到底財會工作要做些什麼事呢?簡單來說財會工作,就是「收集、記錄、檢查」這三項。

  • 步驟一:收集

「收集」指的就是收集正式發票、一般收據甚至是請款單等,可以說明金錢流向及產生理由的單據。這是財會工作的第一步,其實也是最重要的步驟。如果輕忽「收集」的作業,很有可能因此多繳原本不用繳的稅金,或因為報稅不確實而被國稅局查帳

  • 步驟二:記錄

「記錄」則是將收集起來的正式發票、一般收據、請款單等憑證,記錄下來轉換成資料。以前必須經由人工作業的方式完成記錄,但現在只要輸入電腦,就可以輕鬆搞定。此外,市面上許多介紹財會實務的書籍上,常常會有「傳票怎麼切」、「日記簿怎麼編」等內容,但這些對如果你是一人公司的經營者來說,其實都用不到。

  • 步驟三:檢查

「檢查」的重點,就是再次確認記錄的數字(營收、費用等)有沒有錯。具體而言,就是要仔細核對「有沒有賺錢」、「花了多少錢」、「要繳多少稅」,一旦發現問題就要立刻修正。而且,我建議檢查工作最好每個月做一次。這樣就可以有效率的統計數據,盡快掌握公司的經營狀況。

反之,如果沒有每個月確實檢查,很可能到年底結算時,才發現帳記錯了,其實一整年都在做白工、沒賺到錢,甚至演變成入不敷出的窘境。

「收集、記錄、檢查」的三步驟財會工作法

「收集、記錄、檢查」的三步驟財會工作法

  • 一天五分鐘,記帳輕鬆不麻煩

從上圖中你可以清楚了解,這三個步驟中,只有第一步「收集」稍微複雜一些,但也是最重要的工作。換言之,收據和發票等單據,就像是做料理的食材一樣,是決定一道菜好不好吃的關鍵。即使廚師的技術再好,如果沒有好的食材,也做不出美味可口的料理。同理,若無法收集完整的單據,即使請專業人士來記帳,也無法有效率的處理。

其實,財會工作給人繁瑣又花功夫的印象,正是因為必須整理一堆憑證。很多人拿到發票或收據時,都會不自覺的逃避現實:「等累積到一定的量之後,再一起整理就好。」不過,一旦出現這種想法,把收集到的單據放著不管,很可能會演變成,一次必須整理堆積成山的單據,若是拖到最後一刻才開始動手,說不定還會害你錯過報稅時間,落得被國稅局罰錢的下場。

其實,只要記住「每天該做的事、每個月該做的事,以及一年要做一次的事」,按表操課,就能省去許多麻煩,讓你輕鬆管好公司帳務。

最後,我想再次叮嚀,「收集」是很重要的步驟,千萬別等到正式發票、一般收據堆積成山才著手整理,現在,就請先養成一天花 5 分鐘整理的習慣,這麼一來,到了結算日就能輕鬆完成財務報表、準時完成申報。你也可以參考下圖,了解在會計工作上,一人公司該如何規畫工作進度,讓你更有效率的處理帳務工作。

 一人公司的「財會工作年度計畫表」

一人公司的「財會工作年度計畫表」

網路新創公司蓬勃發展,但開公司不能單靠熱血和創意!
創業者與企業管理者需要知道的 Know-How,
實則都與「法務和財務」相連,趕緊來練財法務基本功!

(全圖文由大是文化《一人開公司也能搞定的財務管理實務》授權刊載,未經授權,請勿轉載)

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