累得像條狗卻不懂為什麼?停止瞎忙人生,就從「拆解工作」著手!

【我們為什麼推薦這本書】你是不是常常被工作淹沒,忙得半死,卻到最後一刻又發現還有很重要又緊急的事需要處理?每天就是無止境這種循環,卻難以改善?

《讓自己快速進化的 PDCA 筆記術》這本書提出的時間管理法,幫你迅速判斷「事情先後順序」,甚至是「工作發包順序」,讓你只花時間在最重要的事上。快來看看吧?(責任編輯:劉庭瑋)

如何使用 GTD  時間管理法幫助工作效率大提升?

基本上  GTD  時間管理法的流程就是利用以下四個步驟 逐漸提高工作的生產效能。

步驟 1「這是該做的嗎?」
步驟 2「內容複雜嗎?」
步驟 3「能在兩分鐘內完成嗎?」
步驟 4「需要自己做嗎?」後面就一一說明。

步驟 1:這是該做的嗎?


只要意識到「有些事不用做也沒關係」,就能提升業務效率。

如果工作被退回,或是有工作進來時,請先反問自己。

接著會出現  YES 或  NO 兩種答案。

如果答案是 NO,就不需要進入到步驟 2,到此就可以結束。但是還可以進一步先判斷,這像任務是否應該 「做為參考資料保存下來」。

這種情況就像傳閱文件,或是從感興趣的網站上下載下來還沒閱讀的文章,雖然有興趣,但並不是自己「現在」必須處理的。若是網頁或資料,只要環境許可,使用 Evernote APP保存很方便;最理想的情況是,不要分散保管,最好能集中管理。

杜絕「瞎忙」的方法

剛開始的時候雖然必要,但隨著時間經過而變得沒有意義的工作,或無法帶來利益以及價值的工作,這應該都是典型「不能不做」而持續下去的工作吧。

那麼如果要停止不做,又該怎麼辦才好?

只要採取以下三個停止步驟,就不會因為「對不用做的事沒有做出停止判斷」,給上司增加無謂負擔。

STEP1 「試著停止不做」

試著停止不做並觀察後續反應。你已經判斷這工作是不需要做的,但在這個時間點上,比較難以想像會有什麼反應,所以還是要比較小心謹慎地進行。

STEP2 「做出不會引起問題的實績」

記下沒有接到任何詢問,對工作沒有造成任何影響的事實。若是每週都會進行的工作,就利用一個月左右觀察看看。

在這段期間,你或許會有些不安、有點擔心。如果真的不放心,也可以私底下持續這項工作,就當成是買個保險。

STEP3 「停止不做」

若通過了第二步的觀察,就表示停止不做也沒問題。

提議方式:「課長,關於這件工作,已經有四週都沒有人詢問,也沒有發生什麼問題,看來停止不做應該也沒問題吧?」 若以這樣的事實向上司說明,他應該會接受,或是表示還需考慮。

這時候就要利用這個時機確認工作的頻率。

「偶爾的話,是一個月一次?或是三個月一次嗎?」

這樣一來工作也就隨時縮減, 這些多出來的時間,就能用來做提升價值的工作了。

步驟 2:內容複雜嗎?

所謂的複雜是指單靠一次的行動無法完成的工作,需要好幾個程序跟行動。
例如像「舉辦活動」這類工作,首先要寫企劃書、之後要準備必要的資料等等等。如果在每個任務出現時,想到什麼才做什麼的話,活動一定辦不成。

如果判定是「內容複雜」的情況,就要把這項工作當成一個「專案計畫」,為了釐清所有必要的程序與任務,就要使用專案計畫的筆記,編排整理各項任務的預定。
如果判定「內容不複雜」的話,就進入下一個步驟。

步驟 3:是否能在兩分鐘內完成?

在此要判斷若工作內容不複雜但會不會很花時間?還是短時間內就可以解決?
若答案是 YES,就立刻開始進行。若僅是「打電話」、「委託工作」、「寄一封信」這種程度的任務,很容易判斷是「YES」的話,就立刻動手解決。 藉由使用兩分鐘的時間框架,養成迅速解決的習慣。
如果不是兩分鐘就能搞定的事,那就進入下個步驟。

步驟 4:需要自己做嗎?

判斷是要由自己動手?還是可以交給別人?
進入到步驟 4 就表示這項工作是「應該要做,雖然內容不複雜,但卻無法在兩分
鐘之內完成」。若認為「該由自己動手做」,就自己做吧。若是「不該由自己做」或是「可以交給別人、交給別人比較好」,就交給別人吧。

這整個流程就是 GTD 時間管理法。需要處理大量工作的時候,可以使用這方法,從入口控管工作,各別處理。單是這樣,就能讓工作變得比較輕鬆。

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(本文書摘內容出自《讓自己快速進化的 PDCA 筆記術》,由 時報出版 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。Photo credit: Foter.com

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