有不少人習慣使用 Gmail 當作工作信箱,但 15 GB的空間卻常常讓上班族用不夠,每天都有源源不絕的客戶、廠商或公司內部信件,空間一旦滿了就會收不到信。

以下提供幾種方法整理你的 Gmail,建議要養成固定清理的習慣,不要等信箱真的滿了、漏信再來清呀!

什麼佔據了你的儲存空間?

首先,先了解包山包海的Google服務裡,有哪些會佔據你的儲存空間。

Google 的雲端空間是供給信箱雲端硬碟相簿使用,因此要先檢查你是哪個部分的檔案太多了。點進信箱首頁最下方的「管理」,再點選圓餅圖下的「查看詳細資料」,就可以看你現在的資料是什麼佔了最多。很可能佔據空間的並不是信件,而是你暫時存放在雲端硬碟的文件和相片。

此外,像是Google 文件、Google 試算表、Google 簡報、Google 表單和 Google 協作平台等,都是不會佔空間的,因此也可以多使用這些Google的線上工具,減少空間使用。

1. 善用 Gmail搜尋功能

Gmail 的搜尋欄除了能用關鍵字找出相關信件,也可以利用指令去找出你可能不需要的信件。這邊提供四種指令,幫助大家殺光那些冗信。

太舊:刪!(指令:older: yyyy/mm/dd)

只要在搜尋欄上打出上面的指令,就可以找到這個日期以前的信件,接著按下左上角的全選、刪除,把這些陳年信件一次掃掉吧。

太大,刪!(指令:size: __ mb)

工作信件常會夾帶 word、pdf 等文件,大一點的可能會佔了數十 MB,這時候只要打這項指令就可以找出附加檔案大於某個大小的信件,再用上述的方式刪除即可。

某人的信,刪!(指令:from:某人信箱、to:某人信箱)

前者可以讓你找到某人寄來的信,後者可以幫忙找出寄給某人的信。某些已經離職的窗口,或是上份工作的信件,就可以把它都刪光光了。

此外,上述指令都可以一起使用。例如我想找出太舊而且附件過大的信,打上「older:2013/10/10 size:10mb」,就能找到 2013年 10月 10日以前,而且檔案大小超過 10 mb 的信件,也就是只要用空白隔開兩個指令,就可以找到符合這兩種條件的信。

2. 停訂根本不看的信件

在刪除信件的過程中,你可能會發現有些廣告、新聞或社群媒體的信件,有些你連點都不會點,卻每天不停寄信進來。

只要點進其中一封信件,信中左上角的寄件者欄位旁邊就有「取消訂閱」的按鈕,點進去後會到這個寄件者的訂閱頁面,關掉類似「電子郵件通知」的選項就可以囉。

3. 整理信箱以外的空間

如果Gmail 清完空間還是不足,那可能是雲端硬碟或相簿的檔案太多了。

清理雲端硬碟

點進 Google 的雲端硬碟,把游標移到左方選單的下方,會顯示雲端硬碟、相簿及信箱的佔用空間,接著點進雲端硬碟的欄位,就會依照佔據空間的大小排出所有檔案,只要從最大的開始刪除,很快就能清出空間。

選取「高畫質」儲存相簿

Google相簿雖然沒有比較輕鬆的整理方法,但如果想要免費使用不佔空間的Google相簿,可以點選相簿首頁左上角的漢堡選單,接著點進「設定」,會看到「高畫質」和「原始畫質」兩個上傳選項,選取以「高畫質」上傳即可。

只要選取高畫質上傳,Google會將大於 1600 萬像素的相片,調整為 1600 萬像素;解析度高於 1080p 的影片則會降為 1080p。這個設定會壓縮到相片、影片,因此使用前要先考量自己的需求喔。

最後的最後,不論哪一種功能,刪除後都會丟到垃圾桶裡,別忘了一定要把這些垃圾桶都清空,才能真正騰出空間呀!

(本文開放合作夥伴轉載;首圖來源:gabrielle_cc,CC Licensed)

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