【我們為什麼挑選這篇文章】我們都知道,但是我們都不說。有時候開了幾個小時的會,但怎麼好像沒決定多少事情。有時候坐在會議室裡,聽著別人講話卻不知道為什麼需要討論這些事情。你知道這是一個沒有效率的會議,那有效的會議是什麼呢?(責任編輯:陳伯安)

有效的會議

如果我們不注重開會的效率的話,我們將很容易一不小心就把公司的生產力推到無止盡的時間黑洞裡面去,尤其是當開會需要參與的人數越多時,這個時間黑洞可能就會越大。

所以對於每一次會議,我都盡可能做出以下的「Check List」,避免做出無謂的時間消耗:Agenda、Key Person、Action Item

如果一個會議沒有符合這三項,那需要開會的意義就很小了。所以開會前,需要先想過,這次開會的重點是什麼?(Agenda)需要參與的人有哪些?(Key Person)開完會後,大家接下來需要做出來的具體行動是什麼?(Action Item)

如果只是純粹溝通進度的會議,建議在進度溝通上的時間越短越好,相關進度的 Fact or Number,大家都可以先事先 Update 好,會議上的真正重點應該是「透過 Fact or Number Review,接下來我們該做些什麼?」

沒有 Agenda:會而不議

沒有 Agenda 的會議,將會讓會議的討論帶入毫無頭緒的發散,這點會議主持人將要負上最大責任,因為開這種會議是對生命的消耗,對其他人時間(生命)的不尊重,這種狀況叫做「會而不議」。

沒有 Key Person:議而不決

沒有 Key Person 的會議,將會讓會議的確認事項無法確認,這種會議通常就會要重開一次,所以 Key Person 沒到的會議,就不如不開了,不然就很容易導致「議而不決」。

沒有 Action Item:決而不行

如果沒有 Action Item 的會議,那這種會議通常就容易流於形式,這種狀況叫做「決而不行」。

所以避免發生會而不議、議而不決、決而不行, 在會議招開前,我們都可以試著針對上述三點做個 Check,避免為了開會而開會。

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(本文經原作者 Keynes Cheng 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為〈有效的會議〉,首圖來源:Nguyen Hung Vu 的 Flickr。)

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