用 30 分的力做 80 分的事:四大原則教你如何提升個人生產力

生產力並不等於我們忙碌,或我們完成了多少事。 具有生產力在於完成重要(what that matters)的事。

因此具有生產力的重點在於 我們如何運用時間、專注力以及有限的精力。

 1. 決定要事,時間要運用在刀口上。

Summary:設定目標,進而決定何事為重要的事。

當要談到生產力這個主題,我想先介紹一下  Chris Bailey,『The Productivity Project 最具生產力的一年』的作者,他因為從小對於「如何提升生產力」非常著迷,因為這方面主題的大量閱讀、研究和實行。他的高中學業提早完成,在大學期間兼任兩個份實習且提早畢業,並且兩家公司都邀請他到公司上班。 但他後來決定追隨他的熱情,做關於生產力的實驗研究。

他為了實驗各種宣稱提升生產力的方法:

  1. 嘗試過一天只用手機一小時、 和人群隔絕生活好幾天(研究是否如此減少被中斷打擾的次數能夠提升專注及生產力),
  2. 一週工作 90小時(研究工作時間影響),
  3. 聽各式音樂做事情(研究什麼音樂類型對於生產力提升之最有幫助),
  4. 連續三個月早上五點半起床開始一天(實驗早起做事和提升生產力之關聯性),
  5. 增加 15磅的肌肉(研究重訓運動與提升專注力與生產力的關聯性),
  6. 在六個月內寫出一本書(運用他實驗出的最好方法實行 24週寫書計畫)。

而根據 Chis Bailey在他的部落格(A Life of Productivity)以及書中的建議,『界定要事』是很重要的。

對於  Chis Bailey 而言,『要事』該如何被定義?

設定可量化且會讓你有熱忱的目標,進而將之切割成每天的三大執行重點。 前一天先決定隔天要做的三大要事, 試著去試想如果一天結束,有什麼事你完成了會讓你覺得今天過得很值得、很充實。 能夠讓你有這種感覺的事情,才屬於三大要事。三大要事的完成比起其他事情都重要,把你最精力充沛的時間花在要事上,並且隔絕其他打擾,謹記在心能夠避免你盲目忙碌於各種瑣事上。

另外,根據  Tim Ferriss(『一週工作四小時』的作者),他極度強調『縮短時間,做要事』以及『做要事,縮短時間』,時間對於他來說是最重要的、最有價值的。他選擇建立能夠自主運作的公司系統,選擇花錢外包繁瑣工作給印度的助手,因為時間對他來說才是最最有價值的。

而對於 Tim Ferriss而言,要事是什麼?

對他來說,要事是

1. 他覺得 非他做不可的事情 (例如 自己公司裡超過 400美金的決定)、

2.生命中各種非做不可的事情 (這取決於個人價值觀認為什麼是重要的,例如 長期旅遊、建立慈善機構並維持運作、出書、採訪模範對象、陪伴父母等等),以及

3.持續且重點的學習,因此他很 用心選擇學習模範、藉由模範推薦,進而更效率的選擇到良好讀物和獲取資訊。

另外, 關於如何決定要事,我也很推薦 史蒂芬柯維 的系列書目 ,雖然台灣翻譯的書名很怪,但我自己個人真的很喜歡他的書、從他的書中收穫很大。他的敘事方式很輕鬆,穿插很多自己的小故事,是好讀又深具意義的書,會帶領你觀察到人生的各種面向, 引導你自己決定人生裡什麼才是『最重要』,進而談到全面性的時間管理和安排。 真的很推薦!

2. 精力有限(我是說『 真的有限,用完就沒有了』)。

Summary:在一天之中自己精神最好的時間點做要事,且縮短時間做要事,做要事縮短時間。

根據  Your Mind : An Owner’s Manual for a Better Life (中譯本:心靈療癒自助手冊 一書中,兩位美國的臨床心理學家  Dr. Christopher Cortman 和  Dr. Harold Shinitzky 就曾強力解釋:「人類的精力、能量是真的有限的,實際上連情緒都會花費你的精力,讓你沒有心力繼續處理和面對生活裡的各種事。」(這本書說明如何透過了解情緒,進而不再害怕及疲憊於處理自己的情緒)。

而  Chris Bailey 也在他的「為期三個月 5:30早起開始一天」實驗裡發現,早起未必適合每一個人, 重要的是『你選擇做要事的時間點要是你一天中最有精力的時間點』。 Chris Bailey自己是個夜貓子,這為期三個月的早起實驗讓他開玩笑說『痛苦萬分』,並沒有真的提升他的生產力。但是可以確定的是,他覺得『在一天之中自己最有精力的時間點做要事』是很關鍵的。

且就像上面提及的, Tim Ferriss 極度強調『縮短時間,做要事』以及『做要事,縮短時間』,因為時間對於他來說是最有價值的且他深知人的精力有限。也因為人的精力有限,需要休息,因此 在處理要事與要事之間,可以穿插不太需要用到腦子的行政工作。

Tim Ferriss 習慣早起完成一連串早上儀式(摺被、冥想、伸展運動、早茶、日記)以後,接著花短暫時間處理公司要事,且只做公司要事裡需要他做的部分。至於檢查回覆  e-mail 這種瑣碎但耗時的事情,他會 設定  email 自動過濾掉行銷信件、準備好幾種常見問題的回覆樣本(這些回覆樣本裡會包含給顧客們其他部門的詳細聯絡),經過這幾層過濾以後,真正需要打字回覆的信件就不多了。他會統一在中午午餐時間跟下午四點半這兩個時間點處理,且各不超過半小時。選擇這兩個時間的原因是,精力有限,而中午是他處理完要事,腦部需要休息,能夠去做不太耗腦力的工作。另外,下午四點半這個時間,通常他中午回覆的信件已經得到回音了,所以他就可以花半小時得到最終訊息。

3. 處理要事的效率  提升生產力。而專注程度對於提升生產力的影響之大。

Summary:一次處理一件要事,切斷所有可能打擾的因素(手機與網路),冥想能有效提升專注力。

Chis Bailey 會提出一天三要事原則,是因為 他強調一次處理一件事情對於專注力與提升生產力是很重要的關鍵因素。 一天不需要專注在太多事情上,又或者說,其實仔細思考過後,需要專注完成的事(真正的要事)其實不多。而一次專注在一件事情上更是尤其重要。 Chis Bailey 甚至在他的  TED Talks 演講中提出數據證明,同一件事情「不斷受到打擾得去做」比起「不受打擾得專注去做」,平均會讓人多一倍的時間去完成它。 可以很好想像在現今社會裡,手機與網路是人們最大的干擾。因此,為了保持專注力, Chis Bailey 曾實驗一天只用一個小時手機。而這個實驗效果很好。

而  Taylor Pearson(『The End of Jobs 就業的終結』的作者)也有注意到干擾對於專注的影響。他在他的愛用  app 推薦清單中就推薦了  Freedom.toFreedom.to 真的非常實用,可以自己選擇 時間點和 打算封鎖關閉的程式,以避免它們在你專心做事的時間內不斷跳出通知來打擾你。 這也是我現在的持續在使用的 app,在 freedom.to 的輔助下,我可以確保當我專心處理事情時,即使持續使用手機  app 查字典或查看  Evernote 內的筆記資料,也能夠不被社交軟體、 email 的各種通知訊息打斷思緒。

4.  冥想

除此之外, Chis BaileyTim Ferriss Taylor Pearson都提到自己的提升專注力的一個好習慣,也就是 冥想 Meditation

一天內幾次短暫的冥想對於降低浮躁感、提升專注力很有幫助。

Chis Bailey 從大學時期就開始學習靜坐冥想,後來開始做生產力實驗的時候,曾經嘗試過一週工作 90個小時,而且停止冥想(因為所有的時間都拿去專注在工作上)。但是後來他發現他的專注力降低,容易煩躁,效率降低導致即使工作時間長,但生產力低落。這些狀況卻都在他重新冥想以後改善,並且他發現重新冥想以後,即使他工作時間縮短但生產力卻是提升的,他花更短的時間完成事情且做得更好。自此,他一天內都短暫冥想好幾次,他笑稱自己重度著迷於 meditation

如何做簡單的冥想靜坐呢?

Tim Ferriss 和  Taylor Pearson 都推薦  Headspace 這個 app

而  Chis Bailey 則是推薦  Tara Brach 以及  Dharmaseed.org : dharma talks and meditation instructionTara Brach 有網頁,網頁內有音檔,會很柔和的帶領你靜坐冥想放鬆。這兩個都有 podcast,可以下載在手機裡聆聽。

而我自己發掘和試用以後,最喜歡  Harmony 以及  Tara Brach 的  podcastHarmony 是一個美國得過獎的催眠治療師  Darren Marks 開發的。整個 app的氛圍都是平和放鬆的,點開 app內的背景就是不斷漂浮的雲朵,給人很舒服的感覺, Darren Marks的聲音也很舒服好聽,我非常喜歡這個 app

另外,我會用  stitcher 這個 app來追蹤和聆聽 podcast,包括 Tara Brach 的冥想音檔。 Stitcher 的好處是 它可以讓妳自己選擇要聽的音檔,然後會幫你先下載好,讓你可以出門時離線收聽。也可以設定它播放多久時間自動關閉,所以也很適合睡前聆聽。 

(本文開放合作夥伴轉載,首圖來源:Photo credit: Foter.com

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