軟銀社長孫正義專屬簡報手:採用我的簡報,部門的決策速度可以加快 2 倍!

【為什麼我們會推薦這本書】軟銀集團社長兼創辦人孫正義在簡報術上擁有獨門秘訣,每每公司說明會總有許多聽眾慕名而來。如今,他一次推出《孫正義一次 OK 的社內簡報術》+《孫正義簡報操刀手的社外簡報術》兩本對內對外簡報秘笈,教你動之以情、簡單扼要、同時合乎邏輯!(責任編輯:楊侑陵)

能夠打動「情感」的故事只有一個: 由「共鳴→信任→認同→決定」構成

  一般商務簡報的基本邏輯為:「①問題」、「②起因」、「③解決方法」、「④成效」這四個部分必須按照順序排列,接著分別連接

「為什麼?」
「所以應該怎麼做?」
「做了之後會如何?」

只要建立這樣的邏輯,幾乎所有商務簡報都能夠應付自如。可是,社外簡報光靠邏輯還不夠。

請看下圖。

這是上一章提到的「數位型錄」業務簡報稿。簡報稿遵循邏輯架構,由文字為主的投影片構成。這個簡報稿能夠引起聽者興趣嗎?

百分之百不可能。我甚至可以想像對方負責人員露出一臉不解表情的模樣。無論邏輯多麼牢不可破,光靠邏輯無法贏得公司外部人士的正面回應。

因此還需要「情感」。

做出打動「情感」的簡報

簡報內容除了有健全的邏輯為基礎之外,同時也必須想想怎麼做才能夠打動聽者的「情感」。說到「打動情感」,你或許很難想像,但是這部分也有「範本」可套用,只要學會,人人都能夠做出打動「情感」的簡報稿。

這個「範本」請見下圖

如同圖上所示,「①共鳴」、「②信任」、「③認同」、「④決定」這四個步驟是聽簡報者能夠遵循的構成方式。

首先必須讓聽者產生「對對,我就是在煩惱這個」、「這就是我的問題」等共鳴,接著提出足以讓聽者覺得可信、認為「這個人所說的話值得一聽」的資訊,並且接二連三提出一連串資訊,讓聽者認同:「按照這個人所說的做,似乎的確能夠解決問題。」再更進一步從聽者背後推他們一把,讓他們做出「好,我們就試試吧」、「進一步詳談吧」等決定。製作投影片時,別忘了利用這四個步驟刻意引導聽者的情感。

一般人難以理解抽象的說明,因此應該盡早提出實際案例。以第一張圖的邏輯為基礎,考量打動聽簡報者的情感重新製作,就是下張的簡報稿。

如何?

邏輯架構與第一張相同,但給人的印象是否完全不同呢?接下來歸納製作時的重點,請一邊參考上圖一邊閱讀。

 取得「對對, 那就是我的問題」的共鳴

  首先要在開場介紹下工夫。

仿照第一張圖列出客戶的問題也無法引起興趣,因此秀出只寫著「5000 萬」這個數字的投影片,並且拋出問題,問:「各位猜猜這是什麼數字?」(吸睛投影片①)。

一被問到問題,每個人都會開始思考。這個「請大家動動腦 」的手法,就是吸引聽簡報者進入簡報的方法之一;而且數字不僅瞬間就看懂,也能夠帶來衝擊。「數字×提問」是開場介紹十分有效的「吸睛」方法。

利用這種方式引起興趣,過程中提出「紙本型錄的成本」、「錯失良機」、「更新難」等客戶遭遇的問題(吸睛投影片②∼⑤),使用「圖片+衝擊的文字」組合,使聽簡報者產生「對對,那就是我的問題」的共鳴,以口頭敘述詳細內容,同時利用投影片強調視覺效果,訴諸情感。這就是秘訣。

這裡以黑白照片搭配紅色明體文字,也是刺激「危機意識」、「不安」等負面情感的投影片「範本」之一。 只要學會這種「範本」,就能夠大幅提升投影片的表達能力。

取得客戶共鳴之後,提出「紙本型錄」就是「問題發生的起因」(吸睛投影片⑥)。在這個階段如果能夠讓客戶感覺到「紙本型錄的問題的確很多」,客戶就願意積極傾聽接下來的簡報內容。到這裡相當於開場介紹。這個部分很重要,必須勤加檢查簡報構成內容是否能夠引起客戶的好奇心。

  連續打出「功能→好處→未來樣貌」取得認同

  從下一張投影片開始進入「主體」。

首先提出「數位型錄」當作解決方法(主體投影片①),接著在進入詳細說明之前插入投影片,說明「數位型錄」是市占率第一的商品(主體投影片②);這麼做的原因在於,如果客戶覺得可疑,就無心聽你接下來要說的內容了。所以你必須透過某些方法,讓客戶認為「這個人的話可以相信」。

取得信任之後,提出採用「數位型錄」的成效(主體投影片③∼⑫)。這裡最大的重點是按照「商品/服務的功能(特徵)」→「好處(效果)」→「未來樣貌」的順序發表。這是引導客戶從認同到決定、最恰當的發表脈絡。

 

這裡希望各位記住的是,必須清楚提出自家公司勝過其他對手公司的優勢何在。客戶在意與同類型服務之間的比較,因此必須提出主體投影片⑦的定位圖。

接著利用該功能(特徵)顯示可以提供給客戶的具體好處(主體投影片⑧∼⑪)。重點是,這裡揭示的好處是用來對應開場介紹中提到的問題。如各位所見,「紙本型錄每年成本 5000 萬日圓」已減至「10 分之 1」,「錯失良機」與「更新難」的問題變成「0」。利用這種方式連結「問題」與「好處」,才能夠製造簡報的說服力。

但光是這樣,「推動力」仍稍嫌不足,因此必須提出客戶期望的「未來樣貌」。提出充滿魅力的未來,藉此打動客戶,讓他們邁步向前做出決定。因此這裡介紹實際採用「數位型錄」增加「3 倍營業額」的客戶案例(主體投影片⑫)。

就像這樣,主體是按照「功能(特徵)」→「好處(效果)」→「未來樣貌」的順序構成。

最後是結語投影片。這裡要把「數位型錄」內含的「心意」變成投影片。正中央打出「心意」,同時排列許多給人正面印象的彩色照片;這樣做的用意是為了對比開場介紹的黑白照片。商業行為是為了解決客戶的問題,商務簡報的故事務求「負面→正面」的發展,因此結語投影片習慣安排快樂完美的結局。就像這樣,替簡報稿的圖片加上強弱區別,也是用來影響客戶情感的技巧。

由此可知,社外簡報是以「①問題」、「②起因」、「③解決方法」、「④成效」的邏輯為基礎,下工夫讓聽簡報者的情感按照「①共鳴」、「②信任」、「③認同」、「④決定」的變化走。「邏輯」與「情感」這兩個層次若能夠緊密交纏組合出一頁頁的投影片,做出來的簡報稿必定能夠獲得聽簡報者的正面回應。

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(本文書摘內容出自《孫正義簡報操刀手的社外簡報術》,遠流出版社授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。圖片來源:MIKI Yoshihito, CC Licensed。)

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