講電話時,話筒的另一端常會碰到以下這些人:總愛長篇大論的同事,說話無聊至極但未來有機會合作的客戶,或那種愛裝熟、想八卦你工作內容的朋友的朋友……遇到這些人,是不是常常想掛,卻又不敢掛!

時間就是金錢啊!別再浪費時間了,在這個時間幾乎比錢還寶貴的時代,講電話如何長話短說,絕對是現代人必學的實用課程。以下幫大家整理一些用過都說讚的小撇步,幫助大家有更效率的電話對談。

  • 先練好膽量

最先要做的,就是拿出你 guts 來!但絕對不是沒禮貌喔,拿出一點點的強勢,以下撇步都是需要有膽,才能配合施行的。

  •  立馬切入重點

相信大家一定常有,一接起電話就開始跟對方胡扯淡的經驗,聊最近多變的天氣,抱怨上星期工作量有多大,或是連喂都還沒,就先被對方一大堆的問題轟炸,還有動不動就討論起最新的科技新聞或八卦新聞(像是:「那篇在《TO》上的文章看了嗎?好多人分享。」)。

除非是為了和電話另一頭,對你來說很重要的人建立關係,否則,千萬別讓這種話家常的舉動持續超過一分鐘,試試不著痕跡的從閒聊切進重點。

你可以這樣說:「這聽來不錯,下次一定要再跟我說說你的最新進展。對了,這事我該如何幫你?」

也可以試試用這種閒聊的口吻,搶先掌握發言權,分享你想講的最新消息,不用講得太多,但要讓人以為是無意間透露出來,而不是刻意在搶話那樣。這特別適合用在電話另一頭是你想加深他印象的潛在客戶,但記得,一兩句就夠了,趕快回到正事,否則將淪於油腔滑調。

你可以這樣說:「上星期超戲劇化的,我們很順利的跟一直以來想合作的客戶,關係又更進一步!」

  • 切記勿離題

通常當我們想試著把電話另一頭早已離題的對象,使勁地拉回來時,常會發現,已經回不去了!別讓自己走到這步啊!就算你要決定是否繼續你們的合作關係,也不用把客戶新發表產品的每個特色都聽完,或是,在討論公司成長策略時,也不用跟他完整地交換人生職涯規劃的故事,一旦發現對話有點離題了,就要趕快緊急煞車回頭。

把話題拉回來的第一步可以說些能證明你剛剛確實很認真地聆聽的話,這樣除了讓對方感受到備受尊重外,也可以趕快校正已偏離的航道。

  你可以這樣說:

「好有趣!你竟然想到去做行銷,我們真的很驚訝!」講完後立刻切入重點。

「嗯嗯你剛說的沒錯,無論如何,一直很想問問你的事……」

「聽起來你在那還蠻瘋的耶!好酷!對了,你 mail 上面有些問題,你希望我如何為你解釋呢?」

  •  遵循 19 分鐘規則

有計算過你在電話裡閒聊的時間嗎?想想忙碌的我們一天能睡幾小時,三餐是不是也常常忙到沒時間吃,若還花快一個小時與無關緊要的人事物閒聊,好像太浪費時間了!如果養成容易把講電話淪於「培養感情」的長時間電話交談,有很多時間就會從你手中溜走。

讓我們來試試 19 分鐘這個規則吧!試試把每通電話控制在平均 19 分鐘內。

老實說,若與重要客戶的電話,為了保持禮貌,真的很難打斷對方,但心中保持這規則,就可以控制和分配時間。例如,你還是可以花 10 分鐘閒聊,但這樣你就會發現你只剩 9 分鐘可以談正事了,有了這個界線後,就會知道要趕快轉入正題,因為時間不多了,下次講電話前,不妨試試手機打開倒數計時 App,給自己一點壓力,習慣後說不定 19 分鐘對你來說還太長咧!

  • 清楚表明你不得不結束啊

老實說,實在是很難有個好的理由,可以讓人立馬做最後的結尾,然後相當順理成章的掛掉電話。

不管遇到什麼情形:電話另一端的是你重要客戶、投資者,或是老闆的老闆;還是你今天早已連續講了好幾百通電話,目前這通已講到毫無重點,很明顯是硬撐場的亂聊……就算這些情形被你遇上,但又想要趕快有個完美結束,這時,就要有好理由,才能讓你不突兀且不失禮地結束對話。

或許可以試試,在電話剛開始時,就先說明你下一個會議準備要開了,或是你的手機快沒電了不能講太久。

你可以這樣說:「真的很抱歉,我目前只能講大概十分鐘而已,那我們就儘快把握時間討論吧!」

事前提醒對方,我們真的很不得已,擁有的時間不多,所以要用盡全力掌握這短短的時間,這絕對比突如其來的說:「我現在必須要趕緊掛上電話了,抱歉!」還來的有禮貌喔。

如何縮短講電話的時間是一門藝術,最實際的是這能替你省下更多寶貴的時間,但切記,這門藝術的最重要訣竅在於,勿讓對方認為,下一次會更好。

  • 讓我們來看看下列回答有什麼問題:

「真的相當抱歉,現在無法再繼續聊了,但我很期待下次能再與你聊聊。」

這句話的問題在於,真正的誠意是要讓人感覺到,這一次就做到滿分。想讓對方感受到你在真心搏感情的態度,老實說延長電話時間,還比空談約下次,還來的有誠意。但我們時間哪那麼多,所以,好好做個有誠意的,有禮貌的結尾就好。

你可以這樣說:

「你剛跟我說的,對我而言真的相當受用,能與你聊天真好!」

或是

「你說的東西太有趣了吧,我超期待跟我的 team 分享耶!分享後若有更多交換的心得,也會再與你通 mail 更新訊息!」

(資料來源:theDailyMuse;圖片來源:andrew.wippler, CC Licensed)