如何不被老闆問倒?日本王牌律師教你「思維重訓」,打造最強邏輯表達力

【我們為什麼挑選這篇文章】職場工作上最擔心什麼?我自己覺得最怕的就是老闆問話,卻突然腦袋一片空白,想講的想法很多卻無法立刻簡潔俐落的表達。

 究竟該如何訓練自己的思考和表達能力?《日本王牌律師的七門邏輯思考與說服傳達課》這本書由律師常用的思考原則出發,教我們一套立即上手的思慮表達妙招,非常實用!(責任編輯:劉庭瑋)

你是否曾為自己膚淺的想法而煩惱?是否曾經有被人徵詢想法,卻只能說出空洞的內容,而覺得丟臉不已的經驗?或者當時明明經過思考後而認為正確的,可是事後卻後悔「當初自己怎麼那麼膚淺」?

每次一有什麼事,我們總是被要求「自己想」。

這是因為不論是在學校或是職場上,大家根據經驗都知道會自己想的人,才能發揮能力。事實上,準備期間短還能考上司法考試(譯按:相當於臺灣的司法特考及律師考試二合一的考試制度)的人,或是活躍在職場上的人,我想大概都具有良好的「思考力」。

話雖如此,我們到底要如何思考才是呢?

關於這一點,我們幾乎一無所知,甚至從小到大根本沒有人教過我們「思考」是怎麼一回事。 從小發生事情時,大人總是告訴我們要「自己想」,可是卻從來沒人教過我們到底要根據什麼去「想」,甚至具體來說到底應該怎麼做才好。

所以,常有人會誤以為所謂「思考」,就是等待靈感,或是 利用網路、圖書去搜尋答案。 但是這其實是「調查力」,根本無法培養「思考力」。我們必須為自己進行「思考訓練」才行!

目前我是補習班「伊藤塾」(編按:目前日本最大的司法考試培訓機構)的負責人。二十年前我開設這家司法考試補習班,是為了指導想成為法律人或公務員的人們。

一路走來,我接觸到許多考生以號稱全日本最難考的司法考試為目標。在這裡,每年都有許多學生考上司法考試、司法書士(Judicial scrivener)考試或行政書士(Administrative solicitor)考試、公務員考試。

每次看到在補習班認識,而後活躍在各個領域的許多學生,我就會深刻體驗到「思考訓練」真的比什麼都重要。而 法律人的「思考」指的是什麼呢?其實就是針對「未知的問題」,「找出解答」。

在法律的世界裡,並沒有唯一的正確解答。靠著自己的力量找出答案,然後根據「事實」、「邏輯」和「言詞」來說服別人,這就是法律人的技術。

正因為法律是一門說服別人的技術,所以光是自己擅自認定「這是對的」,並沒有任何意義。為了讓大家了解自己的解答,運用「事實」、「邏輯」和「言詞」去說服別人,這就是法律人的工作。

邏輯思考的常見障礙:
先確認要找「已知」或「未知」的結論,才能思考

在找出問題事實——課題(目的)是什麼後,最重要的就是「結論」。有時候一開始就已經知道結論,但有些時候未必如此。

針對某些事情想要說服對方時,通常都已經事先知道結論是什麼。

舉例來說,顧問通常一開始就已經看到結論。在做簡報時也會很明確地說出結論,如「請採用這個企劃案」或「請選用這項商品」等。但是另一方面,像是人生相關課題如「到底應不應該換工作」,就無法事先知道結論。

因此 進行邏輯思考時,就必須先搞清楚:「已經有明確的結論,還是結論並不明確」。

如果已經有明確的結論,目的就是要讓對方理解這個結論 ,所以最重要的就是「提出根據」。所謂提出根據就是說明原因,在這個狀況下,想出可以讓對方信服的原因,就能稱得上是「邏輯性思考」。

另一方面若 事先不知道結論,思考時基本上就是先針對課題分析現狀,一邊找出原因,同時試著搜尋各式各樣的可能性。

導出結論後,就必須在某個時機點「當機立斷」。為了果斷做出決定,就必須有其標準與判斷基準,這些標準必須對照各式各樣的事實,進行檢討。

例如考慮應不應該換工作時,首先就是要分析現狀。

先想想自己為什麼想換工作。是希望領更高的薪水,還是想要更多屬於自己的時間,又或是想從事社會評價較高的工作,亦或是追求抽象性的成就感或價值?總而言之,你一定是因為某些目的才會想要換工作。

所以這些「目的」就是判斷的「標準」。

如果你的目的是「想領更高的薪水」,這就是判斷的根據,只要套用這個標準,分析二家公司的薪水,比較哪家公司薪水較高即可。

一般來說標準不會只有一項,所以要反覆進行這種分析,來評估事實狀況。如果以這個標準來看是加分的,以那個標準來看是減分的,最後再進行整體判斷,以加分最多的狀況果斷做出決定。

說服最大關鍵——找出共有「標準」

由分析現狀開始,一直到到達目的為止的過程 ,如果連自己都不能信服,就不可能成為結論。向他人說明時,如果對方不能信服這個過程,不能理解你使用的標準,大概也就無法說服對方。

再舉另一個例子來看看,例如關於換工作,假設先生想換工作,但太太卻反對。

先生必須讓太太理解自己導出這個結論的過程,並說服太太這個標準是正確的。然後再套用如果換到新公司上班,大概會是這種結果的事實,讓太太對先生的評估產生共鳴,就可以說服太太,讓她也認為「換工作比較好」。

這樣的過程不只適用在事先不知道結論的情形,同樣適用於已經有了結論,要說服對方的時候。只要倒推自己不知道結論時的邏輯思考過程,再加以說明即可。 倒述自己所經歷的思考過程,讓對方重複經歷一次這個過程,更可以增加說服力。

 

我們常說的「沒有邏輯」,就表示跳過提出根據的階段,只提出結論,但並不知道為什麼變成這樣的理由(根據)。

如果對方說出:「那只不過是你自己這麼想的吧」、「你自以為是」、「聽不懂你要說什麼」等,就是最好的證據,表示對方並未接收到你提出根據、找出原因的思考階段,也就是你們之間並沒有共同的認知。

「邏輯思考」最必須要鍛鍊的部分,正是懂得思考找出可和對方共有的根據、原因。

法律人都在用的思考法——IRAC

前文提過在法律的世界中,重要的是「結論」和「根據」;而另外一件重要的事則是「IRAC」。

很多人或許對這個字感到很陌生,一直以來,這都是我在伊藤塾教授的思考方法。而且我認為這套方法不光適用於法律,在任何場合都是非常有用的。

「IRAC」是以下幾個字的第一個字母:

・「I」……Issue:問題點、課題。

・「R」……Rule:法規。

・「A」……Application:套用。

・「C」……Conclusion:結論。

明確指出是什麼「問題」,解決這個問題所需的「法規」是什麼,然後這次事件的事實是什麼,將該事實「套用」在規則中,然後導出結論。

從報告、發言到解決日常問題都適用的原則

養成以 IRAC 的思考習慣後,邏輯思考能力應該就會飛躍性成長。例如在公司向上司報告或在會議中發言時,只要遵守 IRAC 的原則說明,就會是具有邏輯、條理的報告。

商場上雖然沒有人明確說出這個道理,但事實上大家都理所當然地在執行 IRAC。商場上解決問題的基本手法, 首先就是要弄清楚問題或課題為何,然後分析現狀,考慮原因後擬定對策,這正是 IRAC 的循環。

舉例來說,有一個課題是「想賣出幾萬個某商品」。然而分析現狀後發現在市中心賣場並未達成目標,這是為什麼呢?要找出原因。

找出的可能原因,如店內陳列位置不對、店員教育不足、原本有進貨的店面就少等,接著謀求對策。像是針對市中心商店勤跑業務、徹底教育店員讓他們了解等對策,就是解決這個問題的結論。

此時 IRAC 的 I 就是「想賣出幾萬個某商品」。

R 就是現狀分析,「在鄉村賣得好,但在市中心賣得不好」。

A 則是分析造成這種現狀的原因,如「店內陳列位置不對」等。

最後的 C 則是「針對市中心商店勤跑業務」的解決方法。

 

雖然有時我們可能下意識地使用 IRAC,但是從今天開始,讓我們明確意識到 IRAC,試著據以思考、去說服別人吧。

只要有意識地執行 IRAC,一定可以強化邏輯傳達的訓練。

將腦海中的思緒「寫下來」

要進行邏輯性傳達訓練,有很多種具體的思考方法和做法。接下來,要介紹我平常的方法。

首先第一個建議,就是讓「思考可視化」。

「把想到的事情寫成文章」,就是很棒的思考可視化做法。畫成圖表或圖畫也都是可視化的做法。如果不將思考可視化,思考就會在原地打轉。

其實可以說邏輯性傳達訓練,是從思考可視化開始的。

我是便條狂,隨身攜帶小本便條紙,只要想到什麼會立刻寫下來。 坐在電腦前時,同樣在電腦裡建立一個名為「便條」的檔案,然後把想到的關鍵字都累積在檔案中。

話雖如此,可能有人一開始不知道要寫些什麼才好。這種時候可以試著寫寫「So what」(=所以呢)與「Why so」(=為什麼呢)。

「為什麼想這麼做」、「是為了什麼要這麼做」就是「Why so」;而「這麼做會怎麼樣」、「所以呢」則是「So what」。

我們舉個例子來看,比方說工作需要製作傳單。那麼「Why so」就是為什麼想要製作及發放傳單,試著把這麼做的原因寫出來。

而發了傳單之後會怎麼樣,這就是「So what」,寫下想得到的結果。只要搞清楚「Why so」和「So what」,何時、什麼時間點、要以誰為對象、製作什麼樣的傳單才好,具體的內容就會顯而易見。

只是茫茫然地想著「製作傳單吧」,不可能成為有效的促銷推廣。 平常就要將「為什麼會這樣」、「所以呢」放在心上,把自己的相關思考化為文字可視化 ,就可以清楚看出邏輯條理。

寫成文字是最簡單的可視化做法,不過我想畫成圖表也是一種好方法。例如整理成樹狀圖,有時做成表格也可以進行各式各樣的分析。

例如把自己吃過的餐點,分成碳水化合物、蛋白質、脂肪、維他命這四大類後製表,自己的飲食營養均衡與否就可以一目瞭然。光是製成一覽表,就可以變得這麼簡單明暸,若把自己的想法也根據要素分解並製表,一定可以有一些新的發現吧。

平常就養成將思考可視化的習慣,是訓練邏輯性思考的有效做法。

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(本文書摘內容出自《日本王牌律師的七門邏輯思考與說服傳達課》,由 商周出版 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。Photo by James Pond on Unsplash

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