毛遂自薦的藝術,一封好的求職信是逆轉勝的關鍵

《TO》編按:原文來自《Harvard Business Review》,作者為 Amy Gallo,她是《Harvard Business Review》的特約編輯。

找工作就像打仗。

現在正逢馬年首波求職潮,不論你是 6 月即將畢業的大四生、待業中、還是考慮轉換跑道,你都需要準備一大堆資料好對抗這場硬戰。

首先,你在要在求職網上尋找職缺,再針對不同職缺修改你的履歷,履歷發出去並收到 HR 的通知後,你可能要到公司筆試,或是進行面試,而面試可能有好幾關。

所有關卡中,最有挑戰的的其實是寫一封有效的求職信(cover letter)。面對大家七嘴八舌的建議,你也許會有點不知道從何下手,甚至有人會認為在這個數位世代,求信根本沒有必要。

  • 求職信是必要的

求職者真的有必要附上求職信嗎? 著有《Great on the Job》的通訊專家 Jodi Glickman 說:「是的。不寄求職信是懶惰的,就好像你的履歷上有拼字或是文法錯誤一樣。」而著有 《Knockout CV》(致勝履歷)的英國職業專家 John Lees 同意他的說法。

好的求職信能讓你脫穎而出。即使兩封求職信中,對方只有看一封,你還是有 50% 的機會多表現自己。儘管如此,寫過求職信的人都知道,求職信並不好寫。那麼,什麼樣的求職信會讓人資耳目一新呢?

  • 首先,你應該調查你應徵的公司  

在你開始在鍵盤敲下第一個字母之前,應該先了解你所應徵的公司與職位,網路如此發達,很多資料都是公開的,除了瀏覽公司的網站、你也可以搜尋高級主管的 Twitter 或 Facebook ,以及員工在 LinkedIn 上的資料。

除了職業描述之外,你應該要更積極的調查,像是公司目前的現況、所面臨的挑戰以及你能帶給公司什麼的益處。

每個公司都有其企業文化,所以你應該用不同的語氣撰寫求職信。如果你應徵的是廣告或是設計公司,那你可以適度揮灑創意,但如果你應徵的是銀行或保險公司,比較中規中矩的語氣可能比較合適。

  • 強而有力的開場

Lees 說:「大部分的人都會開門見山的說『我想應徵我在 Y 地方看到的 X 工作』(I’m applying for X job that I saw in Y place),這根本是在浪費時間。」他建議求職者以妙語(punch line)作為開場白,像是這份工作很令人感到興奮以及為什麼你是這個職缺的不二人選。

舉例來說,你可以寫「我是一個擁有超過 15 年經驗的環保籌款專家,我很願意帶著我的專業知識和熱情加入你們的開發團隊。」

辛苦的人資每天可能都要審核好幾百封求職信,想讓他們一個字一個字的仔細閱讀每一封信是不可能的,所以你得要吸引他們的注意力。但別試圖搞笑,因為自以為是的幽默往往會讓人無言或是讓你看起來像個跳樑小丑。

同時,別再使用那些贅詞與陳詞濫調,改用直接與動態的語氣,像是「請讓我先提出兩個您可能會想僱用我的原因」。

網路的發達讓資訊逐漸透明,在寫稱謂的時候,用點心做功課,找出人資經理的名字。

  • 強調你 的個人價值  

招聘人員正在找能幫公司解決問題並帶給公司利益的人。你應該在求職信中提到你所之前做的研究,說明你知道公司的現況。

你也可以提到對行業有影響力的趨勢。例如,「很多健保公司正在探索,法律的改變將會如何影響他們高品質服務的提供。」接著,你可以談談你如何藉由過去的一些經驗,以處理這種情況。你也可以提到你以前曾解決的類似問題,或是相關的成就。

  • 表現你的熱忱

你得說清楚你為什麼要應徵這個職位。當每一位求職者能力都大同小異時,熱情就是決定性的關鍵,因為你能透過熱忱表現出你的個性,而雇主比較傾向於僱用真的要這份工作的人。你可以寫:「貴公司是製造業的龍頭,同行得遵照你們所制定的標準。有誰不願意替你們效力呢?」

如果你對公司的某些環節並不滿意,就別申請了。與其浪費時間申請 100 間公司,不如找出你心屬的 10 間公司,用心的填寫不同的申請資料。你可以適度的包裝並行銷自己,但是千萬不要阿諛奉承或是說一些不該說的話,畢竟老闆並不會想僱用一個腦袋空空又單蠢的馬屁精,你應該表現的專業又成熟。

同時, Lees 注意到在時尚或是科技等等的產業,適度的提到你有多麼愛某公司的產品或服務是加分的舉動。你要使用那種招聘經理會對客戶所使用的語言或語氣,簡單來說就是要見人說人話,見鬼說鬼話,但是不要說大話。

  • 簡而有力

我們都知道不管是履歷、自傳還是求職信,長度一頁為佳,但 Glickman 跟 Lees  雙雙表示,其實越短越好。Lees 說大部分他看過的求職信都太長,他認為能讓人稍微瞄過就大致看完是適宜的長度。

你要想辦法簡潔有力的涵蓋很廣泛的內容。

  • 當你無法附 上求職信時

許多公司使用的是私人的線上申請系統,例如 L’OREAL 萊雅和 P&G 寶僑,而有些系統並不允許遞交求職信。當然,你也許可以將履歷與求職信等等的資料放在同一個檔案中,但有些公司會設定欄位,你只能附上欄位名稱上的資料。面對這種情況,你就使採用系統制定的形式以表現你的工作能力與期望被雇用的熱情。

你也可以嘗試,在線上申請完畢後寄一封 email,強調你申請的幾個重點。沒有主管不喜歡積極的員工,但也別太緊迫盯人。

  • 你要記住的原則

你可以

1. 運用一個強大的開場白,清楚說明你為什麼想要這份的工作,以及你為什麼是適合的人選。

2. 用簡潔有力的句子,讓人資經理能一目了然的讀取。

3. 分享一項成就以彰顯你能面對上司日後給你的挑戰。

千萬不要  :

1. 嘗試走搞笑路線,如果沒戳中正確的笑點,只會顯露你的白目。

2. 附上一封很公式化的求職信,你得依據不同性質的公司撰寫不同的求職信。

3. 過分的拍馬屁,要讓上司看到你專業的那一面。

現在讓我們來看兩則案例。

案例#1:告訴公司你知道它們需要什麼樣的人才

Boys & Girls Village 是美國康乃狄克州(Connecticut)一家非營利企業,專門幫助因為家庭問題或其他種種原因而有學習困難的孩童。

人資副總 Michele Sommers 最近在尋找負責工作招聘和培訓的專家。

她說:「我一直在尋找的擁有豐富招募背景的人,希望從最開始的尋找求職者到後期的培訓新員工,他都能掌握大局。我希望他能一上任就立刻開工,畢竟我們是一個小團隊,而我沒有時間也沒有金錢去培訓人。」

這份職缺有超過 100 名求職者。公司的線上申請系統並不允許申請人附上求職信,但其中一位申請者 Heidi(化名),在遞交履歷後發了一封 email。Michele 說這是很正確的舉動,因為如果她沒有這樣做,她就會被刷掉

Heidi 的履歷讓她看起來像個跳槽者(job hopper),因為她的每一份工作都做不久。Michele 說 Heidi 的表現就像個不停地被開除了可憐蟲,而她是唯一沒有四年制大學學位的申請者。

但 Heidi 寫的 email 吸引的 Michele 的目光。 首先,它很專業。Heidi 說她想確認公司有收到她的申請,接著她開始解釋她如何得知 Michele 的名字與訊息(透過她先生的老闆),以及她與 Boys & Girls Village 的私交(她的岳父有跟組織合作過幾次)。

但讓 Heidi 脫穎而出的是她對組織深刻的了解,而她知道組織現在所面臨的挑戰。她做了一些研究,列舉了一些她曾做過或之後會做的事情,並說明她怎麼透過這些事情的執行來幫助公司。

在電話面試時,Heidi 也成充分呈現她在求職信中所傳達出的個性與熱情,她甚至比 Michele 所想的更適合這份工作。三個星期後, Heidi 便成為 Boys & Girls Village 的一員。

案例#2:抓住他們的注意力  
在過去的四年中,Emily Sernaker 申請了國際救援委員會(International Rescue Comittee,IRC)中的許多職位。針對每一個職位,她都擬定一份專屬的求職信。 她說:「我希望我的求職信能呈現我的資格、我的創意思考能力、以及我對這個組織打從心底的尊重。」

區域人資總監 Sarah Vania 認為, Emily 的求職信吸引了他們的目光,尤其是因為她附上了許多她在其他組織做的宣傳和籌款成果的影片連結。

Emily 解釋:「我過去有替童兵、人口販賣的倖存者、弱勢婦女和流離失所者發聲。我可以在履歷中寫『我很會做宣傳,我很有創造力,我也很善解人意』,但我認為描述過往經的驗更能打動招聘人員,因為我不是在空口說白話,舉例總是比較有說服力。」

這是 Emily 寫信給 Sarah 有關影片的訊息:

這是我與行動主義的故事。在非營利組織 Invisible Children 今年的青年會議上,我發表了一席 4 分鐘的演講。

正如你從影片中看到的,身為學生的我成功的募集到許多資金,而我 Invisible Children 籌到了超過 20 萬美元。

之後,我擔任 Wellspring International (幫助婦女與孩童) 的顧問,而最近我剛完成關於扶輪社大使獎學金的研究。

在每一封求職信中, Emily 都明確的表示她有多麼想工作替 IRC 工作。她認為,適當的熱情會讓人感受到你的誠意,但過度的熱情會讓人覺得虛偽,而她成功地展現出對公司最真誠的熱情與尊重。

以下是 Emily 說明她為什麼想應徵 IRC:

我對 IRC 有著深深的感謝。我曾參觀貴公司位於紐約的總部、聖地亞哥的新根農場 (New Roots Farm) 、神先生超愛超級英雄 (We Can Be Heroes) 展覽,以及在洛杉磯的半邊天 (Half the Sky) 展覽。 IRC 是我的首選,而我也相信對你們的籌募團隊而言,我會是一大助力。

Emily 知道, IRC 的每一個職缺都有好幾百位競爭者。她明白自己不會是最適合每一個職缺的候選人,不過她堅信自己能替公司做出貢獻。

而她的堅持得當然有了回報。去年六月,她被聘為臨時的外部關係協調者,而 4 個月後,她變成正式員工。

從以上兩個案例,我們了解到求職信的重要性。

一封簡而有力的求職信不但能強調你的特質、你的熱忱、以及你比其他競爭者都適合這份工作的原因,更重要的是它能讓主管知道你是積極的員工,並凸顯你的與眾不同。

所以,求職者們,別再輕忽這求職信啦,因為它很有成為你逆轉勝的關鍵。

延伸閱讀:

都畢業這麼久了還找不到工作?你可能犯了這六個履歷錯誤

畢業生找工作別著急!看看人事經理給你的 7 個求職小撇步

(資料來源:Harvord Business Review;圖片來源: photologue_np, CC Licensed)


我們正在找夥伴!

2019 年我們的團隊正在大舉擴張,需要你的加入跟我們一起找出台灣創新原動力! 我們正在徵 《採訪社群編輯》、《助理編輯》,詳細職缺與應徵辦法 請點我

點關鍵字看更多相關文章: