提升企業溝通的即時競爭力:微軟企業協作工具 Microsoft Teams 正式在台上市

Microsoft 在台灣正式推出 Office 365 家族的新成員—以「聊天」為基礎的企業協作平台,微軟攜手客戶與夥伴共同歡慶 Microsoft Teams 在台灣正式上市!(左起:台灣微軟 Office 行銷部資深協理 張立業、東森信息科技總經理暨東森購物執行董事 王辭笙、台灣微軟總經理 邵光華、台灣微軟營運暨行銷事業群總經理 磯貝直之 (Naoyuki Isogai)、碩網資訊總經理 邱仁鈿、金士頓科技資訊部副理 郭家齊 )

我們為什麼關心這則消息】微軟作為最多企業使用的工具之一,最近又推出了新的企業協作平台「Microsoft Teams」,目前已有 5 萬家企業使用 。這篇文章介紹 Microsoft Teams 的特色功能及使用方法。(責任編輯:黃筱雯)

Microsoft 在台灣正式推出 Office 365 家族的新成員—以「聊天」為基礎的企業協作平台 Microsoft Teams!繼 2016 年底發表 Microsoft Teams 預覽版以來,微軟根據預覽用戶的回饋及對協同合作趨勢與產業需求的觀察,陸續提供包含電子郵件整合、會議排程、行動版視訊通話等 100 多項全新功能。

Microsoft Teams 主打團隊合作,整合旗下 Office 365 的各項應用於單一工作平台,不僅可運用頁籤方式延伸使用 OneDrive、PowerPoint、Power BI…等辦公室應用功能,並可依據產業需求加入第三方客製化應用與加值服務,如 Trello、Wiki。

至今在全球已有逾 50,000 家企業搶先試用 Microsoft Teams,並以每個月 30%的驚人速度在成長。台灣金士頓科技、東森信息科技 (東森購物) 也已導入 碩網資訊更與台灣微軟攜手,運用 Microsoft Bot Framework 開發出壽險業者專屬的服務型聊天機器人,有效運用人工智慧協助企業創新、提升市場競爭力。

亞太職場工作型態大調查:台灣行動辦公已逾六成,企業推動數位轉型刻不容緩

台灣微軟總經理 邵光華表示,「激力員工」是台灣企業決策者實踐數位轉型的關鍵,台灣企業決策者更須針對數位變遷,訂定相應的內部文化、工作型態與基礎設施,讓企業能夠發展更為靈活彈性的工作模式以提高生產力。

對企業而言,數位轉型是現今面臨的最大挑戰,也是未來業務拓展的成敗關鍵。微軟針對數位轉型提出「產品轉型」(Transform products)、「運作優化」(Optimize operations)、「激力員工」(Empower employees)、「耕耘客戶」(Engage customers) 四大主軸,希望透過包含 Office 365、Microsoft Azure 等雲端服務解決方案,與客戶和合作夥伴攜手達成多贏。

根據今年初微軟針對亞太地區 14 個市場、4 ,175 個受訪者調查的『Workplace 2020[1]』的結果表示,在台灣已經有 67%的人每週至少一天會在辦公室外工作 ,另有 68%的受雇者表示希望能夠增加工作與生活型態的整合與平衡。

然而,受訪者也表示 只有 25%的人認為其組織的領導階層有致力於彌平勞動力的數位技能落差、24%的人認為組織提供了工作的彈性、以及 32%的人認為其組織已經具備工作新世界 (New World of Work) 的所需設備和條件。此調查同時也發現企業面臨許多挑戰,例如回應內部議題花費過多時間 (33%)、過多的面對面會議 (32%)、要在團隊內加入新成員也花費太多時間 (24%) 等。

面對數位轉型的浪潮和愈趨數位的工作場所,台灣微軟總經理 邵光華提到:「透過調查發現,『激力員工』是台灣企業決策者實踐數位轉型的關鍵;此外,亞洲被認為將是 2021 年行動上網最盛行的地區,因此台灣企業決策者更須針對數位變遷,訂定相應的內部文化、工作型態與基礎設施,讓企業能夠發展更為靈活彈性的工作模式以提高生產力。」

另外,相較於 5 年前,現今企業員工進行團隊工作的次數達 2 倍之多以順利完成任務,突顯團隊的協同合作效能將成為企業營運的重要指標。在跨組、跨廠區、甚至跨國合作的趨勢下,團隊的各種組成讓溝通不再侷限於一時一地、也不再只是單純上對下的單向任務指派與個人單兵作戰,而是 以專案為中心、以對話與討論為型式,隨時隨地可按照專案設立團隊的協同合作

微軟看見企業面臨數位轉型時在「團隊溝通」層面的需求,透過 Microsoft Teams 提供一個以聊天為基礎的工作空間,用團隊需要的各項工具,將人、對話、工作內容匯集在同一處,以便讓成員們更輕鬆地針對不同工作主題「就事論事」、在流暢的合作過程中創造更多可能性。在 Microsoft Teams 平台上,團隊成員可以在同個介面上使用平常慣用的 Office 365 應用,不需離開介面即可傳送檔案或進行協作。

Office 365 是專為各個團隊特有工作風格而生的整合型應用程式:Outlook 適用於企業等級的電子郵件;SharePoint 適用於智慧型內容管理;Yammer 適用於組織間的網絡聯繫;商務用 Skype 則可說是企業語音、視訊聯繫的中樞;而現在又加上統整即時對話功能與各項 Office 365 工具於大成的 Microsoft Teams,象徵微軟在團隊協作領域再次邁進一大步。

Microsoft Teams 提供最親切、最有效率、最安全的企業雲端協作平台

「Office 365 目前已有超過 8,500 萬活躍用戶的耀眼里程碑,而今我們更將具聊天功能的協同工具 Microsoft Teams 內建至 Office 365 (商業基本版、商業進階版、K1、E1、E3、E5),從個人延伸至團隊,希望為使用者提供更高效、更有趣的線上協作體驗,讓每個團隊成員透過我們的生產力工具,都能貢獻更多、成就更大。」台灣微軟 Office 行銷部資深協理 張立業表示,Microsoft Teams 將在功能開發面圍繞著四項核心價值,在團隊溝通中確實、零死角地解決包括應用整合性、協作便利性、是否可客製化及資訊安全性在內的幾大企業痛點,進而提升工作效能。這四大核心價值包括:

  • 透過聊天進行小組溝通:Microsoft Teams 提供給您嶄新的對話體驗,連貫、無間斷的聊天模式,讓所有人保持聯絡、隨時掌握最新進度。團隊內的成員可依據溝通需求發起私人訊息或者群組對話,且每位使用者均可根據專案項目與成員不同,分門別類地建立、加入多個小組,在不同工作項目之間輕鬆切換。Microsoft Teams 更內建因應情境而生的表情貼圖、支援 GIF 動態貼圖,為溝通增添彈性與趣味性。
  • 團隊合作的中心: 將團隊成員每天會使用到的 Office 365 應用程式及服務 — Word、Excel、PowerPoint、SharePoint、OneNote 與 Power BI 匯聚在 Microsoft Teams 中,整合所有資訊與工具。
  • 可針對每個團隊客製化:Microsoft Teams 透過 Tabs 功能、Connector 模式以及支援第三方開發的 Bots,提供使用者依據需求打造團隊專屬的協作平台,並提供團隊熟悉的 Microsoft 工具,如 Microsoft Planner 和 Visual Studio Team Services。目前共有超過 150 項與 SAP、Trello、Hipmunk 等公司合作的整合功能已推出或即將問世。
  • 擁有團隊所信賴的安全性:Microsoft Teams 透過超大規模的 Office 365 企業級雲端運算平台,提供客戶所需的進階安全性與合乎法規的功能。更符合包含 SOC 1、SOC 2、歐盟示範條款 (EU Model Clauses)、ISO27001 與 HIPAA 的全球安全標準。

台灣微軟 Office 行銷部資深協理 張立業補充道:「除了電腦版 Microsoft Teams,Office 365 用戶更可透過行動版本在手機裝置上輕鬆進行團隊協作;而 Microsoft Teams 內建的 OneDrive、SharePoint 雲端儲存與編輯功能,更再次呼應了微軟『行動優先、雲端至上』的數位轉型原則。」

配合在工作環境中市占率最高、相對容易上手的 Office 365 工具,Microsoft Teams 將有效減少一般企業將通訊軟體導入公司時,產生的員工教育訓練成本與陣痛期。現代工作型態中,「多工處理」已成為必須,Microsoft Teams 將上班族最慣用的 Office 365 工具整合至單一平台,更可有效降低使用者重複在數個介面間切換時的抽離感,也預期將成為對員工而言最親切、省時的企業協作平台。

逾 5 萬家企業使用:金士頓科技、東森信息科技率先在台導入 Microsoft Teams

Microsoft Teams 目前在全球 181 個地區被廣泛應用,可支援包含繁體中文在內共 19 種語言。自 2016 年 11 月發佈預覽版本至今,已有超過 50,000 個組織已開始使用 Microsoft Teams。在台灣,率先導入 Microsoft Teams 的用戶業種相當多元,橫跨科技、網路電商與零售業,也說明 Microsoft Teams 具備符合多元使用情境以及擴充簡便的彈性,足以滿足各大產業的個別需求。

全球記憶體模組龍頭金士頓科技 (Kingston Technology) 是率先在台導入 Microsoft Teams 的企業之一。金士頓科技資訊部副理 郭家齊表示:「從 Scrum 敏捷開發到 DevOps 過程中,選擇一套兼具安全性與整合性的跨裝置溝通平台更顯得舉足輕重。目前金士頓的 IT 團隊便是使用 Microsoft Teams 追蹤專案進度,讓不同部門、負責不同開發階段的人員可隨時掌握目前進度及時討論,不但符合金士頓強調敏捷、彈性且即時回應的互聯網企業精神,也在公司數位轉型的過程中,可善用雲端的力量來協助開發與維運。」

金士頓科技資訊部副理 郭家齊表示,目前金士頓的 IT 團隊使用 Microsoft Teams 追蹤專案進度,讓不同部門、負責不同開發階段的人員可隨時掌握目前進度及時討論,公司數位轉型的過程中,可善用雲端的力量來協助開發與維運。

2017 年一例一休新制上路後,企業營運人力成本大幅增加,更連帶影響物流配送、客戶服務與倉儲管理等方面開銷,如何因應也成為實體與電商零售業共同的難題。

「東森集團旗下有各種不同業務屬性的公司,包括了東森的電視購物、網路購物、東森新聞雲 ETtoday 數位內容平台,Ponta 點數交換平台.. 等,東森信息科技做為集團數位大腦,不僅要能洞悉技術趨勢,更要展望未來,因應而生各種資訊商業主題的技術研發小組,從行動電商、大數據服務、DMP、IoT、影音直播甚至迎接未來的 AI 應用等,其中部分團隊也導入了敏捷式開發」

東森信息科技總經理暨東森購物執行董事 王辭笙表示,以前公司各專案小組一開始是採用 Slack、Trello 作為團隊溝通工具,選擇導入 Microsoft Teams 後也確實提升了集團內跨公司、跨部門溝通為更有效的工作流程。

東森信息科技總經理暨東森購物執行董事 王辭笙提到:「公司各專案小組一開始是採用 Slack、Trello 作為團隊溝通工具,而台灣微軟於去年底 Microsoft Teams 推出預覽版時有來我司做介紹,我們評估了之後發現蠻符合我們的需求,除了可以集中管理、也更具備安全性,選擇導入 Microsoft Teams 後也確實提升了集團內跨公司、跨部門溝通為更有效的工作流程。」

Microsoft Teams 支援客製化功能與人工智慧 AI 技術 ,實現「人工智慧民主化」願景

人工智慧技術的應用是微軟近期研發主力之一,繼數位助理 Cortana、與美國 Twitter 合作的智慧聊天機器人 Tay 之外,在 Microsoft Teams 中也同樣可運用 Microsoft BOT Framework 加入人工智慧技術。

台灣微軟營運暨行銷事業群總經理 磯貝直之 (Naoyuki Isogai) 表示,Microsoft Teams 除了整合 Office 365 系列工具、提供一致性與連貫性的對話空間,更可透過人工智慧的導入,真正實現「對話即平台」(Conversations as a Platform) 的概念。

台灣微軟營運暨行銷事業群總經理 磯貝直之 (Naoyuki Isogai) 則提到:「Microsoft Teams 除了整合 Office 365 系列工具、提供一致性與連貫性的對話空間,更可透過人工智慧的導入,真正實現『對話即平台』(Conversations as a Platform) 的概念。Microsoft Teams 不只是一個使用易上手、以聊天為基礎的平台,合 作夥伴也可在 Microsoft Teams 上開發如語音諮詢、訂票系統等第三方客製化的加值服務,讓人工智慧可以擴展應用於日常情境中 ,進而達成『人工智慧民主化』的願景。」

碩網資訊近日便運用微軟認知服務,開發出具備客服問答、商品介紹與推薦、緊急通報、健康管理等功能的服務型智慧機器人,並且已實際應用到常面對諮詢服務需求的壽險業,例如詢問保單多久到期、查詢方案內容等,目前都可透過智慧機器人 24 小時在線上為客戶提供即時資訊。

碩網資訊總經理 邱仁鈿表示,透過深度學習與巨量資料堆疊出的認知服務,讓我們與微軟合作開發的服務型智慧機器人除了有問有答外,更可透過資料分析去掌握、推測消費者的行為模式,提升消費者關於產品或服務的認知與購買意願。

碩網資訊總經理 邱仁鈿表示:「透過深度學習與巨量資料堆疊出的認知服務,讓我們與微軟合作開發的服務型智慧機器人除了有問有答外,更可透過資料分析去掌握、推測消費者的行為模式,甚至主動推薦相應的商品與方案、提升消費者關於產品或服務的認知與購買意願,可有效彌補客服人力空缺或是產品知識不夠完備的缺點,讓客戶無論何時何地洽詢業務,都能夠獲得與理財專員同樣專業的服務。」

使用 Microsoft Teams 體驗無時差溝通與協作

目前為止,微軟已公布了 Microsoft Teams 的 100 多項新功能,包含:會議排程、行動語音通話 (Android 版現已加入視訊功能,iOS 及 Windows Phone 隨後加入)、電子郵件整合等,以及安全性、相容性方面的提升。針對使用者介面,微軟也提供了例如螢幕閱讀器、高對比度以及鍵盤快捷模式等便利的新功能,讓 Microsoft Teams 能帶來更佳的使用經驗。微軟更計劃於今年 6 月推出支援與企業外的團隊共同協作的功能,並將與 Outlook 深入整合,以及推出功能更豐富的開發者平台等。如需更多詳細資訊,請前往 Office 官方部落格了解更多:https://blogs.office.com/2017/03/14/microsoft-teams-rolls-out-to-office-365-customers-worldwide/

若您對於 Microsoft Teams 以聊天為基礎的整合型工作平台有興趣,歡迎使用 Office 365 商務基本版、商務進階版、K1、E1、E3、E5 客戶即刻加入使用行列。為讓用戶搶先體驗包含 Microsoft Teams 在內的 Office 365 完整應用,體驗雲端行動辦公的自主新生活,台灣微軟更將安排「雲領時尚 自主新生活」行動車至各大商辦大樓巡迴,4/15 前開放企業預約到站服務,邀您透過三分鐘體驗,一同晉升「雲領階級」!行動車詳細巡迴場次及專場報名方式請見: http://office365roadshow.azurewebsites.net/

若欲了解更多企業創新的洞察與解決方案,請至 台灣微軟 Digital Transformation 官方網站 ,或請造訪 數位轉型:邁向成功的七個步驟 。此外,企業資安亦是數位轉型的重要基礎,「企業安全防護力測試」為微軟企業安全專家設計的檢測題目,涵蓋完整的端點、資料與網路安全,只要簡單勾選即可獲得風險指數與防護建議。

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