清單上的事情做不完?把待辦事項分成這三種,才能真正高效管理時間

【我們為什麼挑選這篇文章】每個月初列了工作或生活的「代辦清單」卻從來沒完成過?那是因為你根本用錯方法列清單了。這篇文章教你如何將事情分類為 Action,Focused,Dessert 三個部分,並在正確的時候完成這些任務!(責任編輯:黃筱雯)

作者/L 先生說(微信 ID:lxianshengmiao)

前段時間,在我的社群裡,有小伙伴問我:

L 先生,您平時要做的事情那麼多,就我們所知,就有寫公眾號,回答知乎,管理社群,還有工作和家庭,您是怎麼完成這麼多事情的?

我告訴他:其實遠遠不止這些,我還同時在寫著兩本書,談著一個節目,寫著五六個平台的約稿,開知乎 Live,開講座,每天要應付各種合作需求,規劃「智識學院」,還有閱讀和學習……等等。

恰好,最近稍稍有些閑暇,把自己的時間管理系統重新整理了一遍,於是,打算正式回答一下這個問題。

希望能幫到每一位覺得時間總是不夠用的朋友。

我採用的工具,非常簡單,就是普通的待辦清單(Todo List)工具。只是在清單的劃分上,與其他人有些稍微的不同。

我把它叫做「AFD」方法——也就是三個清單:Action,Focused,Dessert。

網上有許多 Todo List 工具。比如最有名的三劍客:Todoist、滴答清單、奇跡清單。無論你用的是哪一款,都適用這套方法。

甚至,即使你用 Onenote 或者印象筆記,乃至 Excel,都可以。

下面詳述。

第一個清單:執行清單(Action)

很多人做 Todo List,就是簡單地羅列出自己每天要執行的事情。比如下面這樣:

  • 到超市買蘋果
  • 交報告給老闆
  • 完成方案第二版
  • 完成文章

……

不知道你有沒有發現,這些任務中,其實存在一個問題:

它們的「顆粒度」是不一樣的。

具體來說,「到超市買蘋果」,就是一個非常明確、簡單的行動——你不需要思考「買什麼」「去哪兒買」「怎麼買」,它所占用的「認知資源」是非常少的。

同理,「交報告給老板」也是一個非常簡單的行動:發郵件,上傳附件,發送,搞定。

但是「完成方案第二版」和「完成文章」,就沒有這麼簡單了。

完成方案,可能包括理清邏輯、搜集數據、填充內容、制作圖表、排版優化……完成文章,可能包括搜集論據、搜集資料、撰寫大綱、准備案例、完成全文、修改……諸如此類。

它們並不是可以一步完成的工作。

如果我們按照這種方式劃分 Todo List 的話,就很容易產生一種情況:當我們看到這些任務的時候,會瞬間產生一種迷惑:

我做到哪裡了?

我的思路是什麼?

我還需要做些什麼?

這會給我們帶來「認知負擔」。

不要小看「認知負擔」——實際上,為什麼我們經常會拖延?正是因為,這些認知負擔,使我們產生了這麼一個潛意識:

「這是一個複雜的任務,我沒法立刻開工,我需要先理清思路。」

這就導致了,我們去完成它的「動力」被削弱,而「阻力」卻提升了。

實際上,我們大腦的邏輯是非常簡單粗暴的: 我們傾向於去做簡單的、不需要太多思考的事情;而排斥複雜的、需要大量投入的事情。

所以,我不會在 Todo List 裡面寫諸如「完成文章」這樣的內容,而是會這樣分解:

  • 在 Google 學術上以 xx 為關鍵詞搜索論文;
  • 讀完 10 篇論文,印證和完善核心觀點;
  • 列出文章大綱;
  • 準備案例(可考慮 xx、xx、xx 和 xx,不少於 3 個);

……

每一條細分任務,不但會分拆到最小的操作步驟,明確「我要做什麼」,而且會寫得非常具體:數量,目的,關鍵詞,等等,都不會落下。

這樣的好處是什麼呢?當我看到這條任務的時候,我就可以立刻去執行,不需要一絲一毫的延誤,也就完全排除了大腦產生「這個任務很複雜,先做簡單的吧」這種念頭的機會。

在我的 Todo List 上,我會專門開一個清單,將所有安排在今天的任務細化、分解,列出可以直接去執行的事項,讓自己專注在行動上。

如何控制自己的念頭,不要拖延?很簡單,就是專注在執行上,不給它分心的機會。

第二個清單:聚焦清單(Focused)

很多人對「休息」有一個誤會:休息,就是好好睡一覺,讓精神得到恢復,減少身體的負擔。

其實這是不對的。

對於體力勞動,睡覺是最好的休息方式,因為可以讓肌肉得到放鬆。但對於腦力活動,睡覺能起到的作用是有限的。

更好的方式,是調整你的聚焦點,切換到不同的工作上,激活大腦的另一塊區域。

為什麼呢?

你要知道,經歷一段高強度的工作之後,使我們感到疲勞的,並不是因為我們的能量損耗——實際上,有研究表明,大腦在高速運行時,其耗能並沒有比休息時高出很多,甚至可以說沒有太大變化。

使我們感到疲憊的,是對於這項工作的新鮮感減弱,導致我們去處理它的意願降低。

人是一種極端需要「新鮮感」的事物。長時間思考同樣的內容,會抑制大腦的活動,讓人感到厭煩、疲倦、昏昏欲睡,乃至無法集中注意力。很多人在這個時候,會以為自己睏了,睡一覺就好。但其實,睡覺起到的作用,不是恢復精力,而是將這部分工作暫時從大腦中清除出去。等到睡醒重新工作時,它對我們來說,又是一項「新鮮的」工作了。

所以,更好的方法,是在你感到疲勞時,及時切換出去,去思考別的工作,做別的事情——哪怕這件事情同樣也是高強度的。

這個方法,叫做分段工作法(莫法特工作法)。

我會建立一個清單,專門用來存放兩個東西:

一是那些重要的、亟待解決的問題;

二是正在研讀和學習的論文、書籍等。

每當我工作累了,我就打開這個清單。一方面站起來走走、喝點東西,散步,一方面在腦子裡思考這些問題。比如:

下周的行程和計劃如何安排?

下一章書稿的內容如何組織?

下一次可以在社群裡做些什麼活動?

或者,打開之前沒讀完的書和論文,繼續讀下去,做筆記,整理邏輯和知識結構。

這非常有效。通常,過一段時間,等大腦又感到疲倦了,再重新回去完成前面的工作,思維會格外清醒。

甚至,能夠重新從別的角度去審視,發現一些之前沒有注意到的毛病。

第三個清單:成就感清單(Dessert)

我相信,你一定經歷過這樣的時刻:覺得厭煩、無聊,提不起精神,不想動腦子,無論是「Action」還是「Focused」裡面的事情,一點都不想幹。

這是很正常的。每個人的精神狀態,總有低谷的時候,我自己也是。

但如果任憑這種狀態持續下去,顯然會嚴重影響效率,怎麼辦?

我的方法就是:事先做好一個「Dessert」清單, 在裡面放一些非常簡單、無需動腦、沒有時間限制的小事,比如:

  • 整理書桌;
  • 整理電腦文件夾;
  • 搜集圖片;
  • 下載資源;
  • ……

諸如此類。

當精力處於低谷、不想思考時,就打開這個清單,逐一去完成。

一方面,這可以最大限度地利用時間,將這些不重要的小事分別做好。

另一方面,當你一項一項完成掉它們的時候,會慢慢積累「成就感」。

這種成就感,正是幫助你擺脫這種狀態,讓精神狀態回到正常水平的最好武器。

通常,在做完 2-3 項「Dessert」之後,狀態就可以回到一個不錯的水平,開始去著手完成更重要的任務了。

與此同時,在做「Dessert」的時候,由於它們是完全機械、無需動腦的,思維會處於一個自由的狀態。在這個狀態下,可以放任它自由聯想,也許會產生一些有意思的點子,也說不定。

等到狀態回升,再把這些點子記下來,又是一種積累。

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(本文經原作者 L 先生說授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題,原文標題為 〈如何高效的管理時間?3 個清單介紹給“忙碌”的你 〉。首圖來源:Stacy Spensley,CC licensed)


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