哪打哪的人。老闆重視的地方就是戰略重地。

如果你至今搞不懂老闆重視哪塊,不好意思,你可能要下崗了……

「為什麼我做 excel 表做得要死要活,隔壁老王出去跟客戶玩,老闆一眼都沒看我的 excel,還給老王加薪了呢?」

很簡單啊!老王直接搞定了客戶為老闆創造了業績啊!你的 excel 表沒有創造業績啊!

老闆首先是用業績來評價貢獻的,其次才是用勞動。

先論功勞,再論苦勞。

扎實的回報工作在業務第一天就開始了,沒做到這種程度別說自己多辛苦

無論你在哪裡工作,無論你在哪個層級,如果你對自己有要求,就應該建立起老闆思維——體制內的把自己當成一把手來思考,體制外的把自己當成 CEO 來思考。

「小李,明天有客戶/上級來考察,需要介紹一下 XX 工作,你寫一個彙報稿吧。」

你以為彙報稿是在佈置給你的那一刻開始寫的嗎?那你還不如以為流利英語口語是在開口前五分鐘開始想好的呢。

所有扎扎實實的彙報,都是從工作任務誕生的那一刻開始寫的。在哪寫,在你的心裡,寫腹稿。

過去一年,我跟進過幾次大的彙報,得到的評價不錯,有一次是在全國行業會議上被主管點名表揚。

然而是因為稿件寫得好嗎?不。

很長一段時間,跟進項目的時候,腦袋里都容不下別的東西,只恨一天 24 小時太少。

結束工作回到家樓下,都會長長的嘆氣——又是艱辛的一天。

經常半夜回工作微信,明明肉體已經喪到不行了,但是靈魂和兩個大拇指還在歡快地、熱情地、周到地回復。

這還不夠,等到要寫彙報稿的時候,或者跟上級彙報工作的時候,如果是大稿,我會這樣做:

1)找到這項任務當初的年度計劃、工作要點、上級意圖、會議紀要、任務目標。

2)對照計劃,分析目標是否完成、完成到什麼程度。

3)列成績點

4)合併同類項,梳理好再動筆

5)先寫亮點,再寫規定動作

6)對材料形成閉環性思維,有因有果,有步驟有結論

你在彙報工作的時候(至少是在重點工作的時候),有沒有做到這麼扎實?

想想工作的亮點在哪,上級想要執行的理由是什麼?

亮點思維

有的人很畏懼去彙報工作,不喜歡的根本原因是你對表達的內容沒有信心,為寫而寫、不得不去只能迎來一個又一個的「沮喪時刻」。

如果你是一位母親,我想問問,你們聊起自己的寶寶時,會不會詞窮?

我介紹工作的時候,會有一種「媽媽介紹寶寶」的心,如數家珍,滔滔不絕。每個人都會對自己的孩子有成就感。某種意義上,一些得意的項目就是我們的孩子。

當你對某項工作有了牽頭的擔子,有了成就的熱情,你自然而言會有表達的慾望,這才是我們要追求的「巔峰時刻」。不用多,一年有哪怕一個,足夠你過個好年了。

坐在鍵盤前發呆半天寫不出來的原因,無非是:

– 活是你幹的嗎?

– 你幹的時候是機械執行還是有主動思考?

– 有瞭解該項工作佈置的來龍去脈嗎?

如果是 yes yes yes,再問自己:

– 數據是什麼?

– 亮點做法是什麼?

– 有什麼好故事可以講?

– 超越了對手多少?

– 在同一個地區或行業排第幾了?

要建立起閉環思維:

1)研究上級文件/老闆想法,瞭解工作的政策背景

2)對照計劃,分析完成情況

3)列出成績點

4)合併同類項

5)先寫亮點,再寫規定動作

這項工作從一開始,我就在思考:

當你被分派到一個工作,你要思考:

– 如何可以做好?

– 上級佈置的時候有什麼意圖?

– 想達到什麼效果?

– 我有什麼資源?

– 我可以打造怎樣的亮點?

– 同類競品是怎麼做的?

怎樣可以人無我有、人有我優、人優我轉?

用這種心對待工作,你絕對不會無話可說。離老闆的心,只有一步了。

想抓住老闆的心,就要先把它放在心上:請用老闆的方式思考

抓住老闆的心

寫材料、做彙報的時候,你都沒有把老闆放在心裡,還指望他把你放在心上嗎……

未動筆、未開口之前,你就要去思考老闆在想什麼了:

1)思考上級今年對哪項工作特別關注,其次關注哪些

2)上級哪些工作特別強調,專門進行過通報或指示

3)市場和用戶最關注什麼,做得最好的競爭對手在作什麼

4)在上級、市場、用戶關注的點里,哪些與本部門最相關,最密切的要求又是什麼

給大家一個自檢清單:

1)有沒有一開頭就把結果說清楚了?老闆的時間很寶貴。

2)說了結果以後有沒有寫措施?沒寫的話,老闆看不到你出了力、乾了活。

3)有沒有比對最初的計劃,給老闆一個清晰的進度條?

4)講的內容是不是老闆關心的?有哪些他關心的內容你沒提到?

5)你付出的努力裡最大的創新點講到了嗎?(創新點很重要,做了一定要講出來)

6)你想老闆給資源,你把事情的重要性和意義說清楚了嗎?你說的意義是他關心的嗎?(要戳中他的心啊!)

很多人反復提了一個困境:詞窮。詞窮。詞窮。

要怎麼了解老闆心?主動找他回報啊!

來來來,我們總結一下,怎麼樣讓彙報/稿件生動起來?

技法:

1)主動語態——多用動賓結構。

2)語氣——如數家珍(回家聽聽你媽是怎麼跟別人說你的),你會如數家珍了,就會放了,收就很簡單

3)詞語的豐富性——常在網上搜索一些好的動詞、形容詞、副詞,看看是否符合自己的實際。

再講一個小技巧。你不是不知道如何建立 CEO 思維嗎?你不是不知道老闆怎麼想的嗎?

多去找他呀!!!

多去找他呀!!!

多去找他呀!!!

寫完一個彙報或稿子,興高采烈跟他說一遍思路呀!2-3 分鐘,講為什麼這樣考慮、為什麼這樣寫。「結合您的要求,我重新梳理了……」

給主管勤彙報、講材料的好處:

1)鍛鍊自己的思維(工作邏輯和上級意圖)

2)讓上級理解你的寫作邏輯,容易通過你的稿件和你的方案

3)上級覺得受到關注和尊重,更願意支持你的工作

4)假如上級覺得哪些地方不同意,他會直接說出來,這樣你的修改可以有的放矢,工作量大大減少。下一次做方案,就能更切中他的心了。

別給老闆差不多的選擇題,裡面應該也要有自己特別喜歡的提案

有傾向性的解決方法

大家都知道,要給老闆做選擇題,不要讓他做問答題。所以彙報的適合要有幾個備選的解決方案。

但是很多人忘了,解決方案要有傾向性啊!!!!

你開心地給了老闆幾個選項,老闆說,你覺得哪個更好呢?答,都可以。

都可以個頭啊!前面如果你論述清楚了利弊,此刻上級會做出選擇。如果沒有做出選擇,還問你的意見,那你就應該根據經驗,推薦一個工作量最少、或效果最好、或人際平衡最好的方案啊!!

沒有傾向性,說明你沒有思考。

彙報時只讓上級做選擇題,不做出有理有據的引導,也是不及格的彙報。

作為一個非常熟悉工作的經辦人或負責人,請,給出你寶貴的傾向性解決方案!

集中在對彙報背後的工作思維上

1)所有彙報的背後都是工作型寫作

2)好彙報的基礎是老闆思維

3)好彙報要有亮點思維

4)如何抓住老闆的心

5)有傾向性的解決方法

更細緻的解釋怎麼做好工作彙報

有傾向性的解決方法

Q1:做工作彙報的思維過程是怎麼樣的?是否有一個既定的模式?

成績彙報:

1)先講成績,用數據說話

2)呼應了老闆或客戶哪個核心需求

3)具體做法

4)做得這麼好,再支持一下吧,我需要…

日常工作/困難彙報:

1)事由:收到一個工作任務,需要…

2)進度:目前做了…

3)參照物:以前…這樣做的,競爭對手…這樣做的

4)選擇題:ABC 方案,優劣分別是…請選擇

Q2:彙報要涉及全部事情嗎?還是只是部分?

看具體情況,最好按照優先次序梳理好,一件一件彙報。

1)可以馬上定的簡單事項先說,需要討論一大論的後說。

2)需要馬上定的事情先說,說明緊迫性,請老闆快點拍板。

3)啓動大項目之前做整體系統彙報。過程中對具體進度定期彙報。

Q3:如何將事務性的機械工作做出亮點,爭取向上級彙報的機會?

1)事務性工作不出錯已經是最高要求。先做到不出錯。

2)在工作效率提高上下功夫。比如,優化報銷流程。

3)學好 Excel,Word,PPT 等工具,當有展示機會落到你頭上,馬上抓住。

4)好工作會說話,珍惜羽毛,耐心前行。

Q4:怎麼樣的工作彙報才算是「好」的?

1)你的問題得到瞭解決

2)你的努力得到了肯定

 

簡介:
師北宸,「師北宸寫作訓練營」創始人、長江商學院品牌顧問,前鳳凰科技主编。

(本文經原作者 大頭敏 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為 〈如何做工作汇报,才能既专业又不拖沓? 〉,首圖來源:Pxhere, CC Licensed。)

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