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迪士尼之所以擁有世界最棒團隊的秘密:在會議上不看彼此的臉

【我們為什麼推薦這本書】世界上最強大的組織,不是擁有強大軍事火力與經濟實力的國家政體,而是擁有共同信仰、文化的組織。所有的成員抱著共同的信念,朝共同的願景努力。

在這樣的論點上,迪士尼絕對是其中的佼佼者。迪士尼唯一且專注的任務「帶來歡樂」,堅強的理念讓迪士尼成為全世界服務業者的風範指標。

這樣的「共同努力」的過程,是所有企業與專業經理人夢寐以求的員工風氣,而本文則專注在迪士尼「開會」這件事情上,從這件小事,就可以看出迪士尼的內部經營到底多與眾不同。(責任編輯:陳君毅)

點子的量重於質,而且無須察顏觀色,因為不用看到對方的臉

「開太多會了 ……。」

相信大部分上班族應該都曾一次、兩次這麼想過。從例行會議為首,到為了共享資訊而開的會議、高層決定營運方針的決策會議、傳達指令的會議等等,只要在公司組織裡工作,平時就得出席好幾個會議。

有時,明明結論已經談妥,卻還是必須像在製造「不在場證明」一樣,照例開會。儘管心中有所埋怨「這種會議開了也沒用」、「又是主任一人唱獨角戲」、「沒意義卻又冗長」等,還是不便隨意離席。

其中,日本企業最不擅長的就屬腦力激盪型的會議了。這種類型的會議多是為了決議新企劃而召開,希望能夠藉此想出好點子。然而,就算早有定論的會議類型還算進行順利,換成腦力激盪的會議就會找不到方向。隨公司而異,有的會議七嘴八舌地花了好幾個小時,最後還是沒得出結論,以「下次再做進一步的研議」為總結散會。

如果要開這種腦力激盪型的會議,迪士尼樂園會先把場地布置改成讓所有參加者都能面向白板的狀態再開始

這麼做是為了讓參加者不用顧慮其他工作人員或同仁的臉色,可以自由發表意見。因為自由的發言對發想創意很重要,參加者與其相視而坐,不如看著白板還比較妥當。不用說些場面話或者顧慮他人,想到什麼點子都可以盡情開口。

在迪士尼樂園,這種型態的會議稱為「藍天會議」(Blue Sky Meeting)。就像大夥躺在草地上看著藍天對話「那朵雲好像愛心」、「那邊的好像鴨子」、「這一朵像一隻老鼠喔」一樣,互相提出點子。

在藍天會議上的發言,是量重於質。儘管是隨意想到的點子也與大家分享,對話將由此展開,或許可以衍生出有價值的事物。

提出點子後就徹底追求品質

接著,基於量重於質想出來的點子,就會進入研議能否實現的階段。這時又變成質重於量了。

會議的座位也從面向白板的形式,改成可以看到所有成員面孔的圓形,開始逐一詳加討論每個點子。我曾有一次在這個場合上發表活動企劃時,忘記了某個遊樂設施的正式名稱,而被上司嚴厲指責的經驗。

「在明日樂園的商店,對面的 …… 就是那個。」
「那個是什麼?想不起來的話,現在就去一趟看看!」

會議因此中斷,我在園區內快步走,前往明日樂園確認突然忘掉的遊樂設施名稱。來回總共三十分鐘,這段時間,所有人都在等我。

類似的事情在進行迪士尼飯店的營運企劃時,也曾發生過。

某一天的會議上,上司問了我一個關於新開幕的飯店裡客房牆壁顏色的問題。因為事出突然,我含糊帶過,上司連珠炮地發問「你覺得牆壁是什麼顏色比較好」、「什麼樣的遊客會來」、「遊客會露出笑容嗎」。

於是,我回答「不,我不知道」,就被責備說:「你不要說不負責任的話。」這不單單只是責備,我獲得了對自己的發言要負責的教誨。發表時是否真的對自己有信心?是否已經盡了全力?

在迪士尼樂園,所有參加會議的成員都沒有「現在正在開會」的意識,無關乎職位,只有「該如何處理眼前課題」的強烈想法

例如,接下來的暑假該辦什麼活動?下個活動該怎麼進行?而且並非胡亂出點子,為了「什麼目的」需要「什麼點子」總是很明確。以這樣的狀態召開會議,絕不會徒勞無功。迪士尼沒有為了開會而開會的習慣。

追求真正美好的成果要不識大體

為了不讓會議徒具形式,重點是一再反覆問「為什麼」以使目的明確。我們為什麼聚集在此?並不是因為這是例行會議的關係,而是因為有事情要決定、需要互相交換意見。

會議中所產生的摩擦或尷尬的氣氛,原因大多是 A 先生發表了意見,B 先生和 C 先生又表達了相左的意見。但這不是會議的目的,只是人際關係的問題。如果還要互相顧慮這些事,反而是忽略了最重要的事。相反的,只要開會的目的明確,議論就會變得非常簡單。

做還是不做?要做的話,以什麼方法進行?

迪士尼樂園因為有「帶來歡樂」這樣強烈的任務,當議論變得複雜時,只要回到這個原點即可。

而這個點子、這個企劃能不能帶給遊客歡樂?如果感覺無法提供遊客幸福歡樂的話,就不會被採用。無論發言的人是上司或是董事長,全都一視同仁。想要追求真正美好的事物,有時也需要刻意的「不識大體」。

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(本文書摘內容出自《現場力:迪士尼現場令人感動的背後有體制在支持》,由天下雜誌出版社授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。圖片來源:Hernán Piñera, CC Liccensed。)

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