想讓自己的郵件看起來很專業?從注意這三點做起!

【我們為什麼挑選這篇文章】自從電子郵件發明之後,變成為我們生活中很重要的一部分。如今,從上班工作到下班聊天,我們多多少少都會接觸到需要寫電子郵件的時刻,但要如何讓自己的電子郵件看起來專業,就不是每個人都會的事情了。
在這篇文章中,作者提到了三個簡易的重點,只要能夠注意這些細節,就可以避免許多在專業場合往來的郵件中出現令人尷尬的錯誤情景了。
(責任編輯:林厚勳)

我們中的很多人都習慣匆匆忙忙的發送、轉發或是回覆郵件。我對拼寫錯誤這樣的疏忽有著較低的容忍度(因為很多程式會用紅色波浪線提醒你此處有拼寫錯誤),還有你想要轉寄一封郵件、卻忘記寫上轉寄給誰,這種錯誤也是難以接受的。這是業餘人士才會犯的錯誤。(儘管如此,當我媽媽給我發送字母全部大寫的郵件時,她是可以原諒的)。

說真的,電子郵件是我們與客戶、老闆或者自己的關係網溝通時的首選方式,因此很有必要用一種恰當的方式討論,如何職業化的發送一封電子郵件。不僅僅是本文單獨指出的人,對你自己也是如此——當郵件收件人因為(本可避免的)錯誤而會錯意時,你也會心生懊惱。今天一個小小的打字錯誤讓合作方對你產生了一點點的不尊重,明天你就可能因此給與會人留下不好的印象從而失去寶貴的工作機會。

在犯錯之前,有三種極為基本的錯誤,你甚至意識不到它們會讓你顯得多麼不專業。

1. 忘記附加附件

職業指導師 Rajiv Nathan 特別感激 Outlook 和 Gmail 的提醒功能,它們會在你想要附加附件卻沒有時提醒你。為什麼 Rajiv 對此感激涕零呢?因為在沒有這種功能的時候,他經常犯這種糟糕的錯誤——不是一次,也不是兩次,而是三次!

Nathan 承認他在早些年工作的時候,有一個很壞的習慣,那就是總是匆匆忙忙的工作。結果就是導致他經常在郵件裡說「請見附件」,結果卻沒有附上附件。Nathan 記得有一次他還發送了一封重要的後續跟進郵件修正錯誤:「太對不起了!附件在這!」不幸的是,故事並非總能到此為止。Nathan 回憶道:「最後,在第三封郵件裡(總共四封),我才把附件加上!」

Nathan 承認:「這看起來當然不美。」事實上,這個問題很常見,在一個人回顧自己的業績的時候,經常因為郵件方面的需要改進而受到指責。為了避免這一點,Nathan 在電腦屏幕上貼了一張紙條:「加附件了嗎?」

通過多次提到「附加」(「你說附件?發送嗎?」),這樣在發郵件之前,就會先想到手邊的這些提醒。每個人都可以犯錯,但是養成一種粗心大意的習慣後,人們便會認為你連這種基本的工作都做不好。

2. 表達太囉嗦

我最好的朋友是一位律師,她的工資是按小時計的。正因如此,她習慣言簡意賅而非長篇大論。我也可以從她身上學到一些東西。Jenny Foss,Muse 職業規劃師,一直強調說只說重點不講廢話的重要性。她解釋道:「如果你不能簡潔的表達自己想說的話,考慮到接受者的時間成本——這會很容易惹怒那些本來願意甚至樂意聽你說話的人。」

這一點在你「發送郵件請人幫忙、尋求投入或支持、甚至只是描述一件事情的基本情況時」尤為正確。不管快速收發短信有多有用,對一些人來講這會是沉重的負擔,Foss 提醒人們注意「最後收信的人會覺得這就是災難的根源,她或許會在很多個夜晚裡徹夜難眠,試圖從一堆郵件中找出真正相關的那一封」。這就是為什麼,要麼你清楚地列出自己的觀點,要麼你就要冒著看起來「不專業或者根本不貼心」的風險。Nathan 的疏忽導致他不斷發送缺少附件的郵件,Foss 總結道:「看在上帝的份上,不要連續發三封郵件。把你的思路整合在一起,一併發送。」

掌握用一種直截了當的方式表達自己的要說的內容可能需要練習,但是從長期來看,這種付出是值得的。在發送郵件之前通讀全文,刪除不必要的內容,比如一些重複表達的單詞、句子甚至整個段落。過度解釋頗具誘惑力,但這往往看起來是重複囉嗦的。學會帶著目的寫郵件,形成一種方向感,這對你的工作通信往來很有幫助。你的讀者會為你的乾淨利落心生感激,並且會更加善意的回覆你的郵件——而不是讓你的郵件在擁擠的信箱中處於未讀狀態。

3. 人名拼寫錯誤

不,千萬不要犯這種錯誤。給人寫信卻拼錯了他/她的名字,這是沒有藉口的。每個人都有自己最討厭的事,我就討厭別人寫錯我的名字,在這一點上,我確信我不是唯一一位。關鍵是,我的名字,就在我的簽名檔和郵件地址上,每個發送郵件的人都能看到。我對這件事情特別敏感,所以每次在發送郵件之前都會再檢查一遍人名的拼寫,特別是那些有不止一種寫法的名字(比如 Kristin,Stephen,Mark,Carrie 和其他很多這樣的名字)。

這會多花時間嗎?當然。但是,顯而易見,在整個宏大的日程中,這點時間不算什麼。我寧願第一次就發送正確,而不是在之後為自己的粗心大意發郵件道歉。如果你忙到連收信人的名字都寫不對,那還有什麼事情是你必須忙著去做的呢?這會是你的收信人好奇的問題。小問題暴露大不足。所以,在發送之前檢查一遍,把電子郵件發到正確的地址。

每天你都會收發很多封郵件。在發送郵件時,要避免犯一些粗心大意的小錯誤,它們會讓你顯得不專業。不要因為追求速度而犧牲質量,不要因為郵件上的錯誤失了印象分。

(本文經合作夥伴 36 氪 授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為 〈 寫郵件時,要顯得專業就不要犯這 3 種錯誤 〉。)

延伸閱讀

人資要知道,求職者也不要錯過:只會用 LinkedIn 還不夠,你真的知道怎麼寫 InMail 才有高回覆率嗎?
Googler 超高效時間分配法:這樣分配工作,保證下班後還有精力享受自己人生
【資料呢?客戶在催】即時聊天軟體變私生活綁架犯?六妙招躲避老闆追殺


《TO》國際版 2021 正式上線

台灣躍上世界舞台,不能少了你! 立即至 Facebook 按讚、Twitter 追蹤,第一手國際消息都會在這個 英文同名官方網站 唷!

點關鍵字看更多相關文章: