【我們為什麼挑選這篇文章】

很多新創公司都會用 Slack 當作工作時的溝通軟體，但要是你不習慣一直需要查看訊息，或是有不斷被老闆追殺的感覺，那這篇文你一定要看了。（也不是叫你死不回訊息啦，學會彈性調整，畢竟很多緊急狀況我們也無法控制對吧？）

（責任編輯：謝秉芸）

編者按：如今工作中有越來越多的人開始使用即時聊天工具，但是這有的時候會極大地降低我們的效率。以下是我們可以避免效率降低的方法。此篇文章編譯自 Owen Williams 發表在 Thinkgrowth 上的一篇題為「Chat at work is killing my productivity」的文章。

我們在工作使用 Chat 時常會遇到這樣的場景：

[9:27] 同事A：Hi 我能問你一個問題嗎
[9:28] 我：可以
同事 A 正在輸入……….
[9:42] 同事：怎麼在 Google Drive 裡面找到 TPS 報告啊？

 

Cal Newport 在 Deep Work 一書中提到，這些由聊天軟體引起的「微分神」如今已經變成了一個大問題。我們的大腦無法完成在復雜工作中的不斷抽出和浸入，因此沒人能夠徹底的專注於完成自己的任務。

 

為了能夠快速地學習艱難的任務，你必須專注在這件事上。換句話說，學習就是一種沉浸式的行為。如果你能夠沉浸在任務中，那麼你就能夠發展經濟所需要的掌握日漸復雜的系統和技能。

人們無法良好的應對一些廣泛的，無時不刻的溝通工具。這個問題也適用於同步和異步溝通，但是我懷念不用 24 小時一直回覆的日子。換句話說，我懷念郵件。


相比於完成我的任務，我更討厭聽到 Slack 軟體「咚咚」打擾我，馬上吸引了我的注意力。相反，郵件好像網路的蝸牛郵件：有一點老，但是他強迫你工作的方式意味著你能簡單的擱置一些工作。

我們本不認為我們已經倒在私人通知的負荷中了，但是我們還得一整天的盯著螢幕，只讓事情變得更糟。

Slack 讓我想要重新回歸郵件

證明回歸郵件對我自己來說更加有效，可能聽起來有點懷舊主義的風格，但是聽我說完：郵件比如今催促我們工作的任何現代工具都要好用，因為它符合之前建立的社會準則：

-大多數人都知道如何用

-你可以默認選擇收件人

-沒人期待郵件能迅速回覆，尤其你還不在公司

有一些行為準則能夠使得郵件更加可控。例如，沒人能只寫「Hey 歐文」就開始討論問題，即使有的時候我也有點囉嗦。

不要誤以為我是電子郵件的追隨者，我不是。它本身也有很多的問題，比如說你根本就不知道收件人是否看到了你的消息。只能不斷地答覆：答覆：答覆：問題答覆：非常重要！ ——但是至少能保證別人能了解到事情的緊急程度。

當我使用 Slack 的時候，我唯一期望的就是「收件箱零郵件」，現在也不可能了。收件箱只會不斷地湧入消息。所以，我們如今已經放棄了「謹致問候」和「很抱歉沒能回送」，但是我們已經將它視作是一個堆滿無聊動圖、陳舊問題、以及上千條從GitHub 發來通知的窗口。

記住，我覺得我們還無法擺脫一些溝通工具，並且我甚至不是特別確定我們是否需要，但是如今我們都應該學會如何使用這些工具。

不要放棄聊天工具

在工作中聊天有點像在你的腦子裡放上一個開放工作室，但是如果你可以分神並且對人們如何同你在聊天中溝通設定了一個期望值，那麼這會對你造成巨大的影響。

在網上聊天真的非常高效，能夠迅速獲得反饋，並且迅速蒐集一批訊息——如果你能夠正確使用的話。如果你的團隊沒有任何規章或者框架的話，它就會變成一個分心怪獸，吞掉你一整天的工作。

以下是一些我用來管理 Slack 的方法，我分享出來，在使用這款強大的溝通工具中我們能夠弄清楚什麼是正確的事。



1. 下線

我發現最有效率的方法就是一點：將你的上線標誌永遠改為：「離開」。如果人們沒有看見你名字旁邊的綠點，他們可能會少發無聊的問題給你，這個從源頭開始就防止了一些分心的可能。這個很簡單，但是很實用，沒人能知道。

Todoist 最近發布了一款 Slack 的競品軟體，默認不發送通知，並且使用一些工具阻止長期在線。這家公司稱實時溝通軟體正在損壞我們的注意力，甚至打算刪掉在線提示。

 


2. 調整期望值

這有點難，尤其是你不是調整團隊期望值的經理。郵件符合所有的社會準則——不在辦公室的時候不用回覆，簡潔點等等。

最有效率管理即時溝通工具的方法是要告訴別人，如果他們在你私人時間給你發Slack 消息的話，你不能保證丟下所有事情回覆他。所以使用「請勿打擾」標籤來設立一些限制，並且一直堅持這麼做。

如果有人在晚上發你消息，說「就是一個小小的問題」，即使很瑣碎也不要立刻回覆。相反在早晨回覆一下，說明你在晚上不會回覆 Slack，並且說明或許郵件是更好的方法。

 

3. 給你自己設個「Slack」時間

一整天開著懸浮窗接受消息真的很讓人崩潰，所以就不要這麼做。我知道你有的時候會擔心漏掉一些訊息，但是給自己設定一個查看 Slack 的時間，並且強迫你一直這麼做。

在你的手機上設定一個提醒或者是日曆表，然後每 15-30 分鐘查看回覆一次，並且在這之後再次斷開。如果有人在你離開的時候真的有什麼緊急的事情，他們會打電話給你。



4. 仔細的發訊息

我相信那些在發訊息之前只說「你好」的人是最差勁的，因為他在沒完整傳遞想法之前，就讓你分心。

在聊天中請不要說「你好」。你能越快問問題，你就能越快得到答案。

 

5. 複雜的任務？發郵件

當你需要團隊仔細回覆的話，那就轉向發郵件。不要在 Slack 上直接詢問別人對於公司的策略看法，你只會收到一些沒什麼意義的單線回覆。如果你真的想要別人回覆之前坐下來好好思考一下，使用一些異步（asynchronous）溝通工具。



6. 當你度假的時候，不要回覆

不要妥協。不要安裝任何 APP，把你的狀態改為「度假中」，並且保證告訴所有人你無法聯繫到，否則當你回去工作的時候很難搞清楚什麼是任務，什麼只是一個需要閱讀的訊息。

當你出門離開工作幾個小時，或者幾天的時候，你應該給別人留下不會回覆 Slack 的印象，因為這不是你應該做的。



記住了，聊天工俱生來就讓人非常上癮，所以如果沒有很好的管理辦法，我們就很難從中脫身。

郵件看起來很老，但是有的時候它的確很管用。

（本文經合作夥伴 36 氪授權轉載，並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題，原文標題為〈工作中使用即時通訊工具，到底是好事還是壞事？〉，首圖來源：Flickr。）

延伸閱讀

【你老闆在你背後，他很火】美國超過 8 成的老闆在監控員工，你聊天聊多久他們都知道
LINE 對話紀錄可以備份啦！一鍵備份到 Google 雲端，安卓用戶們可以含淚換手機了
亞馬遜加入社交戰局！可以聊天、買東西、玩遊戲超像升級版微信，能靠他幹掉臉書嗎？