想要提高工作效率,先從顧好眼睛做起吧

《TO》編按:本文來自《Businessinsider》,作者為《Businessinsider》跑策略分析的記者 Max Nisen,擁有 Pomona College 的經濟學位。

每每打開 To-do List 都有一股心酸的感覺嗎?事情總沒有做完的一天,但時間卻飛逝地像箭一般。小小職員如我們面對個人工作都有這樣的苦楚,那些日理萬機,掌管數千員工的大公司老闆是如何提高其工作效率,有效地運用和我們一樣一天二十四小時的時間呢?

知名人力資源社群 LinkedIn 特別精選出十一位深具影響力的各界人士在個人工作、公司經營,甚或是生活上各種提高效率的見解和大家一同分享;快把小撇步學起來,一起拋開無限加班和凡事拖拖拉拉的桎梏吧!

  • 好好愛護你的眼睛(Virgin 集團董事長 Richard Branson)

我們花了太多的時間在智慧手機、平板和筆電的螢幕上;一不小心,很可能會破壞你的創造力和視力。適時地把眼睛從螢幕上移開,好好休息一下,不僅能放鬆你的思緒,還能空出空間給可能蹦發出的新想法。

  • 學習如何授權管理(Warby Parker 執行長 Neil Blumenthal)

有效率不是指你做了多少事情的數量,而是如何將你的效率最大化。這就是為什麼我認為精準的授權管理是最能提高效率的作法。授權管理就是透過分而治之的方式創造具有高功能的團隊;而為了要有效地管理團隊,最難的關鍵就在於人員分配這件事上。

  • 善用文氏圖管理時間(GE 行銷長 Beth Comstock)

多數人應該都還記得文氏圖,就是幾個圈圈重疊表示集合的圖表;對我而言,文氏圖不單單是高中數學課程中的一課,它現在是讓我能有效管理時間的利器。當我在計畫行程表時,我會想像有三個圓:我想做的、我必須做的以及我討厭做的。我要做的工作就是找到在「我想做的」和「我必須做的」之間有集合的事項;並且思考怎麼讓那些我討厭做的事變得不那麼讓我感到痛苦,特別是那些無法外包的工作項目。

  • 每天 10 分鐘的站立會議(Kabam 互動娛樂公司執行長 Kevin Chou)

關於提高效率這件事,我想談論的是團隊效率更勝於個人工作效率;作為一位執行長,我該專注的是如何讓我旗下的團隊充份地利用時間。我最佳的提高效率方法是在每天早上 9 點 15 分和我直屬的團隊成員舉行 10 分鐘的站立會議。

我們的每日站立會議有點像是美式足球場上的快速戰略會議,不同於深度策略討論和商業會議,在站立會議上我們只討論執行進度和障礙;站立會議的目的很簡單,就是要確認每個成員能充份利用他們接下來的 24 小時。

  • 別人睡覺時是我的最佳工作時刻(Bank of America 前高級主管 Sallie Krawcheck)

我工作效率最高的時刻就是在淩晨四點時,泡上一杯咖啡,把燈光調得暗暗的,有時把壁爐的火升起,然後讓我女兒的貓在電腦旁睡覺。在這個時間點,因為還沒有進入到當我在準備會議前,那種多個自我對話的情境之中;所以此時此刻思緒特別的清晰。

  • 為了完成工作,我換了台老式打字機(New Yorker 雜誌文字工作者 Kevin Roose)

幾年前,我在跳蚤市場買了台老式打字機,希望能讓我變得更有效率一點。當時我的新書還有一半未完成,正在研究手稿最難懂的部分,卻被 Email、Facebook 訊息和 Twitter 的通知搞得我無法專心。

但使用了老式打字機一天後,我放棄了。雖然我喜歡老式打字機的手感,而且沒了 iMac 上那些讓我分心的各式訊息,我能更專心的在寫作上。但使用打字機的寫作速度緩慢,我花了很多的時間在處理錯字、更換及對齊稿紙;在打字機上沒有電腦自動校正拼字錯誤功能以及能輕易地移動到文章任一位置修改文字的方便性。

最後我使用了 Freedom 這項軟體,Freedom 的功能是將關閉電腦的連線能力,並將文字編輯軟體以全螢幕展開,讓電腦變成一台單純的打字工具。

  • 與員工面對面聊一聊(BP 資本管理公司董事長 T. Boone Pickens)

想要在 2014 更聰明地工作,那就放棄 Tweet 或發訊息給你的員工,試試不時興的溝通方式-面對面的和他們聊聊。

對話能夠產生想法,並可以讓公司和個人雙方面的成長。我喜歡走進辦公室聽員工們在談些什麼,我想了解他們聽了、讀了和想了些什麼事;如果他們不和我說,我便會主動接觸並詢問他們,員工知道我都有聽進他們的想法。

  • 找出你拖延進度的原因(Asana 執行長 Justin Rosenberg)

導致我拖延進度的原因不是因為我懶惰,而且因為有些必須要優先處理的工作項目我不喜歡。但幸運的我找到了一個三步驟方法能夠解決我拖延進度的問題。第一:面對那個我拖延的工作項目;第二:誠實的和自己或個朋友談論為何這個工作讓我感覺厭煩;第三:訂定一個令自己感到輕鬆的下一步。

  • 使用航空公司 App(《Bloomgerg》新聞主播及資深編輯 Trish Regan)

旅行 App 對我的生活有極大的影響。平均來說,我每趟旅程靠著旅行 App 都可節省 40 分鐘的時間,還大大減輕了壓力。因為能夠在去機場的車上就 Check in,不用列印登機牌;最重要的是還可以避免機場票券機總是無法讀取信用卡的窘境發生。

  • 閱讀關鍵內容(《Bloomberg》新聞資深編輯 Tom Keene)

有些書籍、文章內容是要細細,一個字一個字閱讀,像是 Meghnad Desai 的 Marx’s Revenge 和麥肯錫全球研究院的《量化寬鬆和超低利率政策:分配效應與風險》報告。

但其他多數的閱讀可以刪去內容的 2/3,找到關鍵內容,有計畫、精煉地閱讀;但這樣的閱讀方法其實不難,只需要多多練習,練習去找出作者想要表達的關鍵概念。長篇幅的內容,通常包含多個主要概念;閱讀評論時,多半能在第一段和最後兩段的位置找到作者的主旨。

  • 減少出差行程(風險投資家 Brad Feld)

過去 20 年來,我花了 75% 的工作時間是在出差上;我投資的公司遍及了全美,包含了波士頓、紐約、芝加哥、西雅圖、舊金山、洛杉磯、奧斯汀和堪蕯斯市……等。

在 2013 年 6 月時,我不飛了!我取消了自 6 月到年底所有的出差行程。

在實施禁飛令的這 7 個月,我在妻子陪伴身邊的家中床上醒來,床邊地板上躺著寵物狗狗。再沒聞到老舊機艙的怪味,沒延誤或錯過任何一架班機,沒任何一個 TSA 人員覺得我攜帶管制物品,也再沒抓著一塊偽裝成能量棒的糖果棒了。

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(資料來源:《businessinsider》;圖片來源:orcmidgulltaggenraphaelle_ridarchotherjoel;CC Licensed)

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