苦練就會有結果、努力就能夠成功?

這樣的說法在許多熱血高校漫畫中常出現,也在很多長輩的嘴中跑出來過;但真的努力就夠了嗎?懷抱著「一生懸命」的熱情衝,就可以了嗎?

很多時候,我們面對結果都會認為「不管怎樣,我已經很努力了」,又或者是說「努力幹就對了」,忽略了在職場上,人家可是不管你怎麼努力,只要你沒做出成績,都只會被籠統的歸為「能力不夠」。

無印良品的社長松井忠三就曾這樣說過「面對工作,若只像少年棒球隊的孩子一樣,籠統地抱持著我要努力的心態,是最糟糕的。業餘的世界還能容忍這樣的心態,但在專業的世界裡,如果努力過後沒有成果,只會被大家認為你能力不足。」

你甘願努力過後,卻被人說成這樣嗎?

我想大部份人是不願的。但要怎麼做呢?以下參考《無印良品成功 90% 靠制度》一書,作者松井忠三的分享。

  • 主管交待的事,你怎麼回應、怎麼做?

許多時候主管一聲令下,大多員工都是這樣回應的:「我知道了,我會努力。」

他們也真如其言,努力了。但是這樣的努力有花在正確的事情上嗎?不見得,因為他們常常會變成重視努力,卻忘記「我要在什麼事情上面、透過怎樣的方法,以便創造出好的成果。」

因為在工作的場合,努力當然要有成果。努力了,卻沒有成果,代表這有問題。

松井舉例在尚未導入「自動下單系統」之前,無印良品大多靠第一線負責下單的員工憑經驗來操作,這些人多數擁有一個共通點:他們對於他們的分內事擁有足夠的熱誠以及榮譽感,他們也努力加班,為整體銷售下苦功夫,但結果呢?許多時候還是會出現業績不佳、庫存太多、暢銷品缺貨的情形。

這樣變成大家下苦力經營,卻不一定擁有相對應的成效。而這對於任何企業來說當然都是不樂見的,也因此松井談到他當時就決定引入「自動下單系統」;一開始,的確有不少反彈的聲音出現,認為這些一線員工那麼努力了,怎麼還這樣否定他們,但是結果證明經過磨合期後,下單作業這一方面的耗時大量減低,整體效率增加了。

因此這也體現出,很多東西不是你努力就夠了,在一股腦投入之前,請先想想「我用這種方式努力,真的適切嘛?」

松井自詡並不是一個事事都請示主管的人,他也認為員工自己思考的能力很重要,他認為員工必須要有自主思考的能力、自主行動的判斷力和執行力。畢竟一個公司的運作總不能只靠主管 cover 所有的事情。

所以主管不必事必躬親、樣樣囑咐,但員工同樣也要能夠不僅僅是努力,但可以深刻思考正確地執行方向。

  • 想要獲得上層青睞,那你在面對問題時就必須跟寫論文一樣「嚴謹、實事求是」

接下來,繼續延伸剛剛的話題「該怎麼努力?」

不管你在哪個位置,這都是一個很重要的問題「該怎麼解決問題?」根據松井所談,他的經驗告訴他「找出原因,問題就解決了八成!」

進一步說明,他闡明方法很簡單,就跟你寫論文一樣,找出這個領域過去的研究和案例,促進經驗的分享,然後找到方式。在企業裡,轉換過來同樣是先搜集資料,讓問題「可視化」,讓所有相關資訊集結、透明化,才不會漏看問題的成因。

接下來,就是擬定策略,然後執行。

一切都要嚴謹,草率行事只是治標不治本,你永遠解決不了問題。

  • 最後,就是要有「效率」

為所有事物制定「死線(deadline)」、準時下班絕不加班、任何提案都只在一張 A4 上完成。

看起來很不可思議嗎?這些無印良品的員工都做到了,而這也是松井所制定的制度。學會以下這幾項,想必面對職場生涯更能得心應手。

首先,制定死線

這在無印良品上下可見,這個制度可以清晰地呈現一個專案該在何時完成,不僅如此,在松井的制度下,一個專案的進度從規劃到執行、負責人等都清楚標示,讓你可以清晰地看到進程。

如果沒有執行成功,也能清楚地看到中間的程序,借此判斷問題在哪、可以如何改進。不管你正在執行公司的企劃還是自己的 side  projects,都應該要為自己的項目制定一個死線,有效率的推進。

接著,絕對要準時下班!

這一條在松井眼裡是必須的。或許很多人認為加班就是認真、努力、更有效的象徵,但其實不。

這個問題在松井眼裡其實很簡單,儘管無印良品有一眾熱愛工作,甘願為工作搭末班車回家的員工,但是領導階層認為這樣的低生活品質長久來看是削弱公司的生產力,久而久之這些員工生活只剩下工作後,能為公司帶來的創新能量就減少了。

所以不僅是從企業層面還是從個人層面來看,加班都不是件好事。

松井當初在推「零加班」活動時,信念很簡單,就是要員工把自己的工作流程 SOP 化,當你仔細審視你的工作流程後,你會發現有很多無意義的時間浪費,把這些刪除,再配合諸如開會簡報格式預先制定,還有每天有哪些待辦事項都排好,什麼時候做什麼都一清二楚等規劃,準時下班理所當然。

不過當然理想狀態上,松井認為是「主管不在傍晚交辦工作給他人」,

最後,任何提案都只在一張 A4 上完成

這一項就是要你抓准問題核心、長話短說。在企業裡開一個會,最主要就是盡快讓大家都了解事情的重點,然後討論、執行。松井認為過多的內容和美化都不是必要的,因為這樣不僅你耗時耗力,其他人也讀得累,還會把之後的會議們都拖累。

因此調查、研究等工作你還是要做好,但是在提案上盡可能的簡潔。這樣大家才能盡快上手討論可能的方針。而做任何事都是這樣,用越簡短的篇幅產出的內容才是最濃縮的重點;也是問題的重點。

以上幾個祕訣,大家學會了嗎?

最後再跟大家分享松井忠三的抗壓哲學:

別煩惱、不要迷惘、不要焦急,只要專注處理眼前的事。

《TO》補充:松井所言是他在成為社長時寫下激勵自己的一句話「莫煩惱」;典故是當年蒙古帝國要進攻日本時,幕府的掌權者煩惱不已,當時他造訪了一座寺廟,向裡面的高僧請益,當時該名高僧就是在紙上寫下了「莫煩惱」。

在商業的世界裡,每天都必須不停做決定,
迷惘時,就選擇比較難走的那條路。
困難的選項往往潛藏著足以解決問題的可能性,
三、兩下就能執行的解決方案確實很吸引人,
也可能可以馬上解決眼前的問題,
但如果只看到問題的表面,
未來隨時都可能一再碰到同樣的問題。

—- 松井忠三

(資料來源:無印良品成功 90% 靠制度;圖片來源:GU / 古天熱Phillie Casablanca,CC Licensed)