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簡報力,除了是說服力的表現,更是領導力的基礎

前數位時代主編、奇想創造數位行銷顧問孫治華在分享「簡報的本質」時分享了這個心得。

曾為工程師的孫治華,因職業生涯中的「意外」,慢慢放下鍵盤開始鑽研起簡報這門需要站在人前侃侃而談的藝術。而這樣的轉折也為他開了另一扇門,經過一段時間的打磨,他體會到「有趣的是,當你會去驗證很多書上寫的理論時,你會發現這些在現實中可能不實用、在現實生活中用不到?關於簡報我們浪費了太多的時間在不實用的理論上。」

也因此,孫治華在傳授簡報技巧時,總秉持著要教給大家「在職場上一定可以用的態度與技巧!」而在數位時代任職的經歷,讓他更廣泛接觸到各種不同的專業領域,也讓他在輔導創業團隊時有一套獨到的方法;而在大集團工作的經驗也讓他更熟悉公司運作的方式與瞭解主管是如何看帶一份提案。

以下他也先針對創業、一般上班族分享兩套簡報秘訣:

  • 創業篇:抓住團隊的核心商業概念,別讓創投憑空想像你的產品是什麼

「大部分的新創團隊不會報告、不會去跟別人說他們提案的價值在哪裡,就算知道或不知道他自己的核心價值,也沒有用正確的順序去跟評審、創投說明。」

提到創業團隊常見的 pitch 硬傷,孫治華分享道:「整份簡報看下來要解決的問題定義不明確,也忽略了競爭者的說明。」一份好的新創募資或是競賽簡報,應該可以從下面這四個方向提升

一、必須要先定義問題與瞭解解決問題後所帶來市場
因為問題會決定創業團隊的市場大小,如果問題沒定義好,創投獲是評審就很容易不知道怎麼去切入這項服務,所以孫治華認為「當創業家,最基本的應該要去確認『問題、市場、競爭者』這三個關鍵基礎,要是沒有深度的瞭解,那只會讓別人覺得你好像只是很開心的在做一件事情,卻對整個商業環境完全不了解。」

二、讓你的產品與服務被看到,而不是只靠口說或文字
許多創業團隊因為所處階段不同,例如有的團隊還只在概念階段,因此你在他們的簡報中往往看不到「產品」,但其實還是可以利用 Prototype 示意,至少讓別人能夠了解你在說什麼。

「也就是說不管團隊是在哪個階段,都應該要讓人家看到你們公司的服務、優點在哪裡?你們改善了什麼?到底解決了哪些問題?這些基本的資訊都應該要被 highlight 出來,但大部分團隊卻沒有。」

三、別輕易的說故事,沒人想聽,要說架構
孫治華也分享,很多創業團隊會去外面上課加強簡報的能力,但卻往往學到這概念「說故事」,但是「人有聽故事的 DNA,但沒有講故事的 DNA。」特別是當創業團隊要去爭取投資時,台下的創投想要聽到的是產品、數據、成長預期、營收模式,但團隊卻因為學習了錯誤的技巧,反而浪費時間在說一些評審並不感興趣、無法判定團隊價值的故事,理所當然地那也就不會有好結果。

如果要以故事開場,孫治華說就 30 秒,再多就浪費了。

「所以就新創這邊,我常對我輔導的團隊說:先了解你的商業模式、你們的營收模式到底合不合邏輯。只有當你了解了整個公司到底在做什麼、價值在哪裡、厲害在哪裡、和別人的優勢在哪裡,才能知道簡報該怎麼改。那這樣子就會變得比較具體,而不是只是在做漂亮的簡報,那沒有用。」

四、深掘自己新創的核心價值,你的表達自然而然就會讓人信任
「我們應該要從踏實精準的內容去導出自信!當你相信自己的東西很棒時,你自然而然就會散發出沉穩與自信」

很多人總覺得學習簡報技能中,很重要的一環是「表達能力」。但針對這點孫治華有不一樣的看法,他認為大部分的人尤其是新創或一般的人,總會覺得自己的提案一般般;而你應該在一個一般般的提案裡面用任何熱情或任何肢體,因為不適合,如果硬要用反而落得尷尬且格格不入

所以在進行團隊輔導的時候,孫治華的策略是:先了解團隊的價值在哪,並幫助他們把他們的創業價值有更深一層的瞭解,他們自己就會對自家產品還有服務更有自信。那時候上台演說時自然而然講話的語調、態度、神情,肢體就會出來。

「所以我覺得倒不必特別去教這些,因為當你很相信你自己的東西的時候,就算你沒有肢體,可是你身上會散發出自信與沉穩,這樣就具備有一定得說服力了。」

最後針對「創業」部分,孫治華的建議是重複與人討論、提問,讓別人對你的提案提出問題,並試著尋找答案。這樣的實際演練可以更直接體驗到市場的感受。

  • 商業篇:不做商場螺絲釘,搞對簡報的順序與架構,老闆才會重用你!

「商業簡報有三個階段:開場有吸引力、中段有專業力、結尾有影響力。」

很多台灣人常常喜歡跟老闆說「我做了 ABC」,但這樣的開場往往只會讓老闆回應出「好那這還有 CDE 你去做吧」,做完了以後,他又會繼續叫你 EFG 繼續做下去 … … 如此一般,你做越久越讓人覺得你只是個螺絲釘。

從職員走到主管,最關鍵的是你的表達能力!除了你的做事能力之外,你的表達能力完不完整其實會影響你的晉升可能性。因為當主管,基本上就是要能聽得懂、說得出、做得到。

而「說得出」就是簡報,你講的東西可不可以讓你團隊的人了解、讓他們去 follow up,這東西超級關鍵!只有當你不僅擁有能力,還有好的表達能力時,你才能代表公司出去,也只有這樣你的職場生涯才有不同的選擇。

那怎麼讓公司覺得你帶得出手呢?以下孫治華跟我們分享怎樣才是「正確的簡報順序」:

● 錯的簡報順序

在絕大多數的提案中,要讓老闆被你吸引其實不難,關鍵就是:清楚表達出「你為什麼要做這個事情?」但多數員工只會報告老闆:「我今天要做這件事、我打算怎麼做、花多少錢多少人力,請你核准!」

這樣十有八九會被打槍。

為什麼?因為主管最關心的是「為什麼?」、「能帶來多少利益?」,沒有這兩個目標,你跟主管講了一堆 how to do 只是讓他聽到一堆「成本、消耗」,只有當你命題對了、營收有了,後面你再去提需求才會容易。

● 合理的簡報順序

1.你的目標:為什麼要做這件事?
你要解決什麼問題?這個問題符合公司本年度計畫嗎?還是它是一個重要趨勢?

2.可以帶來多少利益?它能為公司帶來什麼正面影響?

3.因此,你需要公司投資多少時間、成本來做?

4.怎麼處理風險?

孫治華分享,很多人簡報都會忽略頭尾(營收、風險)兩部分,這就像一篇文章只有逗點沒有句點,長官聽到只會一片錯愕。掐頭去尾的簡報理所當然會被拒絕,因為這樣的做法是要叫老闆自己瞬間腦補,把這兩段補起來,這樣他還需要員工做什麼呢?

「其實並不是大家不知道這些 know how,只是不知道應該講這些,而架構就是幫助你把這些東西不會忘記,然後如何講得好。」

  • 簡報為什麼重要?誰應該學會?

回到最開始的命題。簡報為什麼重要?

孫治華講了一個小故事:

多年前比爾蓋茲、巴菲特有個演講,在場有一個學生就問他們說可不可以給個建議,讓他可以在同儕間可以突出?

巴菲特則說一個很簡單的點,他說:當你可以從容地跟公眾對話的時候,這個優點會跟著你 50 年到 60 年;但是沒有這個缺點也會跟著你 50 年到 60 年。

這說明什麼?孫治華解釋,當一個團隊有 10 個人,其中有一個人腦子裡有好的 idea,但這點子值不值錢呢?可能不值錢,因為下面的人都不認同、聽不懂。但要當有 5 個人認同了,那這個點子的可行性變高了;而當人數成長到 10 人時,大家就會一起往前衝了。

這是什麼?這就是領導力。你能讓大家聽得懂、才有可能做得到,你才有領導力。

所以你說「簡報」為什麼那麼重要?因為它可以幫助你傳達價值給所有人,並進一步讓大家能夠認同並行動產生價值。如果你連表達那關都沒有過,就完全沒有辦法改變任何現況。

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