台灣全國電子,從意想不到的地方做數位轉型了── 專訪 SAP Ariba 總裁 Alex Atzberger

數位轉型,是最近幾年的企業顯學,根據調查,台灣有 83%  的企業認為數位轉型是當務之急。但是綜觀台灣數位轉型相關討論,大多聚焦在改變產品或服務、行銷溝通的方式。其實,除了外部的數位轉型,在內部行政作業上,同樣也能藉由數位轉型提高生產效率、降低成本,採購就是其中一個例子。

採購,為什麼需要數位轉型?

可能很多人都有疑問,企業採購,不就是比價、砍價、下單,這麼簡單的作業,為什麼需要數位轉型?

SAP Ariba 總裁 Alex Atzberger  認為,多數人對企業採購的瞭解不夠全面,企業採購其實是一個很繁瑣的過程,包含商品搜尋、評估 / 選擇供應商、合約管理、付款、開立發票等一連串流程,需要採購人員付出很多時間和精力,如果能透過數位轉型簡化作業程序,相對來說就等於提高員工生產力。

將數位轉型這個概念落實到企業實際執行面, SAP Ariba 企業精神「make procurement awesome」(讓採購完美),就是用雲端數據能力,重新把企業長久以來繁瑣、無趣的採購流程變得有趣好玩。專門針對「採購」推出雲端系統,集結供應商、採購商兩端,小從文具採購、辦公設備,到生產物料都可以透過 SAP Ariba 採購平台比價、訂購,甚至到後端的物流與採購合約都可以在同個平台上完成。

全國電子的數位轉型:把採購流程集中化

目前聯想電腦、嬌生集團、全國電子、微軟等不同產業領域、不同經營規模的企業,都是 SAP Ariba 客戶。透過雲端採購平台,這些企業可以簡化從購物到付款的程序,有效降低企業採購的回應速度和流暢度。

台灣家電零售商全國電子擁有 340 個據點,面對數位轉型浪潮,選擇從內部營運優化開始,光是把核心的採購流程標準化和集中化,就能顯著提高內部的溝通生產力。

在採購中涉及的尋找供應商、下單、簽合約、開發票、付款等程序,全國電子都可以透過雲端平台統一管理、與供應商溝通,確保訊息溝通的一致性和效率。在大量採購公司貨品時,也可以提高商品搜尋的精確度。

採購不只是省成本,增加效率才是數位採購的最終目標

SAP Ariba  總裁 Alex Atzberger  指出,過往採購人員在搜尋商品時,通常只能上 Google、百度等搜尋引擎,等篩選出合適的供應商後,又要再去搜尋評價、財務狀況 等資料,才能評估商品及供應商的風險,Ariba  強調的「策略性尋源及導引式採購」,不只能從總體成本 ( TCO ) 的角度,找到最具競爭力的產品或供應商,還可以看到其他購買者對商品的評價,甚至結合公司政策,確認這筆採購申請的合規性,在最短的時間內搜尋出最符合需求的商品。

Alex Atzberger  進一步表示,過去一年內,Ariba  共處理了超過 7000  萬份的發票和 3000  萬筆採購訂單,總價值超過 1.25 兆美元(約 37.5 兆台幣),這些透過 Ariba  進行採購的企業,通常會獲得以下兩點效益:

  1. 因為找到新的供應商,所以平均降低了 10~15%  的採購成本
  2. 因為數位化省去很多紙本作業,加上 Ariba  縮減搜尋商品 / 評價、找發票 等時間,讓採購作業的時間也跟著縮短,整體效率提升 30~40%,員工生產力也跟著有所改善。

採購人員也要善用大數據分析與 AI

採購數位轉型另一個核心概念則是:善用大數據分析與機器學習,協助採購作業或決策。Alex Atzberger 認為,企業採購其實隱含很多資訊,像是產品價格、合約類型、供應商風險 等,只要善用數據分析,就能找出降低成本的方法。

舉例來說,很多企業不知道他們自己買了哪些成本、錢花在哪裡,所以採購的大數據分析可以從支出種類開始,瞭解支出的流向才知道該如何節流,這和個人理財是一樣的道理。

現今 Ariba  正在做的是,透過機器人了解各個企業使用者的公司政策及流程,以減少採購過程中的錯誤並提高效率。Alex Atzberger  解釋,一個公司可能有 3000~10000  種合約,透過智慧機器人去分析資料、學習每一次的採購經驗,之後就能主動建議使用者,每一次採購應該使用的合約類型,不必使用者自行判斷。

此外,Ariba  也將機器學習技術應用在商品搜尋或清理資料上。像之前提到的商品搜尋,當使用者在 Ariba  平台上輸入關鍵字、搜尋商品時,可能會跳出好幾十個、甚至上百個供應商,除了其他購買者的評價外,Ariba  也會透過機器學習技術給予最佳建議,幫助使用者找到最適合自己的供應商。至於清理資料,則是將以不同名稱出現的同一家公司(例如:中國聯想、美國聯想),歸納彙整在一起,方便企業進行供應商管理作業。

Alex Atzberger  強調,在現今這個高度全球化的年代,雲端採購平台,不僅可以幫助企業將採購範圍擴大到全球,更可以提高供應商管理效率,在降低採購風險的同時快速完成供應鏈協作。

台灣還沒開始的數位轉型:採購長的數位管理觀念培養

數位轉型,是採購長心中非常重要的議題,但是大部份的採購部門和採購長並沒有相關的發展策略,也缺乏具體行動的藍圖,預算有限、不知如何應用科技,但是在檢視一個企業邁向下一個十年的重要數位轉型歷程,從內部營運、生產到管理每個環節都能緊密連結、資訊互通才會是真正做到數位轉型的關鍵。


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(本文開放合作夥伴轉載)


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