本篇原文來自《The Next Web》,作者  是提供在線協作服務「Twoodo」的創辦人和 CEO。

《TO》導讀:沒錢租辦公室?想跟分散各地的朋友們一起實現創業夢?不管是金錢成本,還是時間、地理成本,這些在以前都是難以解決的事。不過現在有了網路、雲端、傳訊軟體、社交平台等,遠距工作成為了一項低成本的選擇。本文作者 Denis Duvauchelle 就和旅居香港、巴黎、上海等地的朋友使用了遠距合作,成功創辦了在線協作服務「Twoodo」。

隨著網路科技越來越發達,越來越多企業、員工已不需要「待」在辦公室才能工作。傳統的辦公模式正逐漸消失,取而代之的是更多元的工作模式。還認為傳統辦公方式比較好的管理者、員工,不是跟不上時代的老古版,就是團隊可能出現了一些問題了。

遠端(Remote)與分配工作模式(Distributed)的差別:

遠端工作模式,即員工即便在不同地方辦公,也只是在不同的辦公室工作,工時還是一樣長

分配工作模式,則是員工可以在任何他們想工作的地方工作

知名工程師 Bob McWhirter 說,遠端工作模式創造更多問題,而工作分配模式則減少很多不必要的麻煩,包含遠端工作模式的問題。幾乎所有團隊使用工作分配模式都可以感受其好處,但往往還是有很多人不願意嘗試。「遠端工作模式一點都不好玩,在工作分配模式下工作才真的棒!」

對許多使用筆電在外工作的人而言,他們可能不會同意「遠端工作會降低效率」,當然,事情都是一體兩面的。以下幾點是遠端或分配工作模式可能面對的問題或處理方式:

1. 人力招募方式

2. 團隊面對面的時機

3. 建立起團隊的默契、文化、忠誠

4. 時差、工作排程

5. 調整團隊規模

6. 專案管理

7. 團隊溝通模式

8,. 建立法律規範

9. 管理風格

解決上述問題的方式並沒有標準答案,每個團隊都應該建立一套營運模式,讓所有員工可以更有效率的工作,而這些都是管理者的責任。

  •  如何「克服遠距、創業成功」

作者談到,他的團隊一開始使用的是傳統的遠端工作模式,而非分配工作模式,但因為成員普遍認為遠端工作模式沒有效率,所以作者就毅然決然作出決定,採取工作分配模式。接著分享本篇作者的個人工作經驗談,以及他歸納的十點,看他如何把團隊從遠端工作模式,調整為工作分配模式。

1. 再忙還是要見面

2. 妥善運用 SMART 分析

3. 試著了解團隊中每個人的想法

4, 有成就別忘了慶功

5. 培養團隊文化

6, 永遠記得團隊目標,而非關注細節

7. 懷抱開放的心胸

8. 雇用自己信任的人

9. 要有代表

10. 有問題馬上處理

一、見面問題

一開始最大挑戰不用說就是「見面」。因為時差問題,團隊往往不能好好討論一些重要議題。「但我們還是克服種種困難,一步一步朝著夢想前進,產品也逐漸成形。」

作者認為,面對面的互動、溝通是絕對必要的過程,因為線上會議常常會造成一些訊息遺漏的狀況,也會導致一些不必要的誤會,降低效率。

他將團隊的三點解決方案提供讀者參考:

1. 每週至少要安排一次線上會議,而且要確定大家的精神狀況都穩定,可以全心全力投入不會受到打擾。

2. 下一個方式則是,將所有相關資訊上傳雲端,讓團隊成員彼此都可以知道計劃的最新進度與發展。

3. 最後「沒有什麼比大家的向心力與熱情重要」,一個充滿幹勁的團隊,能超越所有困難挑戰,完成許多看似不可能的任務。

二、團隊文化

「形塑工作文化是一件相當困難的事情,尤其當創業夥伴都是自己朋友時,尺度拿捏更顯重要。」更困難的是,因為他們的團隊是遠端合作,要建立彼此合作默契相當不簡單。

工作文化為何重要?因為它將在日後各種環境、場合顯示一家公司的樣貌、氛圍,他人是否願意合作的潛藏因素。

為了形塑公司文化,作者每天都會找出一些事和鼓勵成員的話激勵彼此,並大量使用正向語言與同事互動。而只要完成一項任務,總是要問自己,剛剛完成的計劃自己是否真的非常滿意、喜愛。並時常提醒大家當初創業原點,讓團隊以開心的步伐前進。遠端合作因為缺乏即時互動,身為一位經營管理者更需要留意團隊文化的培養。

三、團隊紀律

創業團隊的工時很長已經是個公開的秘密。很多情況下,團隊成員都是同時兼顧全職工作與創業計劃,如何取得兩者平衡非常關鍵。因此作者團隊遵循 SMART 分析法分工合作,且達到不錯效果,因為可以明確了解工作的輕重緩急,讓整體運作更有效率。此外,參與感也是新創團隊的重要元素,可以讓大家更為凝聚。

所謂 SMART 分析法代表的是:Specific 目標具體Measurable 可以衡量Attainable 可以達成Relevant 與其他目標相關Timebound 要有明確時效性

舉例來說

Specific:目標為提升推特瀏覽人數

Measurable:提升的人數越多越好

Attainable:使用 TweetAdder 幫助達成目標

Relevant:提升追蹤人數將有助於擴大平台增加影響力

Timebound: 一周內要達成人數成長目標

四、組織活化

新創團隊最怕的就是遇到問題時停滯不前,當面對挑戰時,一定要以非常快速的心態面對並處理。拖越久問題只會越複雜,即便遠端合作要及時處理問題可能有所困難,但還是要有這樣的觀念與作為;要時常與夥伴保持連性,增加組織彈性。

五、尋找優秀人才

隨著公司不斷發展,人力需求提升,需要找更多人加入,但要注意的是,人才絕對是公司存續的重要關鍵,所以如何找到對的、合適公司的夥伴是很重要。

以作者公司為例,因為一開始是從朋友圈開始創業,當要擴張找外面的人加入時,可能會面臨找錯人或找不到人的情況。需要留意的是,高學歷、優秀人才有時並不一定適合彼此,找到能合作愉快的夥伴比較重要,最好也要有相關經驗,像具有願意挑戰新事物的新創公司心態,如此就能馬上進入狀況助團隊一臂之力,讓公司更進步。

看完以上十點,總結來說,遠距分工的組織,要將距離轉換為合作優勢,讓大家會因為距離、時差,而努力把握得來不易的討論機會,而讓團隊運作更有效率。而身為一位遠距團隊的經營管理者,一定要徹底、準確地執行管理工作,做到比辦公室工作模式的管理還要好,讓每位成員發揮最大價值,完成目標。

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(資料來源:The Next Web;圖片來源:Ludovic Hirlimann,CC Licensed)