開會超沒效率,不妨試試「20 分鐘盤點術」

筆者是一名管理顧問,經常往返於中國大陸與香港,偶而也會飛進台灣做一些培訓課程。工作主要在協助企業提升組織運作效益,讓組織在改變的過程有所學習與成長。以下文字以作者第一人稱撰寫。

我的其中一名客戶聘請我引導一個高層主管的團隊會議,討論擬定一些重要的策略。這一群人都是很有能力而且態度誠懇,願意開放、反思與承擔的人。相對於另一些表面平和、彬彬有禮的客戶,我實在愛死這一群在老板面前什麼都敢說的老兵;同時,老板更是一個奇葩,他堅持要建立一個對話平台,讓彼此可以直接辯證。

嘩!一個直接對話又信奉科學精神式的辯證、反思,這一直是我想要帶給客戶的東西!因此,你可以想像,面對這樣的團隊,我應該沒有什麼可以投訴的。說實在,此種收費的工作我樂在其中!

  •  開會效率奇差無比

但是,他們開會的效率卻是非常糟糕。有時,他們彼此的對話可以用「拳來拳往」形容,主管甲只說兩句,便被另一位主管打斷,會場中沒有一個意見是可以完整表達。有時候,彼此討論的聲浪可以放到很高,就像吵架一樣。無論他們怎樣吵,但會議結束之後,竟然都好似沒有傷害到彼此的感情。但每次和他們開會時,我都感覺自己像一個隱形人。

於是,我嘗試展開更頻䌓的介入,結果完全沒有效用;我也試著在會議開始前建立一些共識,要求大家守一些與會守則(ground-rules),這招終於湊效了,但只有三分鐘的時間。雖然我很喜歡與這群人一起,但也被他們徹底打敗。他們每回開會都要超過三小時,會議結束時創造的成果(與共識),實在少得可憐!

  •  每 20 分鐘為之前的討論進行盤點

結果,我拿掉所有的 ground rules 並將我的介入降到最低,但我強勢地要求大家緊守一條規則:每 20 分鐘,無論會議進行得如何,進行到哪裡,都必須停下來,為過去 20 分鐘的討論進行「盤點」。檢視彼此達到了多少共識?有哪些成果?接著,會議再繼續 20 分鐘;然後又停下來,盤點,再繼續。結果,令人意外的事情發生了!他們竟然能夠更有意識地留意與察覺到,討論的方向有沒有走偏?如何走偏?彼此的主張有哪些立場是共享的。每 20 分鐘一次的盤點,讓他們不用在三小時會議結束之時,才發現只討論了一個議題(而且沒有共識的!)。現在,他們最多只要 20 分鐘時間,便可以看到這個現象並且願意調整回來。

  •  這就是 Lean Startup

後來,我在一本名為 Lean Startup(中文為《精實創業》)的書中,看到這種「快速投入、快速盤點」以及「快速承認失敗」的做法。我馬上被電到了,因為我知道這行得通!這不是理論,這是一套很重要的實踐作法。自從那一刻起,我開始研究什麼是「精實創業」,我只能夠說,我越看越興奮。因為它背後的主張是「快速學習 (fail-fast learning)」。這正是我擔任十五年「學習型組織」顧問工作的核心所在。

  • Lean Startup 的實踐中,你會獲得什麼是:

小批量思識 不要求所有功能齊全或設計完整後才算一個產品,生產一個足夠可用的 Minimum Viable Product (MVP,最簡約的可行製品) 便足夠好;

排減浪費 不用投費三年製作一些根本沒有人關心的功能或特色的產品;

試錯法 你會知道自己想要什麼,但你不會知道最終會長出什麼樣子。一個單純的使用者體驗導向:有方向但沒有既定答案,永遠的好奇,永遠的修正;

放下自我 如果你愛面子,還是回家吧!簡單一句:Lean Startup 讓你成長!

多少人愛你的東西並不是最重要,最重要的是學到什麼?學習、學習、學習。永遠的好奇、不停的修正。

延伸閱讀:

創業家,你們時間不夠用嗎?記住這 12 個提高工作效率的祕訣

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(圖片來源:hazelowendmc

 

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