還在付錢用 Office?便宜又大碗的 ODF 自由文件格式,你一定要認識!

由微軟推出的 Office 系列軟體 (Word,PowerPoint,Excel 等),相信不少人都有在使用,就算沒有常用也偶爾會用到,而學校多少也會教各位怎麼使用。

不過有些人一定遇過以下的問題:

A:欸欸,你給我的檔案我打開來怎麼版面整個亂掉了?
B:唉唷,你的 Office 太舊了啦
A:那怎麼辦?不然你存成 PDF 給我?
B:好啊…… 不對,我存 PDF 給你你是要怎麼接著編輯他?
A:對喔……

沒錯,就是基於不同 office 版本所產生的檔案,會出現基於不同版本而導致的相容性問題。

今天,我想來跟各位談談有關於開放文件格式 ( ODF ) 與微軟專用的文件格式 ( OOXML ) 的差別,以及目前我們社會上在使用這兩類格式的現況,與遭遇到的一些問題。

ODF 與 OOXML

要跟各位談這兩個,首先我們就要來談談這兩個到底是什麼東西。

ODF,全名是 Open Document Format ,開放文件格式,顧名思義,這類型的文件格式規範是開放的,任何的人只要想要,都可以使用這個規範,並且運用在自己的軟體身上。
OOXML,全名是 Office Open XML ,則是由微軟公司一手建立的一種文件規範,其後開放給一般人的規範,主要負責微軟旗下 Office 系列軟體之間的協定,其他廠商在不侵犯微軟特定專利的前提下也可以使用。

比較細節的介紹部分我附上了介紹的相關連結,有興趣深入研究的朋友可以點進去看,這邊我就不多著墨。

那麼,這兩個格式有什麼差別呢?

體積 vs 相容性

這兩者的差異性,我們可以從主要兩者來看。

首先是檔案體積的問題,今天一個內容相同的文件,當你使用 ODF 的格式儲存,跟你使用 OOXML 來儲存,檔案的體積可是能差異到 20 倍以上的– 當 ODF 檔案解析後裡面原始碼 500 多行時,OOXML 卻高達 10000 行以上!

之所以會有這樣巨大的差別,主要是在於後者對於內文的標記上,並不是以句子或段落作為標記單位,而是以” 字母” 作為標記單位,加上中間會摻雜許多微軟自家特有的程式碼與指令,造就出了這種龐大的差距。

對於為什麼 OOXML 需要使用這種類型的儲存法,官方並沒有給予明確的解釋,但一般相信這樣的設計正是微軟的 Office 為何可以做到非常精確的排版與定位的秘密所在,但作為代價,就是再簡單的內容,都會形成龐大的原始碼。

接著我們來談到相容性。ODF 在創立時,便有考量到未來版本的擴充與相容性問題,因此在規則的設定上相對來得制式化,這讓只要遵守這套規定的各家廠商,所生產的各時期的軟體皆可編輯、讀取同一份檔案,而且原則上格式基本會相同。舉例來說,一份由 A 公司 2017 年出產的文書軟體所編輯出來的檔案,可以用 B 公司於 2009 年出品的另一套文書軟體中開啟與編輯,而且妳可以基本保證檔案的排版與內容不會出大狀況。

在這點上面,OOXML 就明顯處於劣勢了,除了因為龐大的原始碼設計導致相容困難以外,由於在原始碼中還摻雜了許多專利指令等等,而這些指令還是會根據不同的版本做出不同的變化,因此上述在 ODF 中可輕鬆面對的狀況,換到了使用 OOXML 的 Office 上面就會變成一場惡夢,A 於 2017 年軟體中產生的檔案,拿到 A 自己 2009 出產的舊版軟體中就會直接自爆,根本打不開,就算打開了也是整頁亂碼,就算把狀況倒過來,2009 出產的檔案拿到 2017 年的軟體中打開了也容易出現格式錯誤等等的問題。

綜上所述,如果 OOXML 除了可以精確排版以外,似乎和 ODF 比起來沒有太多的優勢阿,那為什麼我們不以 ODF 為主,OOXML 為輔就好了?

這邊我們還不用提一個巨大的好處– 大部分使用 ODF 規範的維書軟體是不用錢的,但使用 OOXML 的微軟 office 卻是道道地地的商業付費軟體,要價不斐。

台灣的現狀:離線檔案大多還是微軟的天下

上面說了這麼多,理論上在這樣的前提下,市場發展的狀況應該會慢慢地偏向 ODF,對吧?

這又要看你是要講線上作業還是離線檔案了。

由於 ODF 的上述優點,加上其協定本身並沒有專利費用等額外開支,目前不少知名的線上文件編輯網站 (ex. Google 文件) 均是使用這個協定作為其文書標準格式;而另一方面,微軟則是自己建立了一個線上版的 office 網頁,讓使用者可以在線上簡易的編輯這些 office 檔案– 當然,檔案使用的就是 OOXML 格式了。

不過,一旦來到了線下,我相信大家都可以發現,在日常生活中應該都是以微軟的 office 檔案格式居多。

之所以會有這種現象,也是基於幾個方面。一方面,微軟作為一間大型商業公司,對於商業服務的部分總是比起小公司來得周到,再來,作為商業應用軟體,office 系列確實有他的一些優勢 (ex. 藉由犧牲檔案體積換來的頁面精準定位,雖然必須要使用自家軟體的指定版本才能順利讀取),另一方面,由於台灣早年的資訊教育中,以 office 系列佔大多數,因此當大家都習慣了某一套軟體,突然要求大家都改用別的,縱然新的有比較多的優點,大家一時半載還是很難改過來的,不然就是根本懶得改。

學校:教師的配合與資源的支持

那讓我們來談談目前在推動 ODF 格式上最關鍵的兩個點,學校與政府吧。

首先我們來談談學校。作為學生的正式資訊普及教育的重要一環,很多學生都是「以前在學校學了什麼軟體,出了社會就接著用」,因此學生時代在學校學習什麼軟體就成為了一個推動的關鍵。

目前,一般學校能取得的文書軟體主要有兩大類:由微軟提供的校園教育方案 office,以及由自由軟體基金會與其他貢獻者研發的 Libre Office 自由文書軟體。前者採用的是 OOXML,後者則是 ODF。

就過去的教育而言,大多數的學校都會教的大多是微軟的 office 系列,除了當時的 ODF 格式尚未被大力推廣以外,當年各學校能夠提供的教育資源大多也都是微軟相關的軟體,加上當時教育資訊的相關師資大多也都是從微軟起家學來的,自然教下去的軟體也會是以自身熟悉的微軟為主軸。

時日至今,目前新一代的師資也逐漸進入學校,他們熟悉的軟體也不再僅限於過去微軟的 office 系列,加上近年雲端作業的盛行,如果能夠配合學校方面提供適當的支援與支持的話,相信 ODF 等相關的開放自由格式也就可以推廣出去,讓未來的大家能夠有更多的選擇。

政府:不只制定,更要親力親為

另外一個重要的推廣點,自然就是我們的政府了。

事實上,早在 2009 年,我國便有制定針對 ODF 相關的制式文件規範,到了 2015 年也開始嘗試執行推動 ODF 作為我國政府公部門的文件標準格式。

不過時至今日,我們可以看到在許多的政府機關網頁上,所留下的檔案依然是微軟的 office 系列格式,而各單位在外包相關系統時,採用的文件也大多依然使用 OOXML 協定,甚至是更加專有的私人協定。在這樣的狀況下,想要推廣更加好用的 ODF 格式,就相對的困難了。

ODF 格式對政府相關機構而言還有一個最大的好處– 相容性。作為政府機構的特性,往往有很多的檔案必須要留存數年、甚至是數十年,如果使用的是一個會隨著時間而變得難以讀取的檔案格式,在保存與事後取用上就會非常的不易;使用 ODF 格式,也間接地保證了政府的檔案保存即使經過了很久的時間後,依然可以快速的存取、編輯與管理,就長遠來看絕對可以降低政府的檔案管理成本。

若是我國政府能夠加大推廣相關格式的力度,並且考慮在各項外包時採用開放格式,相信在未來的推動上也可以發揮偌大的力量。

最後,我會在參考資料的地方附上一些相關的連結,有興趣的朋友也歡迎自行研究。

參考資料來源:
WIKIPEDIA:ODFOOXML
國家發展委員會: 推動 ODF-CNS15251 為政府文件標準格式
TechNews 科技新報: 微軟文書格式為何常跑掉?揭開 OOXML 格式大祕辛
免費文書軟體:LibreOffice 正體中文站

〈本篇文章供合作夥伴轉載,首圖來源:lechenie-narkomanii , CC Licensed 〉

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