2018 年數位趨勢:用 AI 加速財務管理能力,財務人不用被 Excel 表格淹沒了!

從企業、NGO、到政府部門,各種各樣的公民營組織,其最重要的大事之一,就是編列預算並確實執行。但很多組織還在仰賴 Excel 試算表,可說是摩登時代的原始人。在全球化、雲端化時代,企業面對的大環境是:景氣瞬息萬變、需求飄忽不定;年初的預算規劃,很可能一個季度之後就失準。根據調查, 全球只有四成財務長認為自己能夠準確預測未來一季 ,可見大環境的波動,也增添企業對於財務預測的不確定風險。

根據 Oracle 調查,只有 40%的企業財務長認為自己可以準確預測未來一季的財務變動,代表財務預測在許多企業裡未能有效提供洞察先機的功效。

身處數位時代,身為財務長或是企業決策者的您,在財務管理的工具與認知上自然也要與時俱進的數位化,從傳統的財務會計管理技能晉升掌握數位工具、提升生產力效率的「數位財務長」,必須具備的基本核心技能就是「用雲端管理、運用財務資料作為企業經營決策的利器」。從這篇文章,您可以了解身為一個「數位財務長」應具備的重點知識要點有哪些。

數位財務管理優質案例:Heinz 蕃茄醬上雲端把財務管好,省下 75% 時間成本

擁有一百五十年歷史的美國蕃茄醬品牌 Heinz,產品行銷全球二百個國家,年營收逾台幣千億元,也是股神巴菲特旗下柏克夏海瑟威持股過半的企業。

過去 Heinz 內部預算管理是透過試算表及微軟 Access 系統,由於系統使用者橫跨八國,有八百多人必須參與規劃,excel 無法負荷經常當機,很多精算的資料因此流失未存檔,等於做了白工。另外因為預算資料的項目太過龐雜,光是把它收集起來並匯整在同一個試算表,就要花一個月以上的時間,人力及工時都極度浪費。

採用 Oracle 的雲端財務管理系統後,Heinz 公司花在匯整預算上的時間降低了 75%,行政作業更精簡;同時系統擁有多維度多語言介面,讓各部門使用者的體驗都大為改善。PBCS 替 Heinz 產生的各種即時報表及衍生數據,不止供財務部門使用,公司對外的行銷、業務等各種決策也都以此為依據。

預算規劃變因太多,Excel 常當機

面對鉅變的內外在環境,如何從人力、成本、業務、行銷等各面向來調整,讓預算從編列到執行,每一步都更為精準且快速,就成了企業的優先課題。「預算規劃」這個重中之重,不只牽涉財務部門,它還包括了多個複雜變因,須要各部門一起動起來,即時反應以發揮綜效。

舉例來說,營造廠面對鋼鐵價格上漲,採購部門必須即時回報成本的增加幅度;工具機廠面對台幣短期內大幅升值,出口競爭力下滑,業務部門被要求立刻評估匯率對報價的衝擊;消費景氣突然急凍,便利店想推出飲料搭點心的優惠來刺激買氣,也需要行銷部門快速試算成本,找到最佳商品組合。

成本、匯率、新產品線…… 等等,上述各項變因如果單獨發生,透過 Excel 來試算已顯得左支右絀,困難又費時;更遑論若跨國企業的財會需求更加複雜,無法異地存取不同國家的財報資料、表格格式無法統整,或是表格過於龐大導致計算公式無法同步,財務長們就會被淹沒在缺乏整合、沒有章法的 Excel 茫茫大海檔案中。

以上舉例還只停留在「財務資料統整」的階段,當財務長、部門決策層級必須要從財務資料中進一步分析接下來企業發展的優劣勢時,財務管理系統的分析功能就會更顯得重要,正所謂魔鬼藏在細節裡,財務管理就是公司營運的根本。如果忽略財報顯示的警訊,當下看到的成本不一定是真的成本;實際的公司支出也可能比原先預估高許多。這些因為資料分析不充足造成判斷失準而付出的代價,就可能讓公司財務出現問題。

坊間 ERP 系統廠商雖有開發預算模組,但功能太過陽春,無法進行模擬試算及多變因整合,也無法真正因應管理決策者與財務長的需求。

用雲端來管財務資料,從資料整合到分析一個系統解決

軟體龍頭 Oracle 的 PBCS 預算規劃雲,是全球首個以雲端為基礎的預算規劃系統,讓企業在制定和執行預算時,告別摩登原始人的窘境。透過創新組態框架,提供具備彈性、即時資料分析並且安全的雲端財務資料管理方案,透過雲端 API 串接導入後即可依照不同業種、公司規模、專案需求而做客製化使用,同時也可串接公司既有資料系統,兼顧以雲端維基礎的規劃解決方案,與固有的方便實用性與升級能力。

要從財務長升級成數位財務長,以下的重點雲端概念,你不可不知。

重點概念一:靈活的預算編製,財務經理不用淹沒在表格中

根據 Oracle 調查,全球 93% 的財務經理被淹沒在電子試算表中,尤其是在預算編製、規劃和預測領域中,導致財務部門人員無法發揮所長在財務分析這塊,而是將生產力資源浪費在檢查報表正確性中。

舉例來說,當企業完成新產品開發後,必須開始估算上市的營銷數字。此時要考量單價 (P)、銷售數量 (Q)、折扣、退回、人工、物流成本、行銷費用。。。等等;每一項數據在估算時,都有不同的假設基礎,一旦基礎改變,對整體預算就會牽一髮動全身。

假設某大電子廠為了因應對手競爭,決定降低產品單價,必須試算降價後銷量可能發生什麼變化,才能準確預測季度業績;在此同時,位在中國的生產線,因官方突然宣佈基本工資調升,也必須重新試算人工成本。將這些變因輸入 excel 試算時,財會人員經常遇到的狀況是,人工 key-in 數字或公式時發生錯誤,或者檔案太大,跑到一半當機,來不及存檔而前功盡棄。

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重點概念二:同時能跑多種財務模擬結果,多方預測多方考量

Oracle 的 PBCS 預算規劃雲,能夠利用系統建立的模型(如下截圖),把變動後的參數輸入,立即就能得到試算結果。甚至可以使用特定案例模型、製作財務封閉測試環境和預測功能,協助財務主管規劃及預測複雜的業務假設情況案例。系統也可根據多個假設,建立多種財務預測模擬資料,並透過可視化圖表建立即時報表和 PowerPoint 投影片。

另外也結合簽核功能 (某些調整需要主管授權同意),並直接內建社群討論,留下每一個修改版本的簽核及討論軌跡,做為日後憑證與參考。

PBCS 允許使用者自行設定不同財務參數,協助跑出多種的財務預測模擬結果。

尤其當預算變因出現一百種以上的不同情境排列組合時,財務會計人員若採 Excel 試算,因屬人工輸入,容易打錯或誤刪數字,出現版本混亂。 PBCS 的自動化程度更高,可減少人為疏失,更符合企業內控。

重點概念三:資訊不再漏,損益表有變動,自動同步至資產負債表及現金流量表

企業最重要的財報三表:損益表、資產負債表、現金流量表;只要在其中一個表做了更動,另外兩個表就須相應調整,否則數字兜不攏。按照傳統 excel 操作,損益表一修改,就須手動開啟資產負債表及現金流量表兩個檔案,以人工輸入,很容易出錯。 Oracle 的 PBCS 預算規劃雲可針對財務三表進行同步,只要任一表中做了變動,即可自動轉記到其他兩表。

重點概念四:四大框架全面迎合財務規劃各種場景需求

PBCS 預算規劃雲介面仍然保持 excel 介面,財務人員不用重新適應新系統,主要功能包括:預算編製、預測性規劃、情境分析、以及互動式儀錶板。若從業務流程來區分,則包括四大框架:財務 (Financials)、勞動力 (Workforce)、專案 (Projects)、資本 (Capital);可滿足預算規劃的不同面向需求,並且透過 雲端記憶體式運算和快速聚總,即時重新整理儀表板和報表。

PBCS 考量使用者體驗,仍以 excel 介面作為主要操作介面,協助使用者立刻上手。
PBCS 強調可視化儀表板,清楚呈現資料整合後成果,方便財務管理者作出判斷。

財報三表屬於財務框架的功能。另外,勞動力框架則能解決按員工別或職務代碼別來分類的薪酬問題;專案框架適用企業內部的與日常業務性質不同的大規模專案,試算不同變因;資本框架則可掌握既有資產、新資產、甚至無形資產 (如商譽)等等,進行量化整合,特別適用於擁有龐大資產的企業。

企業進行財務及預算規劃時,常遇到以下問題:一是軟體版本老舊,或難與現有系統整合;二是若建置專屬軟硬體,初次成本過高,且擴充彈性不大;三是預算規劃儘由財務部門主導,各部門參與程度不高;四、資料究竟該上雲端,或自建雲比較安全。

重點概念五:透過 API 導入即可與企業現有系統相容,不怕資料整合問題多

企業仍被 excel 綁架,主要是無法找到友善的預算規劃軟體,而且一想到要跟現有 ERP 系統整合,就很頭大,未來還有版本無法與時俱進,功能落伍不符需求的問題。Oracle 表示,雲端時代的核心精神,就是軟體功能隨時都能擁有最新版本;Oracle 根據多年來替全球五百大企業服務的經驗,在 PBCS 預算雲上開發的功能,讓所有客戶都能享受頂尖企業的成熟作法。

PBCS 架構在 Oracle 的 EPM(Enterprise Performance Management)企業績效管理系統) 雲端服務之下,可以獨立租用;有現成的模組化功能,也可按照企業的需求來量身訂做。由於 PBCS 在設計之初就以雲端為基礎,相容性高,因此透過 API 及 web service 即可與企業既有的 ERP 或者 in-house 開發系統進行串連,讓企業脫離「資料孤島」,想採用整合式或混合式的雲端架構都可以。

透過 API 與 web service,PBCS 可以迅速整合各項系統的 data 與 mata data 等數據協助財務分析判斷。

重點概念六:雲端運算彈性高,不必擔心初期建置成本過高

預算雲的建置成本必須最符合成本效益。台灣的製造業或貿易商,在全球各地都有據點,若自建機房和系統,各個分公司、廠房或辦事處也要配合建置。就算不採購全套軟硬體,至少也須租用海纜專線,資訊才能互通。這麼做不但成本高、有重複投資的問題,且在市場商機尚未確定之前,就要先投入十年才能攤平的資源。Oracle 的 PBCS 預算雲採人數計算的租用制,每位使用者每月費用為 3950 台幣/月起跳;企業毋須一下子投入動輒百萬或千萬元的軟硬體建置成本。

一旦業務需要,系統能夠隨時擴充,擁有「進可攻、退可守」的高度彈性,對企業也很重要。假設某企業決定在中東成立新據點試水溫,因為市場潛力未知,「start from small(從小規模開始)」是最佳策略;初期可先租用 PBCS 的十人服務,一旦市場擴大,立刻增加功能或人數;若市場開發不順利,也可隨時結束租用。

由於 PBCS 能夠快速建置,企業首次導入的時間平均在三個月到十六週左右,依據應用範圍而有不同。Oracle 表示,財務流程繁雜、報表或欄位有特殊需求的企業,導入時間較長;另外,PBCS 內的各種模擬試算參數,也可依據企業的獨特需求,逐年優化調整。

重點概念七:財務人員不再單打獨鬥,各部門既獨立又整合

企業在進行預算或營運規劃時,常發生單一部門(例如由財務人員)主導的本位思考,無法集結跨部門的意見,在同一個平台上確實整合、即時同步、不斷更新。某高科技公司欲新設一個廠區或新增一條產品線,要考慮各種變因,包括如何建立新廠的組織架構、聘僱多少人力、需要多少現金流才能採購設備、若融資貸款又會發生多少利息支出。這麼多不同的情境,複雜交錯,並非財務部門能夠單打獨鬥完成。PBCS 預算雲可即時綜整來自各單位的意見,共同評估成本、人力、設備、甚至資安、環保等所需投入的資源,一但變因出現(例如原料大漲或匯率強升),各部門立即在 PBCS 預算雲上機動調整,快速反應。

PBCS 預算規劃雲給予參與預算的所有相關使用者每人一個帳號,視權限來開放功能。這些使用者通常包括:CEO、各部門主管、財務人員、經營團隊幕僚、工作階層等等。

重點概念八:即使在雲端,也不用擔心財務資料外漏風險

第四是資安問題。一般企業傾向將預算或行政管理系統放在內部的自建雲,認為自建雲比公有雲安全。「但這就像你選擇把錢存在家裡保險箱或者放在銀行,哪一個比較安全?」Oracle 表示,雲端新時代來臨,身為雲端領導廠商,Oracle 每年在資安上的投入,比個別企業高出千百倍以上。對資安極度敏感的美國政府單位以及跨國銀行,都已選擇將資料放在 Oracle 的雲端;而 Oracle 也有多項第三方認證,確保資料不被使用者以外的人存取。

從金融業、零售業、半導體,甚至市政府,PBCS 在全球已有不少成功的應用案例;德州公部門組織、挪威護士組織,因租用 PBCS 預算雲,省下數萬美元的軟硬體投資、降低系統停擺風險、也增加跨部門協作。美國 Western Alliance Bancorporation 則利用 PBCS,建置財務預測模型,因此加速了對外併購流程 ;PBCS 也讓該公司的非 IT 人員能夠輕鬆自定報表,擴大員工參與,提高財務規劃的準確度。

各國企業和組織,已經如火如荼地展開「數位轉型」革命,惟獨在進行預算規劃時,因缺乏友善的系統工具,全球還有很多財務經理,被淹沒在電子試算表中。若能擁有更自動化、整合性的預算規劃系統,將作業流程簡化,企業有限的資源就能轉而投入研發、市場拓展、品牌建立等更高附加價值的活動上。

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