不用嘴巴叫員工做事,小店老闆賺大錢靠 7 張營運報表

文 /  傅安國(資深創業輔導顧問)

老林在 3 年前以廚藝結合親友資金開了一間燒肉店,以一年一店目標堅持至今,也如願開到 3 家門店。但畢竟單店與多店連鎖的管理有極大差異,老林逐漸感受到壓力,以往的「口頭管理」漸無法掌握團隊的動向。

究其因,問題出在店內營運報表缺乏,在此僅提供 7 大基礎管理表格以為 Know how 點切入:

  • 1. 人力排班表

經營者若想有效控管人力,讓每一工作站都能發揮最佳戰力,建議除了在每天的班表上確實值入上下班時點、工作站類別、休息時間、清潔等 4 大基本區塊,更應將當日出勤的工作時數與薪資一併箝入。

如此值班管理者更清楚人員的定位是否符合現場所需,當日打烊後也能及時核算出員工生產性的優劣,有利下一天的人力參考。

  • 2. 清潔管理表

Q(品質)、S(服務)、C(清潔)、V(附加價值),自速食業龍頭麥當勞引進作業標準後,已是現今各餐飲業管理的基礎配備。

店內清潔作業宜區分為日、週、月的操作模式,搭配 4W1H 應用法(When 何時該做?Who 由誰做?What 何物為應用工具?Where 在哪裡執行?How 如何做最順暢、最完整?)。

中國電器龍頭海爾集團即是善用此法,淋淋漓盡致將此環節管理落實。

  • 3. 設備保養表

設備產能攸關營收高低,其堪用性影響了修繕費用支出必要的或然率,管理者可透過設備協力商至現場教授「簡易清潔法」與「故障排除法」,並派我方專人專責地製成圖文併茂的 SOP 標準操作手冊,並錄製成內部觀摩的影音檔,此 2 工具再施以店內同仁教育訓練、獎懲的雙配套進行式,必能提高此範疇的績效。

  • 4. 促銷活動效益,規劃追蹤表

促銷目的不外乎是提高來客數、客單價及營業額,為有效達成這 3 個目的,管理者需於行前設定活動的預估效益 KPI 關鍵指標,將涵蓋的點線面,如原物料訂購量、贈品數、助成物到位、人員的行前教育訓練(如服務流程、應對話術、服儀)、準顧客的訊息通知方式及潛在顧客開發的相關策略等,甚至活動中期達成率 Pull 法、活動結束後效能檢討會議召開,都是管理者不能或缺的管理內涵。

  • 5. 日營收總表

當日的營收來客數、客單價、客單量 〈飲料店宜用杯單價與杯單量計〉、迴轉率、員工生產性、預估營收與實際營收的達成率、交接班營收核帳與留言交辦,都是此表需加諸的分析項目別,倘能佐以昨日上述內涵記實併勘,管理者更能一目瞭然大方向是否偏頗,及時思策對應。

  • 6. 盤存表及訂貨單

管理者需明定門店所需的安全(最低)庫存量、抓出平日、例假日平均萬(千)元使用量 〈註:每銷售一萬或千元所使用的單品物料量〉,並妥善搭配如日/月預估營收額、有效的倉儲空間、廠商到貨(日配/夜配/隔日配等〉 的時間點、促銷活動期間的銷售預估量、氣候預報及友店轉調貨的支援性等關鍵要素,交叉評估後定出應有訂貨量。

至於盤存?需以最小單位制、進退貨標準規格、供貨價的波動、庫存區的整理整頓,都是在執行盤存表時的必備檢核項,以便訂貨作業更加確實。

  • 7. 損益表

有位名嘴說:「數字不會騙人,但騙人的往往是數字!」門店獲利與否由損益表可以看出成本、費用、營收三角關係是否核對確實。

許多小型店誤以為日記流水帳就是損益表,殊不知透過損益表才可掌握每筆進出金額的合理性,只要審慎記實,無論物料、人事薪資、水電、瓦斯、電話、修繕、差旅甚至文具用品的支出費用都無法逃過。

應用重點還包括與去年同期及上月同等項目資料比較,找出可能出入點並揪合門店幹部討論後續因應措施。

「對自己『不滿』,是任何想要成功的人必需具備的特質。」俄國劇作家契科夫如是表示,一直不滿獲利現況的你,也請先將損益表這把利刃磨亮。

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這七張報表都是基本中的基本!
不管理數字者,
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(本文授權自傅安國,作者臉書《走一回人生,靜一思所得》,原刊載於  痞客邦部落格 ,未經授權請勿轉載。首圖來源:yoshiffles, CC Licensed)

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