【橘子學院】10 分鐘學簡報:如何第一次自製懶人包就上手?

《橘子學院》小講堂:這次我們邀請了曾為 Nike 和三星等知名品牌操刀簡報的簡報達人 Bill 親身示範,讓你只要改變一點小觀念,就能做出精美視覺化簡報。

快來看看 Bill 這次又分享了哪些實用小技巧吧!

太陽花學運結束以來,「懶人包」已經成為越來越流行的資訊傳播形式,許多團隊諸如 圖文不符ReLab台灣公道伯 王金平 等等釋出的懶人包,也讓我們在滑 FB 時除了四處充斥的廣告與廢文外,多了更多有趣的新知。

通常設計精美的懶人包可以得到廣大的迴響,但是大多數的懶人包設計門檻頗高,那麼 如果只是一個想要推廣自己理念、訴求的個人或小型組織,有辦法也透過懶人包進行推廣嗎?

接下來我們用「生科怨不怨:台大生科館蘇迪勒風災調查結果與訴求」這份懶人包為例,來跟大家介紹如何第一次自製懶人包就上手!

這份懶人包的背景大概是這樣的 :蘇迪勒颱風襲台至今已經快兩個月,各地已大致恢復平靜,但其實很多地方隱性的災情卻被悄悄的忽視。比方說台灣大學的生命科學館,便在該次風災中面臨了嚴重的停電、火災損失,許多研究成果、實驗試劑、細胞組織與動植物等因停電而報銷,損失之慘重甚至 連蘋果新聞也特地報導

不同於一般不可預期的天災損失,台大生命科學館的研究生們相信,這些災難很多是管理疏忽所導致的,因此特地成立 臺大生命科學館研究生災後損失調查小組暨生科院跨所研究生協會籌備小組(好長的名字啊 XD),並與簡報藝術烘焙坊合作,由小組提供文案、簡報藝術烘焙坊處理設計的方式,合力製作這份「生科怨不怨:台大生科館蘇迪勒風災調查結果與訴求懶人包」,希望更多人正視相關問題:

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這份懶人包在 Facebook 正式釋出後,於 24 小時內獲得超過 250 次的分享, 對於一個僅與極小眾 (在台大生科館唸書的學生們) 有關的議題而言,已是相當不錯的成果!其實像這樣的懶人包, 一般人只要用點心,一樣也可以應用簡單的簡報軟體製作出來!

接下來的文章中,將會跟大家分享 5 項設計懶人包的小撇步:

1. 目的與受眾

懶人包的製作成本頗高,因此製作都是具有強烈目的性的。

在性質上, 懶人包其實就是所謂的「閱讀型簡報」也就是說讀者必須在沒有任何講解輔助的情況下, 自行閱讀、吸收裡面的內容,進而引起共鳴並分享 那麼要如何做到這一點呢?

首先釐清這份懶人包的目的是首要之務 ,而在懶人包的設計中,目的必須確定受眾與行動:


這份懶人包原始目的是「分享 災難調查報告給參與問卷調查的同學 (受眾), 讓他們了解受災狀況 (行動)」如果你仔細思考的話,便不難發現這其實是個野心不大的目的,很可能最經濟實惠的方法就是把一份 Excel 檔寄給每個有填問卷的人、以及其他所有在生命科學館的研究生即可。

不過誰會去分享一個單純只有數據與結果的調查報告啊?

這裡不是說原始目的本質上不對,而是這樣的目的不容易讓人分享、進而達到散播資訊的需求。

因此最後製作團隊把 目的改為同時分享調查結果」、「對研究生的切身影響」與「訴求」,並且透過影響與訴求增加受災戶與研究生 (受眾 A) 的分享意願 (行動 A),讓這份懶人包最後能夠上達天聽、讓真正有相關決策權的行政高層 (受眾 B) 注意到,並願意回應學生小組的訴求、展開進一步對話 (行動 B)。

目前懶人包的階段性任務已經達成、進一步的對話已經展開。某種程度上看似可歸功於精美的設計,但 真正的關鍵其實是一開始正確的目的、受眾與行動設定

2. 載體與適讀性

懶人包與一般簡報最大的差別之一,便是 其播放的載體並不在投影布幕上,而是可能會在 Facebook 相簿、SlideShare 或是 Youtube 短片等載體上提供瀏覽,因此需要針對載體性質進行優化。

以這份懶人包為例,它是以 Facebook 相簿進行呈現,因此可以預期讀者會在筆電、手機或平板上瀏覽。

考慮長寬比的話,在手機與電腦的輸出顯示比例較寬 (16:9),而非傳統投影幕較為方形的輸出 (4:3)。因此在設計上自然也會 針對載體進行調整 、以 16:9 的比例呈現。這樣的調整可以增加內容的 適讀性 :(下圖左側為重新設計的懶人包、右側為製作團隊原始設計的懶人包)

其他針對載體與適讀性的調整還有很多眉眉角角,包括縮圖顯示、投放時間、篇幅與跳出率的考量等等。種種可以優化的細節不勝枚舉,只能說 針對載體考慮的越多,懶人包呈現的適讀性就會越好!

3. 大綱與結構

前面提過,懶人包的呈現缺乏真人在旁講解,因此其 內容必須讓讀者僅依靠「閱讀」便能掌握

在一般的簡報場合中,演講者往往可以透過各式各樣的音調提示、語氣轉換等方式,告知讀者主題的切換,但是在懶人包中少了這樣的輔助,便需要在 設計的細節上花更多功夫,避免讀者在複雜內容中迷航

比方說在下圖所示的 目錄頁、章節頁與進度標示(進度條)

上圖中值得注意的細節有兩個地方:

(1.) 最上方的目錄頁,其意義不僅僅是提供目錄而已,更是直接把懶人包的重點在頭幾頁加以呈現。如此可以讓對議題 有興趣的潛在受眾看到這一頁的時候知道後續的重點 ,避免在看頭幾頁的鋪陳內容時,便以為後面內容不符合期待而跳出。

(2.) 進度標示可以讓讀者掌握當下所在的內容進度,但是並不特別明顯搶眼。原因在於 進度雖然重要,但並非每一頁的內容重點,因此若設計得太搶眼則容易喧賓奪主

4. 視覺化

視覺化是讓資訊更容易吸收的方式,透過 資訊的視覺化,可以讓內容更容易親近並產生衝擊

以下圖為例,在原始版本的懶人包中,製作團隊僅將調查許久的台大生科館研究生受災資訊以數字呈現,並集中在單一的頁面。雖然說這樣的表達很簡潔,但是卻容易讓讀者僅僅快速的掃過、產生「啊~台大生科館的研究生好淒慘啊!」的籠統感受,而無法細細體會每一個數據背後代表的潛在意義。

透過適當拆分與視覺化後,讀者便能直接看見受災的學生比例,以及每個數字背後所代表的意義 。進而瞭解除了單純的研究進度受阻與時間成本外,背後驟升的經濟壓力以及劇變的生涯規劃。

那麼實作上該如何視覺化呢?其實這牽涉到 把資訊轉變為資訊圖表 的技巧,並非三言兩語可以說清。

但簡單來說,資訊圖表的製作往往不外乎兩個環節,也就是 資料的視覺化與標題 / 眉批的說明, 資料視覺化讓冰冷的資訊變得容易理解,標題 / 眉批則替資料下註解,賦予客觀資料主觀積極的意義。

透過兩者的結合便能讓懶人包的內容更加親民,增加讀者的理解與分享意願。

各位讀者或許會好奇:「那怎麼做出那些圖像啊?」其實網路上是有許多免費資源可以善以利用的,例如 Bill 最常使用的便是向量圖示圖庫  The  NounPorject,但值得注意的是,只有在對於理解資訊有幫助時才使用圖示,否則就會變成懶人包中畫蛇添足的雜訊。

5. 風格與辨識度

最後談談風格。在最終版本的懶人包中,風格是非常強烈的,你可以輕易地抓到黃、黑、白的設計基調,反過來,原始版本的懶人包(參考下圖右側)則風格模糊,一如你在所有其他地方會見到的簡報。兩者並排比較,便可以看出視覺上的強烈對比:

當然風格的重要性絕對不只是創造視覺張力而已,最重要的意義有兩項:

(1.) 就行銷上而言,風格賦予辨識度,讓讀者容易將風格與訴求的組織、訴求的內容等進行連結

(2.) 就資訊上而言,風格讓資訊傳遞的方式一致,減少讀者的理解障礙 。例如新版的設計中凡是黃色便是代表重點、白色代表一般內容、手繪風格線條隱喻災難或阻礙等等。

至於如何才能設計出風格一致的懶人包?其實很簡單,只要 保持配色、字體與視覺元素的統一 即可。
當然實際執行時有可能會遇到點困難,但是只要多練習便不難克服。

結語

其實一份好的懶人包,真要做起專業級的要求,上述提到的內容絕對只是冰山一角而已。但在現在資訊爆炸的世界中,如果你希望你的想法能夠用有限的預算為世人所看見,那麼上述介紹的 5 個小撇步,便可以協助你應用簡單的方法與工具「自製」出優質的懶人包。

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– 兩大講師,分別從 〈內容架構、表達〉 與 〈視覺面處理〉 深入解析
– 著重實戰技巧:現場大量實戰操作+講師親身優化你的 PPT,所有症頭當下就解決
– 不會設計沒關係、不懂美學也不要緊,超實用 SOP 讓你簡報怎麼做看起來都超讚
– 別再耗費時間調整排版細節!釐清簡報思路,一次切中主管、客戶要聽的重點

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(本文授權轉載自《簡報藝術烘焙坊》;未經授權,不得轉載。)

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