【我們為什麼選這本書】常被別人稱讚「機靈」的人,究竟和我們有什麼不一樣呢?《機靈力和工作流程最佳管理力:快速學會讓工作無往不利的2大能力》書中的第一部:機靈篇,解說在與人接觸的各種場面上,事先察覺、滿足對方心意,獲得好評的方法和技巧。

這些技巧並不是要你去做麻煩的事,而是解讀當下的氣氛,只要學會察覺別人心意的方法,就能把「機靈」變成自己的利器。不管是禮儀或行為舉止、怎麼與別人攀談,掌握人際關係的重點,你也能成為「機靈」的人。

本書第二部:工作流程最佳管理力篇,將介紹許多實用方法來增進商務人士必備的技術。

程序的重點在於,以最少的時間和勞力提出「最大的成果」。只要學會本書所介紹的時間管理術和架構化、效率化的方法,不管任何工作都變得事半功倍,也就不用再加班了。(責任編輯:方綺)

你有沒有被人稱讚過「機靈」呢?如果沒有,你有沒有想過怎樣的人會被稱讚「機靈」?

以下是書摘內容:

上司交代工作時,試著想像其中的意義和目的

對上司而言,「機靈的部屬」時時體察上司的立場和心情,是能事先採取行動的部屬。好比說,上司要你「這份資料影印五份」。依據如何處理這個交辦事項,就能知道這個部屬「機靈」的程度。

遲鈍的部屬會把影印好的資料整疊交給上司。一般程度的部屬會用釘書機把每一份釘好,讓資料可以隨時發下去,這樣是最低限度的體貼。

機靈的部屬則會確認「資料會在什麼狀況發給什麼對象」,決定是否「放入資料夾」,甚至考慮到要把資料帶走的情況,貼心設想「先準備好能裝資料的信封袋」等。

機靈的人未必是成績優異或行事高調的人。

在職場上對於處理上司交辦的小事,若能展現出比別人更貼心的一面,也能確實提升自己的評價。

重點是,只做對方「料想得到的範圍內」的事,無法打動對方的心。交辦的事項如果只是單純完成對方交代的事就結束的話,無法在他人的記憶中留下印象。

當上司交代自己工作時,先想像這件事具有什麼樣的意義和目的,早先一步完成。想要成為機靈的人,第一步就是在日常生活中訓練想像力和行動力。

別人不一定是在跟你客氣:學會察言觀色

機靈的人會時時意識到話語當中的弦外之音。聽對方說話不只是聽表面,還要解讀背後的「真意」來予以應對。

例如,當別人打電話來,要找的當事人不在或剛好很忙沒辦法接電話時,對方通常會說「那我等一下再打來」吧?這種時候,對方雖然希望「請當事人打給我」,但顧慮到可能給對方造成負擔,所以一般都會說由自己再打。

這時,當事人回到公司時要通知他有電話,請他馬上回撥給對方才是體貼的應對能力。如果感覺是緊急的事項,請外出的當事人用電話或簡訊聯絡也是選項之一。

另外,在宴席等的場合上,就算上司說「今晚用不著客套,不用客氣」,也不能依話照單全收。要是真的聽信而忍不住說出平日的不滿,可能會造成不可挽回的事態。

上司口中的「不用客套」,應該視為「想聽聽第一線人員真實的心聲」的意圖,絕非暢所欲言也無妨的意思,最好當作是可以「卸除平常社交禮儀的一、兩成」左右的意思。

還有拜訪客戶時,就算對方說「再坐一會嘛」也要當成是社交辭令比較保險。為對方的好意道謝,說「我還有事情要辦」而打道回府才恰當。

傳送出共鳴或贊同的信號,讓對方覺得「相談甚歡」

本章將介紹「談話機靈」的技術。那些會被別人稱讚「和你說話很開心」或「說到都忘了時間」的人們,到底身懷什麼絕技呢?

「談話機靈」的高手都是能夠製造「讓對方容易開口說話的氣氛」的人,不過想要緩和你和對方之間的緊張感,製造溫和輕鬆的氣氛,其實是有訣竅的。

首先是座位。如果坐在對方的正對面,會產生緊張感及壓迫感,所以最好坐稍微偏斜前方,對方也比較能感覺放鬆。

再來是坐姿,肩膀要放鬆,手腕和雙腳略微打開。只要你採取輕鬆的姿勢,對方也能有同樣的感覺而易於開口說話。抱著胳臂或把體重的重心放在椅背往後仰的姿勢,不僅會給予對方壓迫感,而且看起來態度高傲,所以絕對不可以。

桌子上放置一些物品對於緩和緊張感也是有效的方法。

兩人中間空無一物的話,會產生雙方直接碰撞心情的氛圍。所以放置一些文件或書本等「緩衝物」的話,視線不僅好移動,氣氛也會變得較為和緩。

另外,釋放出「對你說的話很感興趣」的信號也很有幫助,方法像是一邊聽對方說話,一邊做筆記,尤其是在對方說得特別激動的地方振筆疾書。強烈向對方傳達你的「共鳴」或「贊同」,就能感覺「相談甚歡」了。

工作管理絕對不能分散管理

工作幹練的人懂得管理時間的技術。好幾個人一起進行專案的情形不在話下,甚至必須在期限內提交給上司的文件或思考企畫案等一人進行的工作,時間管理的重要程度也絲毫不減。時間管理的技巧有三個應注意的重點。

第一個重點是「資訊的一元化」。這可以說是把「今天該做的事=待辦事項」列成清單管理時的重點。管理工作絕對「不要分散開來,以同一工具集中管理」。把當天該做的事毫無遺漏地寫在記事本上,工作中不時地確認。如果用不同的工具分開書寫計畫,容易發生錯誤。行事曆採「一元管理」,就能培養自己的時間感覺。

其次是「時間的可視化」。例如,活用記事本或智慧型手機,註記「期限日」。然後寫上如「還有三天提交企畫書」這樣「距離期限的時間」,也就是「表示剩餘量」,就能把剩餘的時間予以可視化了。

第三個重點是「鬧鈴化」。這個方法可以運用在發郵件提醒自己期限日將近的管理行事曆的APP上。

同時進行數個工作時,若其中一項發生問題,就會多花精力在這項工作上,而忽略了其他工作的進行。這種時候,鬧鈴功能就能發揮管理風險的威力。

延伸閱讀

Googler 分享超高效時間管理:一周五天,每天你都做對工作了嗎?
學會便不知職場壓力為何物?新創企業客戶總監教你打敗「職業倦怠」實用戰術(上)篇
成功者都這樣「浪費」時間!避免瞎忙,比爾蓋茲每年結束前都會這樣做

(本文經合作夥伴天下文化授權轉載)