【我們為什麼挑選這本書】你是否常常覺得事情很多做不完？你是否覺得時間過了卻不知道做了什麼？你是否覺得自己的工作效率需要三級跳？
那你可以試試雲端系統，利用雲端破除所有不應該發生的錯誤，並且讓你以更有活力、更彈性的方式工作。（責任編輯：陳伯安）
每次你覺得「沒差」的拖延，都是在降低應有的效率
來到日本後，有件事情讓我非常驚訝，那就是日本人非常喜歡「拖」。他們經常把「回去再弄」或「之後再說」掛在嘴邊，拖延一次可以處理好的事情。
還記得有一次，我到區公所繳交資料，因漏填了一個欄位，被櫃檯人員要求之後補交。
我當下立刻拿出電腦，開啟之前的存檔，將資料補填好後上傳雲端，然後用雲端列印服務將文件列印出來，蓋好印章，在便利商店買了一把釘書機，把資料釘好，前後不到十五分鐘，又回到了區公所。
櫃檯人員看到我時嚇了一跳。
「您怎麼那麼快？大多人都會把資料帶回去，過幾天再來補交。」
聽到他這麼說，這次換我驚訝了。
「過幾天？資料可以當場修改不是嗎？再跑一趟很麻煩耶。」
櫃檯人員告訴我，這是他第一次碰到這種情況。
雖說這只是我的個人經驗，但我認為，就是因為這樣「愛拖」的個性，不把事情一次完成，工作才會永遠做不完。
如果上一件事還沒處理完，自然沒辦法專心做下一件事，浪費時間之餘，還會降低效率。
也許你會覺得上述只是生活瑣事，但其實，這樣的「浪費」在職場上處處可見。
在這科技萬能的社會，大部分事情都可以隨時隨地完成。一點小事也要「帶回去處理」，只是在浪費自己的時間。
切記，辦公室並不在公司，你人在哪裡，辦公室就在哪裡！請務必時時提醒自己當下把事情做完，只要有心，整個城市都是你完成任務的工具。
那麼，具體而言，要怎麼一次把事情做完呢？讓我們繼續看下去。
利用現有科技，減少因為問題產生的「拖延」
假設今天你跟客戶談生意，遇到無權決定的問題，你會怎麼處理呢？很多人都會把問題帶回公司，詢問過負責人後再回覆客戶。
但其實，這樣的做法很容易拖延整體工作的進度，如果回到公司才發現負責人不在，自己又還有下一個工作，在事情都沒有處理完的情況下，很容易讓人產生壓力。
Google 在碰到類似狀況時，都是請客戶用通訊軟體和負責人聯絡，由負責人直接回覆。這麼一來，不但談判可順利進入下一階段，還能省下回公司傳電子郵件給負責人這道手續，其效率之高、速度之快，絕對讓你嘖嘖稱奇。
「必要時立刻連絡」
「需要當下做決定的事絕不拖延」
只要做到這兩點，包你上班不「卡關」。
想要盡量將事情當下做完，可將工作檔案上傳到「Google 文件」（Google Docs）這類可共享的雲端硬碟中，隨時隨地都能上線使用。
你有沒有去拜訪客戶時，突然需要某份資料的經驗呢？如果你事先將檔案存在「Google文件」裡，就可以馬上下載交給對方。這麼一來，回到公司就可以專心處理下一個工作，不用再費心費神傳電子郵件。
設定回覆的最後期限，做決定當機立斷
說到「拖」，下結論、做決定更是拖不得。開了會就一定要有結果，否則將大幅影響之後的進度。開會被問到無法馬上回答的問題時，很多人都會選擇「之後」再回答對方。其實不用什麼都留到之後，有些事是可以當下處理的。
比方說，你可以將事情分成「已了解」和「待了解」，先向對方說明已了解的部分，解決可以拿定主意的事項，待了解的項目則於下週確認後答覆對方。
要儘速解決工作，一定要訂出「做出結論」的最後期限。
需要明天立刻答覆嗎？還是下禮拜前做出決定就好？最晚要什麼時候拿定主意？訂出期限後，才能專心解決問題。
相反的，若不訂出期限，很容易淪為一拖再拖。這樣的方式有助於激發責任感、提升「當下處理」所需要的專注力。
有了主意後，才能進行下一個動作。要做什麼、不做什麼、要做 A 計畫還是 B 計畫，當機立斷，雷厲風行。
之所以沒有進度，是因為你太優柔寡斷了！這個好像很好，那個好像也不錯，猶豫不決導致停滯不前。有些人則是過於害怕失敗，因擔心風險而遲遲不敢付諸實行，這種人看似當場決定「不做」，卻只是不知道自己到底要不要做。
當然，有些問題我們可以留給時間解決，在面對人生重大選擇時，有時也必須退一步俯瞰問題，謹慎思考，切忌輕率行動。但商場就不同了，商場上的結論是拖不得的！一定要當機立斷。
遇到自己無法決定的事情，請「交棒」
相信你在談生意時一定有過這樣的經驗──因無法立即回答對方某些問題，只能將談判暫時告一段落。
但你有想過嗎？這些「不清楚」或「無法自行判斷」的事情，大多可以靠人際關係解決。
關鍵在於「交棒給下一個人」。
比方說，今天客戶對你提出一個要求，但你無權決定又或是無法處理，這時該怎麼辦呢？其實，到這裡你的任務就算結束了，只要交棒給下一個人即可。如果「下一棒」能夠立刻給出答覆，你大可在客戶面前當場打電話給他問個清楚。
之後如果需要「下一棒」的幫忙，可先徵求他本人的同意，再向上司報告原委，請上司直接連絡對方的主管，藉此提升處理速度。
總歸一句話，「工作」就是「解決問題」。有些問題可以靠自力處理，但遇到自己無法解決的大問題時，若不肯求助他人，可就前功盡棄了。
遇到無法處理的事情，我們不應立刻放棄，而是蒐集解決問題所需要的資源。就這層意義而言，告知對方自己需要哪些資源，其實也是「當場解決」的一種方法。像這樣有能力解決大問題的人，將來終必成功。
三技巧擺平「不知如何處理」的事情
如果客戶每開出一個條件，你就要帶回公司詢問一次，要什麼時候才能把事情處理完呢？溝通而不決，就只是在浪費時間。
即便遇到自己無法解決的狀況，也應設法前進，而非站在原地躊躇不前。
人遇到自己能力範圍以外的問題時很容易亂了陣腳，唯有知道如何解決難題的人，才得以邁向成功之路。
具體而言該怎麼解決難題呢？在這裡提供各位三個方法。
分類：「已了解」或「待了解」
立刻區分出「已了解」和「待了解」兩個範圍，並從「已了解」的項目著手。解決部分問題後，有可能會產生骨牌效應，進一部發現處理其他問題的辦法。
如果腦袋一片混亂無法思考，那就動動手吧！遇到不懂的問題時，我都會列出「已了解」和「待了解」清單，然後先處理前者。
和客戶談生意或開會也是一樣，遇到不清楚的事項時，建議你可跟對方這麼說：「A 部分我們可以這麼做，B 部分我目前無法給您回覆，待我問過敝公司的專員後，再向您提出新方案。」
請勇敢提出問題
那麼，要怎麼劃分出「待了解」的問題呢？答案是「提問」。
不知道原因結果時，可適當發問來釐清問題本質、哪個環節出了差錯，能處理多少是多少。
一直埋頭苦幹不是辦法，出去走走或許可以靈機一動
事情完全無法進展時，轉換心情也是一個方法。這時可以小歇片刻，又或是去外面走一走。
遇到任何狀況都要設法解決，當場能處理多少是多少。把問題帶回公司只是在浪費時間、拖延進度罷了。倘若遇到無法當場處理的事項，回到公司一定要訂出下一步，並持續完成進度。
Google 用線上同步編輯，一次解決與會人資訊不同步的問題
一般公司開完會後，都會請人將會議內容整理成「企劃書」或「報告書」。
假設今天是由 A 負責打報告書，他必須先回到自己的座位上，打好紀錄後傳給 B 確認，B 看過後再傳給 C，一個傳過一個，而 A 就只能苦苦地等檔案傳回他手上，完成之日遙遙無期⋯⋯
Google習慣將這些繁複的過程「當場一次解決」。
Google的會議室裡設有大螢幕。
他們的議事紀錄、書面資料不是由單人負責，而是開啟「Google 文件」投影在大螢幕上，當場由所有成員合力編輯製作。
如果所有人都盯著自己的電腦看，就沒辦法好好討論了。為了避免這個情形，他們將所有人的文件一次投影在螢幕上，讓大家看著螢幕集思廣益。
這麼一來，就可省去電子郵件一來一往的麻煩，當場完成文件的基礎架構。
這個方法除了開會時可以用，也很適合用來討論企劃案。
一般在籌備企劃案的過程中，大家會將自己做好的文件檔或簡報用電子郵件寄給組員，看過的組員則在檔案中留下意見和評語後回傳。收到回傳的檔案時，必須修改檔名才能存檔，像是在後面加上「第一版」、「第二版」，又或是「日期」、「審查人員的名字」，否則很容易搞混。
說實在話，你不覺得檔名改來改去非常麻煩嗎？一不小心還會出錯，既浪費時間又費心勞神。
Google 員工從不用電子郵件傳送工作檔案。他們直接將檔案存在「Google 文件」裡，然後傳一封信給相關人員說：「資料已上傳，連結如下，請有需要的人於 ○ 月 ○ 日前上網編輯。」讓大家各自在雲端上修改補充，逾時不候。這麼一來，即便來不及在會議上編完文件，組員也可以在「Google Hangout」上傳訊溝通，又或是開視訊會議進行討論，一起在線上完成編輯。
這個方法可讓所有組員同時掌握最新版本，擺脫「弄錯版本」的惡夢。
傳統「編輯↓傳送↓編輯」的過程其實很浪費時間。所以 Google 員工才會放棄使用電子郵件，採取當場合力編輯的方式。
最近越來越多企業推出跨公司的合作企劃案，雲端空間也成了雙方合作不可或缺的工具。
在雲端的輔助下，組員就無須同時到場開會，只要有空時再到雲端上確認檔案即可。如果沒什麼特別的問題就不用報告，有問題再另行討論。這樣不是很簡單嗎？
怕大家誤會我在幫 Google 打廣告，在此特別補充，微軟（Microsoft）的 Office 365、蘋果（Apple）的 iCloud 等雲端空間也可以共享檔案喔。
（本文書摘內容出自《Google神速工作術：如何在人工智慧時代保住你的飯碗？學會Google「10倍成長思維」，再忙也能創造10倍成果！》，由 平安文化 出版社授權轉載，並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題，首圖來源：Pexels。）
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