雖然通訊軟體盛行,但用email溝通通還是商務往來的常用方式,如何寫出一封得體的信,其實比你想像中還多眉角。《TIME》就整理了9個Google 前執行長Eric Schmidt的email小技巧。

1.儘早回覆

「這世上有兩種人,一種會快速回覆信件,一種不會。請當第一種人。」根據《TIME》報導,快速回信能加強做事有規律的菁英形象,也能創造出正面的對話循環,讓你更有可能可以加入一些重要的討論事項中。

2.每個字都很重要,別說廢話

如果你在描述一個問題,就清楚的定義這個問題。在發信前,請寫草稿並且把多餘的字去掉。就像新銳小說家Elmore Leonard對於他的成功所作的回應「我只是略過把人們會跳過的部分。」,許多信件其實有太多多餘的內容。

3.經常檢查信箱

你花了多少時間在看要回覆哪封信?花了多少時間重新看那些你已經看過的信?這些動作都在浪費你的時間!

當你開始寫信,你可以把信件分成:讀完後並歸為不重要、讀完信且馬上回覆、讀完但之後再回覆、等一下再讀。如果能把信件都做好上面的分類,信箱基本上只剩下需要審慎行動的複雜信件(可以將它標上星號)以及幾封標為之後再讀的信。

不過,為了避免信箱中劃上星號的「重要信件」變得太多,請每天都把重要信件回覆完畢。

4.依LIFO順序回信

依照後進先出的LIFO(Last In First Out)順序回信,因為有些比較舊的東西會有人來接手。

5.當個中介者

當你看到重要消息時,可以想想誰可能也需要知道這個消息。可以在每天工作結束時回顧一下今天收到的信,然後問自己「有哪些信是我該轉寄的?」

6.想一下為什麼要用「密件副本」?

當你使用密件副本時,通常是你要隱藏什麼的時候,而這反而會讓你顯得欲蓋彌彰。所以,建議你使用密件副本的時機只有在「把不再相關的人從信件中移除」時。這也能使得你在回信時不再打擾那些比較不相關的同事。

7.別發怒!

當你想發飆的時候,比起在郵件上發飆,對人發飆簡單多了對吧?

8.方便追蹤後續發展

當你寄出一封需要追蹤後續發展的信,就把自己加進副本並且標示為「追蹤」。這樣之後就可以比較容易找到那封信,直接在原始信件中加句「這完成了嗎?」就能追蹤發展。

9.轉寄重要信件給自己

如果你覺得這封信未來可能還需要再看一次,就把這封信加點關鍵字敘述,再寄給自己一次。要先想一下,未來的自己可能會以什麼關鍵字去搜尋它?這不只在信件上是個好方式,重要文件也可以用這個方式處理。

本文參考資料來源

TIME:9 Rules For Emailing From Google Exec Eric Schmidt

(本文供合作夥伴轉載,首圖來源:Wies van Erp,CC licensed)