3 個工作天完成整月結帳作業,IBM 怎樣改造財務流程的?

【為什麼我們要挑選這篇文章】1911 年創立的 IBM 是一間百年企業,但是至今市場上仍然十分有競爭力。原因就在於這間企業抓住了與時俱進、改造優化的精髓。今天我們談的是財務流程的改造,釋放了 IBM 創新動能的案例。(責任編輯:鄒昀倢)

對許多公司而言,財務數據常是事後分析而成為落後指標,但對 IBM 而言並非如此。因為 IBM 擁有前瞻性的財務分析,從前端開始追蹤市場上的商業機會,再與財務預測結合,使財務結果僅為財務預測的落實。IBM 的財務管理不但從事事後分析,更擁有前瞻遠眺與主動出擊的能力,在公司經營管理上扮演極為重要的角色。

過去一年多以來,美國不少企業陸續爆發財務弊端,不僅讓一些企業面臨經營危機,甚至引發經濟成長疑慮,也使好不容易漸見起色的景氣復甦訊號再度蒙塵。這是全球企業經營者及財務長不能忘記的殷鑑。

完善的財務稽核制度,對任何公司而言都是相當重要的工作,因為它可以避免許多弊端,為公司帶來難以估計的潛在利益 。IBM 不僅是全球資訊科技的領導者,也是以財務稽核制度嚴格聞名的業界模範生。IBM 結合了這兩項特色,在 IBM 整個企業轉型改造工程中,進行了更全面性的淬煉。

IBM 的改變其實是漸進式的。不過如果以五年或十年的時間回頭來看,會發現 IBM 的改變令人驚訝。

動態性的工作模式

首先,令人印象深刻而且改變最大的,就是工作型態的不同,特別是工作地點已經不是達成工作的要件。以台灣 IBM 公司的財務工作為例,會計人員散居各國,除了台灣本地外,還有一大部分在馬來西亞、中國大陸、澳洲等地。很多時候大家都必須和未曾謀面的人一同工作,但這並不會影響工作進展與品質。這就是「動態式的工作環境」(Dynamic Workplaces)。

除了掙脫傳統固定工作地點的束縛外,另一個改變就是時間運用的效率,這也是最明顯的優點。目前 IBM 只需大約三個工作天,就可以完成上個月的一般會計結帳工作,而且財務長也不需要實際參與;這是相當不容易的,因為許多公司常要到下個月中或月底才能獲得上個月的結帳結果。此外,許多公司的財務長也常常被綁在結帳與分析歷史資料的工作上;但在 IBM,結帳後幾乎可以同時帶出資料分析。因此 IBM 的財務長可以利用很多時間進行討論與前瞻性分析,對公司有更多實際貢獻。

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落後指標變成機會指標

IBM 所採用的財務系統可以做出哪些分析?由於 IBM 組織龐大,包含許多面向,包括產品別、產業別、行銷通路別等等,甚至每個類別都還有更精細的分類,超過三度空間,各個細項的交叉分析相當繁複。透過 IBM 的系統,我們可以輕易分析出所需要的財務訊息。

另一個特色是預測。對 IBM 採購、出貨等作業而言,預測是很重要的,所以 IBM 有一個固定的預測系統,可以知道台灣下一季的產品預測。而且,這套系統還可以進一步連結到工廠製造部門,判斷何時下單及產品製造、到貨日期等時程。

另一個例子是這套系統能事先針對不同業務內容的財務分析進行計算。例如,不同客戶會有不同的產品組合與數量需求,IBM 的系統就可以針對不同情形,決定不同的計價方式,並計算出預期營收與毛利。

對許多公司而言,財務一向被視為落後指標,但在 IBM 則不然,因為 IBM 擁有良好的預測機制,所以能從前端進行市場的機會預測與追蹤。IBM 把每個商業機會劃分成數個階段,不斷記錄追蹤,直到最終結案。所以這套系統可說是一個「機會指標」。

就因為擁有這樣具前瞻性的追蹤機制,所以 IBM 對營收有更確切的掌握,也因為在流程中很清楚所賣出的產品,因此可以掌握利潤率;而公司費用大多是固定的,所以整個財務預測就可以清楚地呈現。對 IBM 而言,這種預測準確度是相當高的,可以幫助各個部門進行需求預估,也對公司運作有很大幫助。這就是所謂前瞻性的財務分析與作法,也是目前財務長的主要任務之一。

在這樣的作業模式下,IBM 財務預測的精準度很高。因為對一個財務健全的公司來說,在日常運作中就應該充分掌握公司財務狀況,不至在短期內大幅調降或調升財務預測

IBM 的改造作法

整套「動態式的工作環境」要在 IBM 全球各地順利運作,必須透過各方面的配合,這包括一套共同系統(Common System)、標準的作業流程與處理程序。由於這些基礎條件的配合,整個運作模式得以順利完成。

就財務方面而言,這樣的成就並非一夕之間達成,而是循序漸進的。以會計而言,首先,IBM 所進行的首要工程是統一會計制度。這是一項龐大的工程。由於 IBM 各地的會計人員原本各自建立不同的會計科目與解釋,所以這方面的整合相當耗時。接下來,IBM 成立區域性會計中心,進一步整合區域內的流程與程序。以位於馬來西亞的會計中心來說,其服務對象便包括了亞太地區內的數個國家。最後,則是建立全球一致性的共同系統。現在這個系統已經完成,全球相關人員可輕易透過這套系統擷取 IBM 各分公司的結帳狀況。

企業如何進行財務會計的改造

當然,每家企業的規模與自動化程度都不一樣,所以改造必須視情況而定。不過,仍有以下原則可供參考。

首先,健全財務制度是每個企業的第一要務,也就是建立一套標準的會計基礎與流程(Flow),例如傳票認證程序、採購流程、財務決策流程等,而這也正是資訊科技可以提供協助之處。舉例來說,許多公司都使用紙張式的採購簽呈單。經過層層審核後產生許多「簽名」,而這些簽名可能難以辨識其真偽與正確性;此外,這些流程中的紙張可能大多以「副本」進行。從稽核角度來看,這些都是問題,也容易產生弊端。但是若透過電腦化,這些問題可以輕易解決,因為整個流程都在電腦上作業,能很清楚地知道處理狀況、審核程序,也方便隨時追蹤。

其次, 應該依照公司特質,以運作最頻繁的財務活動優先改造 ,再逐步修正其他項目。以 IBM 為例,採購作業相當頻繁,所以電子化採購業務亦為首要任務。目前 IBM 內部的採購流程已經趨近完全的電子化與無紙化,全部流程都在電腦上進行,流程時間(Cycle Time)的減短、採購作業的透明化,為 IBM 帶來莫大的助益。

另外,在會計電腦化後,就可以進一步往財務分析方向進行建構,產生各種財務分析與預測報告,供企業決策階層參考。

改變的選擇

任何改變都是一種挑戰,並非一蹴可幾。對公司而言,改變大多是由一些擁有願景者所驅動,然後形成決策,在經過內部充分溝通後凝聚共識,才能順利推動。以 IBM 為例,十年前 IBM 員工都相當喜歡自己引以為傲的 IBM 終端機,當公司決定以 PC 取代終端機時,許多人都抗拒這樣的改變;不過,現在已經難以想像要怎麼倚靠終端機工作了。

此外,個人身為 IBM 女性多元化社團的領導人,對許多職業婦女面臨平衡事業與家庭、所產生時間分配的難題,感受特別深刻。透過「動態式的工作環境」,工作地點與人際間的實際距離已不是問題,很多工作可以經由電腦及網路在辦公室以外的場所完成,包括家裡,職業婦女也因此得到更多的彈性。這也是改變所帶來的好處之一。

(本文經 IBM 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為 〈 轉型中的工作環境 〉。)

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