【提升工作效率的心理學】你喜歡在飲水機旁、窗戶旁還是牆角工作?

【我們為什麼挑選這篇文章】

其實開放空間並不像老闆想的,能增加員工的工作效率,也對增進交流沒啥效果!學學 Steam 母公司的做法,工作效率還比較可能一飛沖天(雖然我覺得台灣的老闆是不太可能啦。)

(責任編輯:謝秉芸)

公司裡,工作效率最高的地方在哪兒?最沒用的空間在哪兒?

為什麼你喜歡躲在角落裡辦公?

在一個視野通透的現代化開放式辦公空間裡,下面的三個位置,你更喜歡哪一個:

A:最靠近飲水機,可以時刻觀察指示燈,以便第一時間搶開水的地方
B:看得見詩和遠方,可以隨時發一個小呆的落地窗旁
C:背後是牆的憋屈的角落

我想,肯定有很多人和我一樣,忍痛放棄好風水和生活便利,選擇成為陰暗角落裡的孤魂野鬼,那是因為—

開水誠可貴,風景價更高,若為自由故,二者皆可拋。

在很多人的眼中,開放式辦公空間代表了高效率的辦公方式。中層管理者們認為,開放式空間有助於團隊合作和知識分享;而高層管理者則特別喜歡大夥在一塊兒幹活的氣氛,認為有利於構建強大的公司文化。

但開放式的空間果真能提高辦公效率嗎?

更重要的是,員工的真實感受又是如何呢?

《哈佛商業評論》2014 年曾發過一組「辦公室愛與恨」的專題,認真地討論了這個我們生命中待的時間第二長的地方。

 

辦公室:私密與開放的戰爭

一個關於「員工對辦公空間感受」的調查顯示,中國員工和西方員工對辦公空間的看法相差很大。

雖然中國員工人均佔有辦公面積僅為德國員工的 15.4%,美國員工的 26%,但認為自己「可以不被打擾的工作」的比例卻反而高了 20% 以上。

真是吃苦耐勞的民族優良傳統啊。也許是習慣了人多地少的擁擠環境,中國員工對辦公室的大小並不在意。

但調查發現,這並不代表中國員工對「工作不被打擾」的要求低,事實上, 我們最在意的就是「老大哥在看你」,我們需要的是「工作時不被他人窺視」。

所以,在中國的辦公室中,最受歡迎的辦公桌並不一定是通風,光線好,開闊的地方,反而往往是牆角—哪怕是靠衛生間,樓道的角落。

總結成一句話:哪裡能讓自己的電腦螢幕避開大家的目光,哪裡就是風水寶地。

但無論是中國還是西方的員工,他們的感受都顯示,「員工敬業度和滿意度」與「工作環境不被干擾」高度相關,而開放式空間比傳統的「格子間」更容易被打擾。

這就給開放式的辦公空間提出了挑戰: 管理者希望員工之間能更多的交流,而員工則更希望保留個人的私密空間。

暴露在缺乏私密感的開放性空間中,一開始,大眾的壓力會令員工行為更規範,但隨之而來的,就是自我意識的反壓抑行為。

胳膊擰不過大腿,但胳膊有自己對付大腿的方法。

員工發明了各種「假裝工作」的手段來保護自己;互聯網產品經理們也紛紛設計出了各種「老闆鍵」,來幫我們「對抗組織」。

最後就形成了一個惡性循環:組織越透明,個人越封閉;空間越高效,個人越低效。

但員工真的只能是「被加強管理教育」的一方嗎?

被一道道隔開的生產線,會發生什麼變化?

管理學家為了研究員工在工作空間的行為,選擇了中國一家大型手機代工廠的流水線,安排了五名研究者與工人同吃同住同工作。

他們發現,即使是在流水線這種毫無隱私的空間裡,工人們還是想了很多辦法「保護自己」。

比如操作規範要求,先把條碼貼到手機上,再掃描,但工人們往往是一次性掃描多張條碼,因為這樣能加強裝配速度。

工人的違規操作會增加次品率,自己也會被罰款,我們知道,所有的操作規範都是效率與品質的帕累托最優選擇,為什麼工人要選擇損害自己利益的違規操作呢?

一次,一位工人開玩笑說,非常希望有個簾子把大家隔開,就可以不受別人的干擾了。

研究者立刻想到了 「霍桑效應」—意識到自己正在被別人觀察的人,有改變自己行為的傾向。 他們認為,這可能是因為開始某一兩個員工的違規行為,被整個車間效仿所導致的。

員工出於自身利益考慮,時常會有改進工作方法的嘗試,但太過透明的空間,會促使員工把自己想做的事秘而不宣,以免引起大眾的嘲笑。

於是他們選擇了 4 條生產線,設計了一些隔簾,就像辦公室的格子間一樣,把大生產車間分隔成幾人一組的小隔間。

五個月後,研究者發現對照組的產量比正常組高 10-15%,而次品率保持不變。

根據研究者在隔間的觀察,隔簾緩解了「被曝光感」,加強了隔間內小組的「親密感」,促使他們相互學習改造效率的方法。

其實,這個隔簾的做法,早就在一些強調創新的高科技企業運用了,這就是曾經開發過「戰慄時空」等著名遊戲公司 Valve Software 的「密謀小組」。

為什麼辦公桌有輪子?

Valve Software 的新員工入職時,都會有一個疑問:「為什麼我的桌子有輪子?」

這個問題,《員工入職手冊》上是這麼解釋的:

「這些輪子是在提醒你,是不是可以去更有價值的地方?這裡的人會經常挪動,因為我們沒有讓你必須固定在某個位置的管理結構。」

(Valve Software 的員工手冊)

Valve Software 公司認為:任何一個新的想法,如果一開始就試圖公諸於眾,爭取所有人的支持,十有八九會被嘲笑而胎死腹中。

相反, 保護創新最好的做法是秘而不宣,私下成立「密謀小組」,爭取少數支持者為新想法建立雛形,漸漸吸引越來越多的人加入,最後從私密轉向透明。

(Valve Software 的員工手冊)

所以《員工入職手冊》裡說:「我們不會告訴你去加入哪個項目小組,你自己要做這個決策。員工可以支持或者否定項目提議,好的項目會很容易找到人加入,而且在任何一天,內部都會有很多不同小組想來說服你加入他們。」

(Valve Software 的員工手冊)

Valve Software 的「密謀小組」不一定適合所有公司,但它給了我們一個啟發—公司希望的開放交流和員工希望的私密保護,並不完全抵觸的。

是我們之前對問題的定義出了偏差, 問題的焦點並不是「空間的開放」,而是「工作方式的開放」

你今天的「社會活力值」是多少?

管理學家們進行了一場大規模的實驗,他們把幾​​千枚帶定位和錄音的徽章(員工自願佩帶,數據匿名),放在各種企業的不同辦公空間內,分析了空間密度,員工距離和社交行為的大量數據後,得到了很多與以前觀點相反的結論。

比如,研究小組分析了一家藥企銷售團隊的「徽章統計」,數據表明,銷售團隊應該打破小組內交流的習慣,因為跨組互動增加 10%,銷售額也會相應提升 10%。

這些分析表明,公司管理者之前對增加員工交流的渴望是非常正確的,面對面的交流(而不是電子郵件),才是推進工作最核心的互動方式。

開放式辦公空間並沒有改變這一點,數據發現,最有成效的面對面的交流,並不是發生在相鄰辦公桌或會議室裡,而是工作空間之外的偶遇和閒聊,比如咖啡機旁。

這項研究設計了一個新指標,叫「社交活力值」,是指某個員工一天內與其他同事偶遇的次數。

這些研究成果建議企業重新審視辦公空間的固有角色,以增加「社交活動值」。比如以前咖啡機是純粹的茶歇場所,但數據表明,咖啡機其實是公司最重要的社交中心和思想碰撞點。

最後,這家藥企將咖啡機改造成可供 120 人同時使用的咖啡台,並把咖啡桌改造成小型咖啡廳,此後一個季度,銷售額增長了 20%。

以前有個說法,知乎上想得到正確答案,別去提問,而是貼一個言之鑿鑿的錯誤答案; 照這個說法,想要別人樂意跟你討論問題,也別跑到人家座位上拉人開會,而是假裝在咖啡機旁偶遇,不經意地提個問題……

分析還給現有辦公室提了一些的改造建議:

應該加大辦公室共同空間的比例,並為這些共同空間增加工作的設施;

負責產品研發的員工盡量共用一張大桌子,既能快速交流,也能更高效地走動;

創意型的工作不需要固定的辦公地點,可以安排在共同的大廳空間;

所有員工的福利設施,都要考慮創造特定的社交網路,以增強不同業務線的員工之間的互動。

辦公室裡最沒用的東西

現代辦公空間不停的演變,從早期的功能式空間,到後來的格子間,再到現在的開放式空間,老闆好像牧羊人一樣,總是試圖把員工趕到一起,員工則四處尋找秘密空間,進行著無聲的抵抗。

事實上, 增強員工之間交流的方法,既不是讓員工坐得更近,也不是打亂部門界限讓員工混座,更不是無固定座位辦公,而是促使員工走動起來,增加「社交活力值」。

我覺得這個設想,員工應該沒多大抗性,真正的障礙,還在於管理者。

比如說, 數據表明只有 20% 的溝通發生在正式的匯報中,所以辦公空間裡最沒有必要存在的,就是管理者們最愛的會議室。

我覺得,現有會議室最好的改造方向,就是可以聊天的健身房。

 

(本文經微信公眾號人神共憤(ID:tongyipaocha)授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為 〈為什麼你最喜歡辦公室角落的座位?〉,首圖來源:WikimediaCommons。)

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