開會超沒效率,不妨試試「20 分鐘盤點術」

筆者是一名管理顧問,經常往返於中國大陸與香港,偶而也會飛進台灣做一些培訓課程。工作主要在協助企業提升組織運作效益,讓組織在改變的過程有所學習與成長。以下文字以作者第一人稱撰寫。

我的其中一名客戶聘請我引導一個高層主管的團隊會議,討論擬定一些重要的策略。這一群人都是很有能力而且態度誠懇,願意開放、反思與承擔的人。相對於另一些表面平和、彬彬有禮的客戶,我實在愛死這一群在老板面前什麼都敢說的老兵;同時,老板更是一個奇葩,他堅持要建立一個對話平台,讓彼此可以直接辯證。

嘩!一個直接對話又信奉科學精神式的辯證、反思,這一直是我想要帶給客戶的東西!因此,你可以想像,面對這樣的團隊,我應該沒有什麼可以投訴的。說實在,此種收費的工作我樂在其中!

  •  開會效率奇差無比

但是,他們開會的效率卻是非常糟糕。有時,他們彼此的對話可以用「拳來拳往」形容,主管甲只說兩句,便被另一位主管打斷,會場中沒有一個意見是可以完整表達。有時候,彼此討論的聲浪可以放到很高,就像吵架一樣。無論他們怎樣吵,但會議結束之後,竟然都好似沒有傷害到彼此的感情。但每次和他們開會時,我都感覺自己像一個隱形人。

於是,我嘗試展開更頻䌓的介入,結果完全沒有效用;我也試著在會議開始前建立一些共識,要求大家守一些與會守則(ground-rules),這招終於湊效了,但只有三分鐘的時間。雖然我很喜歡與這群人一起,但也被他們徹底打敗。他們每回開會都要超過三小時,會議結束時創造的成果(與共識),實在少得可憐!

  •  每 20 分鐘為之前的討論進行盤點

結果,我拿掉所有的 ground rules 並將我的介入降到最低,但我強勢地要求大家緊守一條規則:每 20 分鐘,無論會議進行得如何,進行到哪裡,都必須停下來,為過去 20 分鐘的討論進行「盤點」。檢視彼此達到了多少共識?有哪些成果?接著,會議再繼續 20 分鐘;然後又停下來,盤點,再繼續。結果,令人意外的事情發生了!他們竟然能夠更有意識地留意與察覺到,討論的方向有沒有走偏?如何走偏?彼此的主張有哪些立場是共享的。每 20 分鐘一次的盤點,讓他們不用在三小時會議結束之時,才發現只討論了一個議題(而且沒有共識的!)。現在,他們最多只要 20 分鐘時間,便可以看到這個現象並且願意調整回來。

  •  這就是 Lean Startup

後來,我在一本名為 Lean Startup(中文為《精實創業》)的書中,看到這種「快速投入、快速盤點」以及「快速承認失敗」的做法。我馬上被電到了,因為我知道這行得通!這不是理論,這是一套很重要的實踐作法。自從那一刻起,我開始研究什麼是「精實創業」,我只能夠說,我越看越興奮。因為它背後的主張是「快速學習 (fail-fast learning)」。這正是我擔任十五年「學習型組織」顧問工作的核心所在。

  • Lean Startup 的實踐中,你會獲得什麼是:

小批量思識不要求所有功能齊全或設計完整後才算一個產品,生產一個足夠可用的 Minimum Viable Product (MVP,最簡約的可行製品) 便足夠好;

排減浪費不用投費三年製作一些根本沒有人關心的功能或特色的產品;

試錯法你會知道自己想要什麼,但你不會知道最終會長出什麼樣子。一個單純的使用者體驗導向:有方向但沒有既定答案,永遠的好奇,永遠的修正;

放下自我如果你愛面子,還是回家吧!簡單一句:Lean Startup 讓你成長!

多少人愛你的東西並不是最重要,最重要的是學到什麼?學習、學習、學習。永遠的好奇、不停的修正。

延伸閱讀:

創業家,你們時間不夠用嗎?記住這 12 個提高工作效率的祕訣

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(圖片來源:hazelowendmc

 

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