文字:劉鑋萲、Leo Liao

根據 2013 年全球職場分析組織的研究顯示,自 2005 年以來,在家工作的員工數已成長了 80%,且在 2016 年前會再成長 21%,屆時約將會有 400 萬人會在家工作。

增加如此快速當然與遠距工作好處多多有關,不管是對雇主或員工皆然。比如說,遠距工作增加「全球徵才」可能的發生,當員工分布在全球不同時區,公司就可以 24 小時運作,不僅省去通勤時間與費用,也更容易招募到全球各路高手。曾被波士頓報系譽為最理想工作的網路設備供應商-美商凱創(Enterasys Networks),就有一半員工完全在家工作;矽谷音樂科技公司 Positive Gird 也是一例,他們從開始創立就透過遠距合作的方式,利用各種網路工具輔助,找到高效率的運作模式。

Positive Grid 共同創辦人 Albert 即表示,因為科技的進步讓遠距工作成為可行的做法,團隊成員雖然橫跨不同時區,但深切利用此特性,就能讓時區正好日夜顛倒的成員和諧工作。比如 A 時區的產品經理就能在一早起床時,測試 B 時區的工程師寫好的功能,把 Bug 記錄下來後,下午再與另一個時區裡剛起床的工程師討論;工程師花整天的時間把問題解決,剛好接回到產品經理的起床時間,加速了整個產品的開發。

可是,儘管遠距工作可增加生活彈性,卻無可避免地讓同事合作與老闆管理上都產生一些溝通問題,而且也可能因為沒有實際的共同工作空間,使得彼此工作向心力不足,這該怎麼辦?可以善用底下這三個方法維持向心力:

  • 一、善用新科技有效溝通

由於許多遠距工作的員工根本不必進辦公室,因此彼此之間可能根本沒見過面,或甚至分布在不同國家,因此就得借助科技來保持聯絡,以及維繫員工之間的感情。而虛擬團隊除了以分層級的方式來有效傳遞訊息外,也可以考慮以合作平台或是開放溝通的方式,來模擬在大家辦公室中溝通的模式,例如舉辦視訊會議,或是在合作平台上分享及評論彼此的工作成果。

Skype、Google Doc 以及 Screenhero (《TO》編按:加強版的 Google Docs,給雙方獨立的滑鼠控制權,無縫協作完成複雜交叉任務)等軟體都遠距工作團隊常用的好幫手。

  • 二、提供適當的訓練

想要有效地利用科技來協助溝通,就得先確保高層的老主管們也懂得如何使用它們。

美國訓練與發展協會(ASTD)的研究人員近期訪談了 505 位管理職位培訓專家,詢問他們對於領導虛擬工作團隊的心得,有 76% 的受訪者認為專業訓練十分重要,然而卻只有 20% 受訪者的公司提供領導虛擬團隊的相關訓練。ASTD 的研究分析師 Christina Mandzuk 表示,遠距工作是目前職場上的新趨勢,因此提供相關的訓練,將對帶領虛擬團隊十分有幫助。

  • 三、安排面對面溝通的機會

雖然聽起來違背了「遠距」的道理,但不時地面對面交談,是提升遠距工作者的向心力最有效的方法之一。無論是每週到公司開會一次,或是公司額外安排活動皆可,最重要的就是讓遠距工作的員工感受到革命情感、向心力,以及工作動力。

採取遠距工作的矽谷音樂科技公司 Positive Gird 就以自己的例子建議,遠距工作的團隊最好能每周在固定的時間聚會,除了能有效的凝聚大家的團隊向心力,還能透過腦力激盪的過程,激發更多想法,讓公司不斷的成長、進步。如果想要讓公司的運作更加透明,可嘗試訂定一個固定的全體成員參與會議,讓每個員工對公司的走向有透徹的了解,並可提出建議。

  • 最後記得:務必要一視同仁

如果是擁有實體辦公空間,也擁有在家工作員工的公司,主管們在對待辦公室的員工和在家工作的員工時,態度務必要保持一致,別讓坐辦公室的覺得自己比較辛苦,也別讓在家工作的認為自己遭到冷落。只要有適當的訓練及面對面溝通的機會,遠距工作的員工也能與辦公室零時差合作。

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(資料來源:Forbes;圖片來源:Noodles and Beef,CC Licensed)