9 個達人才懂的 Excel 快捷鍵,早點下班就靠這幾招!

【我們為什麼推薦這本書】就算是編輯,每天也要面多超多表單,我的瀏覽器少說儲存了十份表單以上。所以每學會一個小技巧,多省一、兩秒,說不定就可以早一點下班了 ……,本文整理了 9 個技巧,先不急著全部學會,先學 1、2 個吧!(責任編輯:陳君毅)

技巧 1:快速輸入日期與時間

在進行文件處理的時候,有時會遇到需壓上製作日期的情況發生。在 Excel 中如果希望簽署日期,雖然也可以一個數字一個數字的進行輸入,但和現在要告訴你的快速鍵相比之下,這個方式速度相形就遜色許多。

在選定想輸入日期的儲存格後只需要按下【Ctrl + ;】鍵,即可快速插入今天的日期,而按下【Ctrl + Shift + ;】鍵則可以快速輸入現在的時間。試一下,這樣是不是更有效率了呢!

技巧 2:快速選取表格中的欄、列

在想要選取某個儲存格之後的欄或列時,是不是常常用按著滑鼠且小心地拖動滑鼠進行選取呢?

如果資料量不多倒是好解決,但若是對於龐大的工作表資料,就請小心不要讓手指頭抽筋了。這時你可以搭配著快速鍵,進行秒殺式的選取。在選取儲存格後直接按下【Ctrl + Shift + 方向】鍵, 如此該儲存格之後到資料結束的欄或列,就會呈現被選取起來的狀態。

技巧 3:快速移到目前資料區域的邊緣

若要在龐大的工作表資料中參照或選取最邊緣的資料儲存格時,不懂得快速鍵的人一定會要拖動最下方或最右側移動滑桿再來進行選取,而這時只要透過【Ctrl +方向】鍵,就能快速進行移動到表格的上、下、左、右的位置。

另外,將滑鼠游標直接移到所選取的儲存格邊線後,當游標變成十字方向鍵時,連續點選滑鼠左鍵,也可以有相同的移動效果。

技巧 4:快速移到工作表開始處與最右下角

除了上一個技巧所提到的快速移動至選取儲存格的最上、最下、最左、最右的儲存格外,若想要快速移動至最右下角輸入有資料的儲存格時,就得到靠按【Ctrl + End】鍵。另外,【Ctrl + Home】鍵則可以將目前選取中的儲存格位置立刻改為工作表開始處。

技巧 5:快速在工作表中移動

依據不同的使用需求,有些人會在一個活頁簿內建立多個工作表,而在龐大的工作表上移動時,也可以利用快速鍵依序瀏覽來達到秒殺的效果。

首先選取活頁簿中的任一工作表,利用【Ctrl + PgDn】鍵跳至下一個工作表,若是要跳至上一個緊鄰的工作表時則可以利用【Ctrl + PgUp】鍵。

技巧 6:快速隱藏顯示欄、列

將滑鼠游標移至欄名的地方,當游標變更成 箭頭向下 的狀態下點選滑鼠左鍵就可將整欄選起,此時利用快速鍵【Ctrl + (】鍵, 就可以將整欄隱藏起來; 而在選取整列的情況下,則可利用快速鍵【Ctrl + )】鍵將整列隱藏。

即然知道如何快速隱藏欄、列,當然也要知道如何快速顯示隱藏中的欄、列。在選取隱藏欄的左右兩欄後可以【Ctrl + Shift + )】鍵解除隱藏欄;而以【Ctrl + Shift + (】鍵則可以解除隱藏列。

技巧 7:快速插入「SUM 函數」

能夠利用相對位置進行計算,相信這是許多人在某種條件需求時會挑選使用 Excel 軟體進行的最大理由。而在想進行加總作業時,一般人所使用的方法是利用加總按鈕 。

如果你想要讓作業更加快速或是手指不想離開鍵盤上時,不妨可以試試【Alt + =】鍵,接著再利用【Enter】鍵進行確認。只要如此,答案立刻「咻~」的一聲出現。

技巧 8:快速變更成百分比格式

若將百分比格式套用至工作表的數字,Excel 會將這些數字乘以 100,再轉換成百分比。例如儲存格中若包含數字 0.23,Excel 會將該數字乘以 100;亦即在套用百分比格式後,將會顯示 23%。

雖然在選取儲存格後直接點選「常用」索引標籤內的百分比樣式按鈕 % 即可,但想配合鍵盤使用時則可直接點選【Ctrl + Shift + %】鍵。

技巧 9:快速執行重複動作的 F4 鍵

每次都要對不同的儲存格進行相同動作的操作,是不是覺得很厭煩呢。在這裡正好有一個可以解決這個困擾的方法,請不妨試著按【F4】鍵看看。舉凡幫儲存格上色、改變字型大小與顏色、刪除欄列等等,都可以利用【F4】鍵重複動作來完成。

 

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(本文書摘內容出自《效率達人用的 Excel 和你想的不一樣!144 招絕對秒殺操控術》,由博碩出版授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。圖片來源:Wiki, CC Licensed。)

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