「效率就是企業的競爭力」,企業效率升級,高度受到技術驅動的影響。下個世代,「雲端運算」所創造的即時線上合作、共享整合資訊,會迫使企業面臨組織管理上的破壞式革新挑戰。雲端整合服務又將如何重新改寫企業文化,讓效率狂升 N 個檔次?

在全球化經濟的發展下,企業逐漸將業務觸角伸向世界各地,出差至海外各據點的工作形態屢見不鮮,甚至需要去國外工作的差旅人士也越來越多。而這個現象同時意味著,企業差旅費用管理作業將會越來越繁雜,如何提高作業效率、節省報帳費用的管理成本,更是企業數位轉型、邁向高速成長的重要一環。

為什麼企業需要財務轉型:被過多單據和紙本束縛,無法發揮財務的策略價值!

根據國際權威調查機構 Forrester 全球財務長報告,員工的業務開銷與差旅費用,不僅是企業第二大支出項目,同時也是企業最難以有效控管的項目之一。無論企業的規模大小,其實都面臨如何減少員工開銷、以及差旅費用管理的困難。另外,如何減少蒐集單據、費用報銷等衍生出的人力作業時間,也是一大難題。

尤其在過往,企業對財務部門的期待,只是很單純的「資金管理」。但如今在高度競爭的商業環境下,企業需要的不只是能管控資金的財務部門,而是希望他們能夠協助企業制定發展策略、創造價值。

換句話說,企業對財務的需求,已經從資金管理進化到財務與業務一體化的「策略管理」。

但如前面所提到的,傳統差旅費用報銷的作業模式,讓財務人員大部份的工作時間都耗在整理單據、紙本報銷、手寫或手動輸入、人工審核等基礎作業上,尤其台灣傳統的中小型公司更是如此。

這些作業流程不僅耗時耗力、又容易出錯,導致財務人員沒有多餘心力去提升工作的附加價值,自然無法滿足企業對財務轉型「策略性支援服務」的期待。

企業要怎麼把錢管的有效又好?

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台灣大車隊的轉型策略:讓財務管理跟上雲端和行動趨勢!

台灣企業驅動財務數位化轉型的第一步,建議可從改變報帳費用的管理模式做起,而雲端運算、大數據分析、行動應用等 IT 技術,則是改變的關鍵。而 SAP 旗下的差旅與費用管理解決方案— Concur ,就是奠基在這三項技術上發展的。

除了結合雲端、行動、數位分析等技術之外, Concur 背後還有一個遍及全球 150 個國家、數量龐大的合作夥伴生態系統,包括亞航(AirAsia)、美國航空(American Airlines)、星巴克 (Starbucks) 等知名業者。而在台灣,採用 Concur 的第一個企業竟是本土車行—台灣大車隊!

當乘客使用台灣大車隊服務,交通費用就可以直接由系統報銷,不必再向司機要收據。他們充分體現了財務雲端轉型的優勢,與合作企業從叫車、派遣接送、車資報帳到費用核銷,全都可以透過雙方的系統對接,提供客戶更精準、即時一貫化的服務。

台灣大車隊明白了財務轉型的重要,卻仍有很多台灣企業被困在財務資訊龐雜、手動作業時間長等難題中,在轉型過程中卡關。

企業要成功轉型,除了需要配備具有創新技術、與完整生態系統的雲端解決方案之外,還必須掌握以下四大關鍵:

關鍵一:降到最低的安全風險!

保持資料的完整性,是每個企業數位轉型的首要原則。而當財務管理解決方案符合全球最高的資安標準,企業便無須憂心安全風險。

關鍵二:互聯整合能力

一個強大的財務管理解決方案,在任何介面都要可以連接,接收最新消息。一個能夠整合企業信用卡資料、付款或帳務資訊、ERP、CRM 等多個外部平台的雲端管理方案,除了讓財務人員能夠清楚掌握費用支出狀況,連支出原因及明細都能一目了然,能更輕易有效管控。

關鍵三:透明度

資料的易讀性,則能讓財務人員更有效率地進行決策。而透過智慧分析技術,財務管理解決方案能針對差旅費用的支出與報銷,進行多維度資料分析,落實成本預算或行為管控的目標,提升支出透明度的同時,更確保符合企業政策的合規性。

關鍵四:輕鬆使用

當主管或財務人員能輕鬆透過 App 等行動裝置連上雲端平台,檢視差旅費用,便能省下許多作業時間。雲端平台自動化、無紙化報銷單據的優點,讓主管能用手機隨時隨地審核批淮費用,還能掌握即時資料和員工行程。

企業在導入財務管理的雲端解決方案後,所有與商務差旅的相關作業都能在同一平台上完成,例如:預定交通工具或飯店、蒐集紙本單據、匯整支出明細、費用報銷等,員工透過手機 App 就能自動完成所有作業,大幅提高差旅費用報銷的處理效率和透明度。

此外,將費用支出與差旅活動整合也更方便企業日後做成本管控與分析,財務人員也能透過數據分析,找出員工最常消費的店家,進一步洽談優惠折扣,降低企業差旅成本。

員工遍佈全球 100 個國家!喜達屋飯店如何精準控管成本、優化流程?

成立於 1980 年的喜達屋飯店及渡假村國際集團(Starwood Hotels & Resorts Worldwide, Inc.),旗下共有 8 個飯店品牌,包括台灣人也熟知的威斯汀、喜來登、W飯店和艾美酒店等等,目前在全球 100 個國家都設有據點。不過近年來,隨著亞洲市場的快速擴張,喜達屋的員工總數大幅成長,既有的費用及財務處理作業變得更加困難。

喜達屋便利用 Concur 差旅費用管理解決方案的優勢,大幅簡化財務管理的作業程序。喜達屋亞太區財務副總裁 Francis Tan 就認為,過往費用支出必須靠人工編輯和核對帳目,而現在每項費用都會自動連結員工的公司信用卡帳號,快速又準確,省下大量作業時間。

此外,最方便的就是無論員工身在何處、使用哪一種裝置,都可以登入 Concur,自主管理整個差旅費用作業,系統還能自動加總所有費用,再產出報表。當財務管理變得標準化,不只提高作業效率,也讓財務人員有更多時間分析費用支出狀況,思考如何為企業降低差旅成本。

對企業來說,導入 Concur 簡化差旅費用管理流程,是財務進行數位化轉型的第一步,也是不可或缺的關鍵,當財務人員不再被繁雜文書作業所牽絆,才能有更多時間專注在企業所需的策略支援服務,為財務管理創造最大化價值。

企業創造利潤、省成本的第一個關鍵:從管理內部費用做起!

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(本文提供合作夥伴轉載。)

 

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