【抽獎活動】跟 Google 菁英學效率的第一步:拋棄 email,省下 9 成時間!

【我們為什麼挑選這篇文章】Google 一名員工平均每年可以為公司創造 340 萬台幣的價值,這個數字有多高?相比松下電器、日立等大公司不到 100 萬的數字,只有 Google 的四分之一。

為什麼有這麼大的差距?問題就在於效率、效率、效率,而曾在摩根史丹利、Google 任職的彼優特,就要用《Google 神速工作術》與大家分享 Google 的效率祕技!(責任編輯:陳君毅)

切勿用電子郵件「喬時間」,喬來喬去時間都跑光啦!

在規劃行程時,很多人都會用電子郵件詢問大家方便的時間,但他們不知道的是,這麼做只是在為自己找麻煩。

假設你發郵件詢問大家某個日期有沒有空,只要成員中有一個人無法配合,你就必須再發一封詢問另一個日程。繁複的聯絡程序讓召集人苦不堪言,更別提不是每個成員都會立刻回信。

還記得有次我跟某家公司討論開會日期,對方跟我說:「我希望其他部門的人也能一起開會,我安排好時間後再聯絡你。」結果這一安排,就花了兩天。

只是安排日程,有必要花到整整兩天嗎?

工作最忌諱浪費時間在沒有成效的事情上

只要使用雲端功能安排行程,即可避免這些情形。

最近不少公司都推出行程管理系統,但員工頂多只能在上面預約會議室,實在可惜。在此推薦大家使用功能更豐富的「Google 日曆」(Google Calendar)。

比方說,你可以跟指定對象共同編輯行事曆,請他輸入會議等預定行程。這麼一來,你的行事曆中就會自動出現會議行程,點開還可以瀏覽議題內容等詳細資訊,甚至可下載當天的會議資料。在種種事先準備之下,開會當天就可省去不必要的開場白,直接進入主題,提升討論品質。

下屬有事找你時,也不用一來一往地「喬時間」了。他可以在「Google 日曆」中查詢你的行程,直接在雲端上預約你的時間。如果你臨時有事,只要修改行事曆,對方就能查詢到。有了雲端日曆,就不用一天到晚檢查電子信箱了。

不過,平常還是要對下屬做心理建設:「我如果臨時更改行程,不是故意放你們
鴿子喔,是真的忙不過來。」

很多時候只差上司點頭就可以開始執行了,卻因為不清楚主管的行程、不斷撲空,導致企劃遲遲未能開始。因此,我特別推薦主管人員使用這個方法管理行程,在雲端上與下屬共享行事曆,下屬想要找上司,只要配合行事曆上的空檔即可。

如果下屬一天到晚煩主管「您什麼時候有空?」、「今天可以去找您嗎?」,其實也是變相在剝奪主管的時間,使用雲端日曆可節省彼此的時間,提升整體的工作速度。

我個人則是將行事曆上的「空檔」設為公開,同時與多位客戶共享行事曆,管理行程既方便又快速。

「Google 日曆」可設定共享範圍,若有需要,也可以與特定使用者共享私人行程。

公私行事曆分開管理其實挺麻煩的,有時改了東就忘了西。「Google 日曆」可在同一個行事曆上管理公私行程,只要將共享對象分為幾個群組,就不用擔心發生遺漏的問題。

有些夫妻會在雲端上共用行事曆,每天晚上更新彼此的行程,藉此確定對方哪幾天回家吃晚餐。這個方式比傳訊溝通更有效率,老婆只要查查行事曆,就能知道老公哪天要加班,當天就不用特別煮了。

善用行事曆可省去傳訊息一來一往的麻煩,讓溝通更順利。「喬時間」是標準浪費時間的行為,想要分秒必爭,可先從這方面下手。

開會只要關鍵人物到場,隨約隨開效率最高!

用電子郵件較難把事情說明清楚,有時反而會拖到工作進度。

相信各位一定有這樣的經驗,來來回回傳了幾封郵件後,還是在雞同鴨講,搞不懂對方的用意。遇到這種情形,建議你可以改用電話溝通,又或是約對方當面談。

再方便的溝通工具,都沒有「當面談」來得有效率。與其打字打得要死要活,倒不如一句「我們當面談」,開啟 Google hangout 視訊功能直接討論。直接看到表情更能了解對方的想法,其溝通效果是文字、聲音所比不上的。

面談好處多:當場把問題解決,絕不拖延

當面談還有一個好處,那就是可以當場解決問題不拖延。富士達(Fujitec)的友岡賢二就讓電梯修理人員直接跟工程師視訊溝通,藉此提升作業效率。很多人以為像 Google 這種資訊科技公司,肯定是利用電子郵件溝通工作。說了你可能會嚇一跳,Google 員工其實常常舉行小型會議。

Google 公司裡到處都設有談話區,公共區域自是不必說,許多地方都設有桌椅、咖啡廳,供員工溝通交流。

Google 開會的方式非常有效率。發現問題後,會先評估需要哪些人來解決這個問題,隨後立刻召集四、五個必要人員來到現場,盡快開完會議。

很多人都以為「臨時召集」大家一定沒空,事實上卻是恰恰相反。大多企業都習慣寄電子郵件跟參加者一一確認開會日程,既費時又費力。

開會的目的並非「集合」,而是「決議」,因此,只需召集幾名關鍵人員就夠了。

制度是死的,人是活的,即便是定期會議,也無須強迫全員到齊。建議大家可因應需求變通,像是 根據開會內容安排參加人員;重要成員因出差而無法到場時,可將會議延期;如果當天感覺討論不出什麼結果,也可直接取消會議

寫 email 是「延遲」,交談是「即時」

看到這裡,你是不是也覺得電子郵件比想像中的更「棘手」呢?

關於這一點,用「寫信」和「交談」的差異來說明,應該就很好懂了。

使用電子郵件溝通,你必須先寫信給對方,待對方回信後溝通才算成立。這樣的通信過程快則一天,慢則得等上好幾天。有些無法一次解決的問題,從第一封信到討論出結果可能得花費一週以上。

仔細想想,這種工作方式效率低的離譜。A 花幾天做好自己的部分後傳給 B,B 又花幾天做好傳給 C。重點是,A 傳給 B 後,B 不一定馬上有空做,導致過程中產生許多「空白」。

這還不是最糟的。假設 B 做得很差,被上司要求重做,就會耽誤到後面的流程。

用這種方式工作,速度哪快得起來呢?

但線上交談就不同了。只要將成員拉進群組,就可直接在線上商議,當場做出結論。先給成員幾天時間各自作業,再約個時間開會討論,不用花多少時間就能結案。線上群組非常方便,成員無須到場,隨時隨地都可以上線討論。屏除時差問題,無論你在日本、美國還是印度,都可以合作執行企劃案。

目前我有個顧問合夥人在紐約,事業夥伴也遍佈全球,包括矽谷、巴西、烏拉圭,他們經常在線上向日本成員回報工作狀況。

有趣的是,因為我們實在太常視訊了,根本感受不到距離,有時都忘了對方是在日本、紐約,還是倫敦,唯一顧忌的只有對方現在是不是睡覺時間。據說知名拉麵店一風堂的總經理清宮俊之,就是透過「Google Hangout」和國外聯絡。

除了「Google Hangout」,市面上也有很多免費的視訊通話軟體,像是 LINE、Facebook Messenger、蘋果 的 Face Time 普及率都相當高,一般上班族都可使用。

就拿我顧問公司的合夥人石原明先生來說吧,他是一名經營顧問,也幫忙許多創業新手調度資金。他在和顧客交流的過程中,常用 LINE 向客戶說明自己的想法,又或是在線上與投資家交涉。聽他說,最近他在處理某個案子時,分別用 LINE 和電子郵件和兩批人馬交涉,結果前者比後者更快完成了投資。

寫信是一種延遲行為,收到信後得深思熟慮一番才回信;交談則是一種即時溝通,當場解決,一次到位,兩者的速度差異皆反映在工作的成果上。

善用雲端功能可幫助你從根本改善工作模式。想做出十倍成果嗎?想要只花十分之一的時間就完成工作嗎?

請務必記住八字訣:「全體集合,一次解決」

看到最後的好孩子,目前我們在舉辦本書《Google 神奇工作術》的抽獎噢: 傳送門

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(本文書摘內容出自《Google 神速工作術》,由皇冠、平安叢書授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。圖片來源:Pixabay, CC Licensed。)

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