【我們為什麼挑選這篇文章】無論在課堂、或者公司內,常常都需要報告,不僅做出完美的簡報是一門學問,簡報的表達方式也左右著提案成果。這本書就簡介了幾個在發表簡報時的要點,特別是針對東方人的表達習慣,點出了我們可能從沒注意過的盲點。(責任編輯:黃筱雯)

Point

  • 簡報時的禁忌
  • 不使用對方無法理解的詞彙
  • 遵守5W1H的原則

隨著電腦與投影片簡報軟體(PowerPoint)的普及,我們愈來愈常需要發表簡報。有時是企業中與新商品開發有關的重要提案說明會,有時是學校裡學生分組調查後上台發表報告。簡報有各種不同的目的與形式。不久的將來,日本的大學入學測驗大幅改革之後,「簡報力」肯定將成為評價的重點。

簡報的四大重點

在我的日常生活中,從上課到國際學會上的發表都需要使用簡報,簡報對我而言就像家常便飯。

還在牛津大學攻讀博士學位時,經常遇到必須在班上發表報告的機會。每次發表前,我會仔細斟酌內容直到上台前的最後一刻,無論PPT的畫面、顏色還是設計,甚至加入動態視覺效果等等,努力想做出最嶄新且運用高度技術的簡報。

然而,結束發表後徵詢班上同學感想時,得到的卻都只是不置可否的回答。明明我對簡報的內容和技術都有「精煉再精煉」的自信,同學的回答卻與我的期待不符,令我大失所望。

就在那時,我找了平常要好的朋友之一,向他請教我的發表方式是否有什麼問題。他給了我直接而中肯的回應,聽了之後我不禁愕然,當時的心情到現在仍記得非常清楚。

以下,我想請大家一起來思考箇中原因。

Œ遵守5W1H的原則,從結論開始說起

英語教育學者卡普蘭(Kaplan)曾針對以英語為母語者與非母語者,在書寫文章或展開議論時的差異做出比較。

以英語為母語的歐美人士屬於「直線型」,猶太人與阿拉伯人等閃米語系屬於「平行線型」,東洋人屬於「漩渦型」等等……總共分成五種類型。

日本人在鋪陳議論時屬於「漩渦型」,因此對歐美諸國人而言,會覺得話題「一直在繞圈圈」,結果便搞不清楚說話者到底想表達什麼。

簡報的基礎說來理所當然,只要遵守「5W1H」的原則,並從「結論」開始說起即可。

在第四章十八節也曾提到的「5W1H」,也就是who(誰)、what(什麼)、when(何時)、where(何地)、why(為何)與how(如何)。在用英語簡報發表計畫或想正確表達內容時,也可以使用5W1H的技法。

牛津大學的學生在討論研究內容或發表報告時,擅長運用5W1H構成簡報內容,而在提出議論時,最重要的就是先把最想表達的「結論」清楚地說出來。

在東洋人身上常見「繞圈圈」的議論鋪陳方式,並不適合用在歐美國家的簡報上。

在簡報時加入動作

我在歐美人士的簡報中發現了一件事,那就是,他們總會加入不少肢體動作。以下是三種基本動作,提供給各位參考。

.移動:走到左側,走到右側,前後走動等等,在講台上適度的移動,能產生一種魄力,給予聽眾緊張感。

.表情:喜怒哀樂是最基本的。配合說話內容換上不同表情,明確傳達講者當下的心境,聽眾也就更容易投入其中。

.象徵與提示:用點頭或搖頭的動作象徵「肯定與否定」,用握拳的動作象徵「強調」,張開雙手提示「大小、長短」,伸出三根手指提示數量等等,都是增進表達能力的輔助動作。

反觀我在上台報告時,幾乎只是對著準備好的稿紙「照本宣科」。如此一來,即使有再優秀的PTT內容,對聽眾來說還是索然無味,成為一次無趣的發表。

Ž降低聽眾興趣的習慣動作

在簡報時,如果以下動作出現得太頻繁,有時可能帶給聽眾不舒服的感覺,一定要小心。

  • .頻頻觸摸頭、鼻子、耳朵等身體部位。
  • .撥頭髮(尤其是女性)。
  • .轉筆或撥弄雷射筆。
  • .抖腳。
  • .咳嗽、吸鼻子。

每個人或多或少都有些習慣動作,這是無可避免的事。然而,一旦因為動作太頻繁而造成聽眾聽取簡報時的「阻礙」,聽眾就會無法專注在簡報上了。我也曾被指出在簡報時有一直下意識「摸鼻頭」的毛病。

那不是「錯誤的英語」,只是「不一樣的口音」

最後,對非英語母語者而言,在用英語做簡報時,總不免擔心自己的發音、語調和文法。其實,即使有些錯誤或語調不正確,英語母語者還是完全能夠聽懂。只要把非英語母語者的「錯誤」視為「只是口音不同」就好了。

如果把心思都放在追求超乎必要的正確英語,反而忽略本章提及的重點,到最後還是只能做出不及格的簡報。

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(本文書摘內容出自《牛津人的30堂獨立思考與精準表達課》,由商周出版社授權轉載,並同意 TechOrange 編寫導讀與修訂標題。)